Для многих компаний актуален вопрос по сборке заказов для отгрузки на складе, а также организации их доставки или самовывоза.

В этом поможет График сборки и доставки заказов, который можно настроить в календаре Битрикс24 и синхронизировать его со сделками.

С помощью такого графика будет легко отслеживать статус готовности заказа, ответственные сотрудники на складе и логистике вовремя получат задачи со всей информацией о заказе, датах сборки, отгрузки и другой информацией для доставки.

Как работает График сборки и доставки

Рассмотрим на примере реализованного кейса.

1. Когда заказ изготовлен, он переходит на стадию «К отгрузке». Менеджер получает запрос на заполнение информации для сборки и доставки (если ранее она не была указана). При этом в поле «Способ доставки» есть разные варианты, например, самовывоз из магазина или доставка водителем. Магазинов и водителей в компании может быть несколько.



 

2. В карточке сделки создается два дела. Одно дело – для сотрудника сборки на складе. Второе – для логистики. При чем дата и время сборки заказа зависят от даты и времени доставки заказа.



 

Сотруднику склада, который собирает заказ доступна информация только с содержанием заказа, а сумма и адрес не отображаются.

Как это видят сотрудники

В календаре

В основном календаре компании реализовано три разных графика: план сборки, план отгрузки и план самовывозов. Доступ ко всем ним имеет менеджер, чтобы видеть загрузку и контролировать процессы.

Сборщики и водители видят только те календари, которые непосредственно относятся к их отделам.

В календаре отображается событие для доставки в указанное время, а также событие сборки накануне. Реализована логика, по которой дата и время сборки зависит от даты и времени доставки/самовывоза. Например, если доставка производится в интервале с 9 до 12 часов, то сборка заказа происходит накануне с 16 до 17 часов.

Для разных водителей доставки и магазинов самовывоза применяются разные цвета событий в календаре, для лучшего визуального восприятия.

В CRM

В разделе Мои дела сотрудник видит список своих дел на текущий день, которые упорядочены по времени.

Например, вот так водитель видит доставки на сегодня.

В каждой доставке есть вся необходимая информация о заказе: состав, комментарий, адрес (можно настроить любую логику и вывод дополнительной информации)

Защита информации

На случай, если в заказе изменились дата/время/адрес доставки, внести изменения может только менеджер.

В данном конкретном примере настроена логика, где менеджер переводит сделку на определенный этап и автоматически удаляется вся информация в соответствующих полях.

После этого менеджер вносит актуальную информацию по заказу и отправляет его на сборку.

У сотрудников склада, сборщиков, водителей нет доступа на редактирование или внесение дополнений по заказу.

Преимущества

1. Данный график обеспечивает сборку заказов точно в срок.

2. Менеджер может планировать и распределять нагрузку водителей, тем самым не перегружая кого-то одного.

3. Легко организовать доставку для разных клиентов, если время доставки у них совпадает. Это позволяет избегать задержек или переносов по времени.

4. Ограничение редактирования заказов защищает от возможных ошибок или неточностей.