ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ
Группа компаний «Absolute Sale» занимается поставкой и продажей товаров для нефтяной, газовой, химической и нефтеперерабатывающей промышленности. Вся продукция экспортируется из России, Европы и США напрямую в страны ЕАЭС.
Основана в 2011 году, работает с крупнейшими заводами дистрибьюторами России, Европы и США и имеет представительства в России и Казахстане.
ЗАДАЧИ, С КОТОРЫМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ
До внедрения Битрикс24, вся база и сделки с клиентами велись в Excel. Необходимо было оцифровать этот процесс, перенести работу с клиентами и поставщиками на удобную платформу, а также:
- Вести общую базу по заказам
- Запрашивать КП по товарам у нескольких поставщиков для сравнения и выбора лучшего предложения
- Контролировать закупку товаров и сроки доставки
- Настроить шаблоны всех документов, таких как договора, счета, закрывающие документы и др.
- Подключить почту и добавить шаблоны писем на разных этапах работы, настроить рассылку
ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ, ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА
В начале работы мы подобрали для клиента оптимальный тариф Битрикс24 и приступили к пошаговой настройке портала.
Подключили почту, которая указана на сайте, так как поток Лидов поступает именно с неё, также это основной канал связи с поставщиками.
Настроили 2 воронки «Сделки с заказчиками» и «Сделки с поставщиками» и карточки Контакта, Компании и Сделки. В них добавили нужные поля, которые будут заполняться в процессе ведения сделок.
Для каждой воронки настроили этапы работы (стадии), которые включают в себя всю коммуникацию с заказчиком и поставщиками, согласование документов, заказ и доставку товаров. Также настроили стадии на случай отмены сделки или поставки для дальнейшего анализа (на некоторые из этих стадий добавили автоматические уведомления клиента/поставщика по средством почты).
Добавили на портал шаблоны документов и шаблоны писем. Учитывая, что представительства компании есть в России и Казахстане, мы добавили разные тексты, в зависимости от той страны, откуда сделан заказ.
Выстроили с помощью роботов взаимодействие с клиентом:
- постановка задач ответственному специалисту
- автоотправка писем с учётом сроков работы со сделкой (чтобы не было просрочки на любом этапе), запрос информации, напоминания и др.
- формирование и отправка документов на каждом этапе: КП, договор, счёт, спецификация
И также взаимодействие с поставщиками:
- письма для запроса КП
- оформление заказа, подписание документов
- отслеживание доставки товара
Для клиента мы провели обучение по работе в системе Битрикс24, показали каждый этап работы и как система сама выполняет некоторые действия.
РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
Лиды
Лиды поступают с почты и попадают в единую базу, руководитель получает уведомление о том, что пришло новое письмо
Далее, руководитель решает, либо он будет вести сделку сам, либо передаёт её менеджеру.
И на основании Лида создается Сделка, Контакт, Компания. Лид закрывается как успешный, а вся работа с клиентом далее ведется в созданной сделке в воронке «Сделки с заказчиками».
Сделки с заказчиками
В этой сделке уже есть все данные по клиенту и товару, который он запросил. На каждой стадии настроена автоматизация которая будет запускать те или иные действия (ставить задачи, отправлять письма с документами и тд).
Когда сделка берется в работу, ответственный менеджер получает задачу подготовить КП для клиента.
Сделка переходит на стадию «Поиск поставщиков» и на этом этапе в воронке Сделки с поставщиками создается Сделка для поиска и анализа рынка товаров, чтобы выбрать лучший вариант.
С этого момента начинается информирование клиента на каждой стадии.
Когда товар найден, отправляем КП заказчику и согласовываем с ним. Если сумма подходит, то формируется и отправляется договор и счёт.
Когда договор подписан, а счёт оплачен, менеджер получит задачу Произвести закупку товара в сделке с поставщиком.
Когда товар прибудет на склад, система переведет сделку на стадию «Доставить товар заказчику».
После получения товара заказчиком, сделка закрывается как Успешная
Сделки с поставщиками
По аналогии с воронкой работы с заказчиками, настроена воронка сделок с поставщиками, здесь идут уже другие стадии и задачи
В этой сделке есть привязка к номеру заказа клиента и начинается поиск лучшего решения.
Стадия «Запрос отправлен» – здесь менеджер получает задачу «Получить КП от поставщика». Он делает рассылку пользуясь шаблонами писем разным поставщикам и запрашивает информацию по товару.
Когда поставщик присылает КП по заказу, ему срабатывает автоматическая отправка письма с запросом дополнительных данных
И Ответственный менеджер получает задачу «Определить победившего». Он выбирает среди всех присланных КП максимально выгодный вариант, а остальные сделки с поставщиками закрывает, указывая для каждого свою стадию.
А с победившим поставщиком продолжает работать
Следующая стадия «Поставщик определен» система сама отправляет выбранному поставщику автоматическое письмо с просьбой подготовить договор, счёт и документы по заказу.
А менеджер получает задачу оплатить Счёт после получения.
После оплаты счёта менеджер контролирует доставку товара на склад. В этом ему помогают задачи с напоминанием о контроле статуса товара и автоматические письма, которые отправляются поставщику с напоминанием об отправке.
Когда товар поступил на склад, партнеру отправляется письмо с подписанным УПД.
А менеджер переходит к задаче «Доставить товар заказчику» в воронке Сделки с заказчиками.
Данная сделка закрывается как успешная.
ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ
Благодаря внедрению Битрикс24 и автоматизации процессов компании, существенно сократилось время на работу с заказом. Ведение сделок от момента поступления заявки до доставки заказа клиенту теперь ведется в единой системе, заявки не теряются, а работа происходит в более спокойном ритме.
Специалисту удобно проводить анализ рынка, выбирая самые лучшие товары для клиента и вести сделки с поставщиками.
Отдельным плюсом данной системы является создание документов в 1 клик, благодаря чему полностью исключены ошибки. А письма всегда отправляются вовремя как клиентам так и поставщикам, что снижает нагрузку менеджера.
