Экомаф
Внедрение Битрикс24 «под ключ», организация единого рабочего пространства для работы офиса и производства
![Экомаф](/image/notion/42221f84b575c19e3ce8cceec2744c91043c7eae0506050667aece31c312368824f7ac4ff33b9348643c6d33b479b1a5ddf4d19027a0d5c1dc0da5d1e4e2b7ec.jpg)
ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ
Производственная компания «ЭКОГРАД» предлагает широкий ассортимент продукции собственного производства для оснащения парковых и дворовых территорий, спортивных и уличных площадок. Компания занимается созданием малых архитектурных форм более 5 лет, работает с крупными застройщиками, городскими парками, администрациями городов, управляющими компаниями и частными лицами по всей России.
![](/image/notion/352f5a3d7441bd769aeff189c822e0bfef6a1037aa9e68c754080e2c2bb04c743facbe0c0e8e18ee99886e5d5886615db645c304394b1e133b4cf5c7cccdae50.webp)
![](/image/notion/6dee502df9cd63a9713c5b664c0978858a73c8627c28be5570153e42c1f55902bd065d8fda617f43429f38d3151411dfd2dbf33492ce82e196bb61366dd2a4db.webp)
НЕОБХОДИМОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ. ЗАДАЧИ, С КОТОРЫМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ
В компании есть офис, в котором работают руководители, отдел продаж и производство с конструкторским бюро и инженерами, которое находится в другом районе, далеко от офиса.
До внедрения Битрикс24, работа в компании велась в авральном режиме. Менеджеры, экономисты, конструкторы и производство работали в Excel, WhatsApp, Telegram, не имея качественной коммуникации, а руководители не могли контролировать работу.
Документы по каждому проекту хранились в разных папках на разных компьютерах, что дополнительно усложняло ведение сделки менеджерами и очень сильно усложняло работу с инженерами и производством, фактически делая процесс производства неуправляемым.
Необходимо было продумать и настроить автоматизацию всего процесса работы компании, начиная от общения с клиентами, получения заказа, изготовления и до производства и отгрузки готового изделия, подключив все отделы и каналы связи.
ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ, ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА
Мы созвонились с ключевыми сотрудниками, собрав воедино все детали и нюансы работы.
Описали структуру компании, каким отделам необходим доступ к документации, шаблонам, таблицам расчета.
Определили внешние каналы коммуникации с клиентами.
Подключили почтовые ящики: корпоративные и сотрудникам, создали стандартные формы Битрикс24 и разместили их на сайте (учитывая соглашение на обработку персональных данных).
![](/image/notion/fe870d9ebddea35c5523ddb8cf5a41f72977e311fc05232ad2a07622fe239ce53584c2918b0b86661bd3516c2639a4c31a0a2a316d39e5092dd2c77645dcea35.png)
ВЕДЕНИЕ СДЕЛКИ С МОМЕНТА ОБРАЩЕНИЯ КЛИЕНТА, ИЗГОТОВЛЕНИЯ НА ПРОИЗВОДСТВЕ И ДО ОТГРУЗКИ ЗАКАЗА
Описан в этом блоке. Разверните для прочтения.
Рассмотрим процесс автоматизации более детально, так как он объединяет работу специалистов из разных отделов компании и является главным помощником на каждом этапе работы.
![](/image/notion/105ce579eeb09068a8fd96d4c110d1bd086e90e634f1397e2c60d3b87618e183fb85d94aa4257a4a720cc003790f8e835299c8729d33aae00d85205ea42fc4b2.png)
Сделка будет дополняться необходимыми данными и документами, которые автоматически запишутся в соответствующие поля.
![](/image/notion/f7f1b82c7de45a3d138383b3439829379a0b41621f560eb066c700ab25744a4a93b554cafa21f3dcc9c970841106a850ad8fbc92016566f9954434e5311b0f19.png)
Первичная коммуникация – общение менеджеров отдела продаж с клиентами, сбор и фиксация требований. Далее менеджер совместно с дизайнерским и инженерным отделом проводит расчет коммерческого предложения, отправляет и согласовывает его с клиентом.
В системе все действия отображаются в виде отдельных заданий.
![](/image/notion/365ad075b34ddc2d3a5b49ce90b9800b55c822402f32a8e0292294f18ea04edb54c730ccb5f52a10bae2231e2ce669a88020262cd82444a336e4f592bf2b6c7b.png)
![](/image/notion/0fce382ad7e2253bd28da44f4c2620b9f0f85ed9ced114da81de9fff13304a681bfad0c76fdf52f914a087cda2f7e2092cde243d42f8ee3e71bdce05649c3588.png)
Менеджер готовит договор, спецификацию по заказу. Здесь подключается экономический отдел. Документы согласовываются сначала с экономистом, после чего направляются клиенту вместе со счетом.
Когда договор заключен, экономист контролирует оплату и отмечает в системе, что она поступила.
После этого начинается подготовка документов по реализации – техническое задание для конструкторов и инженеров-технологов, а сам процесс переходит в другую ветку, с которой теперь будет работать производство.
![](/image/notion/3ec8e4da6e09c9c694b38ddecb0048537a472605d33ca48bdc345ae06f508af6b6e65b06b95e6a6f0a27bcb4f6ca967c7124e3a57e89913df94be66ed5fa1df0.png)
Конструктору приходит задание подготовить модель, сделать деталировку и отправить на изготовление. Он также выполняет свою работу в Битрикс24 нажатием всего пары кнопок.
![](/image/notion/c0be2358fb3ce7efddec6c5471907e04dc1ebacfd9758f6cf0dbceb1e6c616e862be64399a33e0aa13050103f022699baccdf338b9c1241749e32a673e8daa8e.png)
На производстве получают задание, всю необходимую документацию и приступают к изготовлению. По готовности изделие передают на склад и сдают его заказчику.
![](/image/notion/d0a555415e7a0adb44124ac4e57c92b33068cbe35c8a0ea9010c4d0d5c8a59bcf8cf952ddd5ed4093c5fb5d53629504366c508d613946d13a4a5726541f20e6a.png)
УВЕДОМЛЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ О ПРОСРОЧЕННОЙ ЗАДАЧЕ
Если сотрудник нарушил сроки выполнения той или иной задачи, через определенное время, руководителю этого сотрудника система отправит уведомление.
Уведомление настроено так, что его невозможно проигнорировать или пропустить.
В случае, если руководитель не повлиял на процесс работы и не решил проблему, система уведомит уже генерального директора.
Это уведомление реализовано в виде отдельного модуля, который подключен к основному процессу и контролирует регламентные сроки исполнения бизнес-процесса на каждом этапе к основному процессу.
ОБУЧЕНИЕ СОТРУДНИКОВ НОВОМУ ПРОЦЕССУ РАБОТЫ
Для вовлечения сотрудников, мы использовали не типовое ТЗ, где прописан скучный текст и неопытному пользователю нужно самому вникать в детали.
Вместо этого, мы создали интерактивную блок-схему, на которой видна вся карта процесса.
![](/image/notion/8b45d37536fda0ffe79767c31c9197cd4a6e1d9b5063f6c2ce4e6816fa7296df969ba7a2e1cc64d4e5503ff6bfb847f522f8f4edb20f416cee91c3a4182b0753.png)
Записали видео, на котором пошагово показали весь процесс работы. Прошли вместе с Руководителем отдела продаж по каждому этапу.
Отдельно записали обучающие видео-ролики для каждого отдела компании, в которых объяснили, что и как работает.
РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
Автоматизация была сделана с помощью стандартных процессов Битрикс24 (бизнес-процессы и смарт-процессы).
Вся компания – Руководство, Администраторы, Бухгалтерия, Отдел продаж, Отдел кадров, Производство (Конструкторы, Снабжение) работают теперь в единой системе.
Портал Битрикс24 стал своего рода электронным помощником, который в нужное время ставит нужную задачу нужному человеку и контролирует регламентные сроки. При этом сотрудник отвечает на это задание, загрузив нужные данные, документы, файлы и не держит в голове, что нужно сделать дальше. Битрикс24 помогает сотрудникам в работе и контролирует её выполнение.
Менеджер, работая с клиентом, фиксирует всю информацию, которая агрегированно собирается в сделке.
А сама сделка выполняет несколько функций:
- Справочная информация – проверка стадии, документов и других данных, которые пополняются в процессе работы. Все документы также хранятся на Битрикс24.Диске.
- Планировщик – поставить напоминание о созвоне с клиентом, внести правки в документы и др.
- Постановка задач сотрудникам – любой сотрудник всегда знает, какую задачу нужно выполнить, сроки и детали.
ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ
- Решился вопрос безопасности. Ранее работа велась в файле Excel, доступ к которому нужно было расшарить только тем сотрудникам, кто непосредственно работает с данным заказом. Это отнимало время и требовало дополнительного контроля. Теперь все это делает система.
- Больше не нужно тратить время на переписки, передачу работы, файлов, объяснения. Это все делает электронный помощник, а сотрудники полностью сосредоточены на выполнении своей работы.
Компания работает более прозрачно, можно отследить все процессы и не терять клиентов.
Руководители контролируют все этапы, а в случае задержки выполнения заказа, сразу получают уведомление и могут оперативно решить вопрос.
Все сотрудники очень положительно восприняли переход на работу в Битрикс24.
Они были заинтересованы научиться работать в новой системе, активно подключались во время внедрения.
Нам удалось протестировать работу с сотрудниками отдела продаж еще до момента запуска процесса на портале.
Внедрение Битрикс24 заняло около двух месяцев и сейчас сотрудники активно ведут новые сделки, некоторые из которых уже переданы на производство.