Свяжитесь с нами: Telegram WhatsApp
info@garnet-lab.com
ENGLISH
+7 495 414 18 36

Экомаф

Внедрение Битрикс24 «под ключ», организация единого рабочего пространства для работы офиса и производства

Сфера деятельности:

Производство продукции для оснащения парковых и дворовых территорий, спортивных и уличных площадок

Интеграции:

WhatsApp, Telegram

Версия Битрикс24:

Облако: Профессиональный

Ссылка на сайт:

https://ecomaf.ru

ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ

Производственная компания «ЭКОГРАД» предлагает широкий ассортимент продукции собственного производства для оснащения парковых и дворовых территорий, спортивных и уличных площадок. Компания занимается созданием малых архитектурных форм более 5 лет, работает с крупными застройщиками, городскими парками, администрациями городов, управляющими компаниями и частными лицами по всей России.

НЕОБХОДИМОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ. ЗАДАЧИ, С КОТОРЫМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ

В компании есть офис, в котором работают руководители, отдел продаж и производство с конструкторским бюро и инженерами, которое находится в другом районе, далеко от офиса.

До внедрения Битрикс24, работа в компании велась в авральном режиме. Менеджеры, экономисты, конструкторы и производство работали в Excel, WhatsApp, Telegram, не имея качественной коммуникации, а руководители не могли контролировать работу.

Документы по каждому проекту хранились в разных папках на разных компьютерах, что дополнительно усложняло ведение сделки менеджерами и очень сильно усложняло работу с инженерами и производством, фактически делая процесс производства неуправляемым.

Необходимо было продумать и настроить автоматизацию всего процесса работы компании, начиная от общения с клиентами, получения заказа, изготовления и до производства и отгрузки готового изделия, подключив все отделы и каналы связи.

ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ, ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

Мы созвонились с ключевыми сотрудниками, собрав воедино все детали и нюансы работы.

Описали структуру компании, каким отделам необходим доступ к документации, шаблонам, таблицам расчета.

Определили внешние каналы коммуникации с клиентами.

Подключили почтовые ящики: корпоративные и сотрудникам, создали стандартные формы Битрикс24 и разместили их на сайте (учитывая соглашение на обработку персональных данных).

 

ВЕДЕНИЕ СДЕЛКИ С МОМЕНТА ОБРАЩЕНИЯ КЛИЕНТА, ИЗГОТОВЛЕНИЯ НА ПРОИЗВОДСТВЕ И ДО ОТГРУЗКИ ЗАКАЗА

Описан в этом блоке. Разверните для прочтения.

Рассмотрим процесс автоматизации более детально, так как он объединяет работу специалистов из разных отделов компании и является главным помощником на каждом этапе работы.

 

Сделка будет дополняться необходимыми данными и документами, которые автоматически запишутся в соответствующие поля.

 

Первичная коммуникация – общение менеджеров отдела продаж с клиентами, сбор и фиксация требований. Далее менеджер совместно с дизайнерским и инженерным отделом проводит расчет коммерческого предложения, отправляет и согласовывает его с клиентом.

В системе все действия отображаются в виде отдельных заданий.

 

Менеджер готовит договор, спецификацию по заказу. Здесь подключается экономический отдел. Документы согласовываются сначала с экономистом, после чего направляются клиенту вместе со счетом.

Когда договор заключен, экономист контролирует оплату и отмечает в системе, что она поступила.

После этого начинается подготовка документов по реализации – техническое задание для конструкторов и инженеров-технологов, а сам процесс переходит в другую ветку, с которой теперь будет работать производство.

 

Конструктору приходит задание подготовить модель, сделать деталировку и отправить на изготовление. Он также выполняет свою работу в Битрикс24 нажатием всего пары кнопок.

 

На производстве получают задание, всю необходимую документацию и приступают к изготовлению. По готовности изделие передают на склад и сдают его заказчику.

 

УВЕДОМЛЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ О ПРОСРОЧЕННОЙ ЗАДАЧЕ

Если сотрудник нарушил сроки выполнения той или иной задачи, через определенное время, руководителю этого сотрудника система отправит уведомление.

Например, если нарушил Конструктор, то уведомление идет Руководителю конструкторского бюро, если Менеджер по продажам - то Руководителю отдела продаж.

Уведомление настроено так, что его невозможно проигнорировать или пропустить.

В случае, если руководитель не повлиял на процесс работы и не решил проблему, система уведомит уже генерального директора.

Это уведомление реализовано в виде отдельного модуля, который подключен к основному процессу и контролирует регламентные сроки исполнения бизнес-процесса на каждом этапе к основному процессу.

ОБУЧЕНИЕ СОТРУДНИКОВ НОВОМУ ПРОЦЕССУ РАБОТЫ

Для вовлечения сотрудников, мы использовали не типовое ТЗ, где прописан скучный текст и неопытному пользователю нужно самому вникать в детали.

Вместо этого, мы создали интерактивную блок-схему, на которой видна вся карта процесса.

 

Записали видео, на котором пошагово показали весь процесс работы. Прошли вместе с Руководителем отдела продаж по каждому этапу.

Отдельно записали обучающие видео-ролики для каждого отдела компании, в которых объяснили, что и как работает.

РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ

Автоматизация была сделана с помощью стандартных процессов Битрикс24 (бизнес-процессы и смарт-процессы).

Вся компания – Руководство, Администраторы, Бухгалтерия, Отдел продаж, Отдел кадров, Производство (Конструкторы, Снабжение) работают теперь в единой системе.

Портал Битрикс24 стал своего рода электронным помощником, который в нужное время ставит нужную задачу нужному человеку и контролирует регламентные сроки. При этом сотрудник отвечает на это задание, загрузив нужные данные, документы, файлы и не держит в голове, что нужно сделать дальше. Битрикс24 помогает сотрудникам в работе и контролирует её выполнение.

Менеджер, работая с клиентом, фиксирует всю информацию, которая агрегированно собирается в сделке.

А сама сделка выполняет несколько функций:

  • Справочная информация – проверка стадии, документов и других данных, которые пополняются в процессе работы. Все документы также хранятся на Битрикс24.Диске.
  • Планировщик – поставить напоминание о созвоне с клиентом, внести правки в документы и др.
  • Постановка задач сотрудникам – любой сотрудник всегда знает, какую задачу нужно выполнить, сроки и детали.

ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ

  1. Решился вопрос безопасности. Ранее работа велась в файле Excel, доступ к которому нужно было расшарить только тем сотрудникам, кто непосредственно работает с данным заказом. Это отнимало время и требовало дополнительного контроля. Теперь все это делает система.
  1. Больше не нужно тратить время на переписки, передачу работы, файлов, объяснения. Это все делает электронный помощник, а сотрудники полностью сосредоточены на выполнении своей работы.

Компания работает более прозрачно, можно отследить все процессы и не терять клиентов.

Руководители контролируют все этапы, а в случае задержки выполнения заказа, сразу получают уведомление и могут оперативно решить вопрос.

Все сотрудники очень положительно восприняли переход на работу в Битрикс24.

Они были заинтересованы научиться работать в новой системе, активно подключались во время внедрения.

Нам удалось протестировать работу с сотрудниками отдела продаж еще до момента запуска процесса на портале.

Внедрение Битрикс24 заняло около двух месяцев и сейчас сотрудники активно ведут новые сделки, некоторые из которых уже переданы на производство.

Есть вопросы или нужно решение Вашей задачи?

Оставьте заявку, заполнив форму обратной связи. Наш специалист свяжется с Вами в самое ближайшее время