ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ

Производственная компания «ЭКОГРАД» предлагает широкий ассортимент продукции собственного производства для оснащения парковых и дворовых территорий, спортивных и уличных площадок. Компания занимается созданием малых архитектурных форм более 5 лет, работает с крупными застройщиками, городскими парками, администрациями городов, управляющими компаниями и частными лицами по всей России.

НЕОБХОДИМОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ. ЗАДАЧИ, С КОТОРЫМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ

В компании есть офис, в котором работают руководители, отдел продаж и производство с конструкторским бюро и инженерами, которое находится в другом районе, далеко от офиса.

До внедрения Битрикс24, работа в компании велась в авральном режиме. Менеджеры, экономисты, конструкторы и производство работали в Excel, WhatsApp, Telegram, не имея качественной коммуникации, а руководители не могли контролировать работу.

Документы по каждому проекту хранились в разных папках на разных компьютерах, что дополнительно усложняло ведение сделки менеджерами и очень сильно усложняло работу с инженерами и производством, фактически делая процесс производства неуправляемым.

Необходимо было продумать и настроить автоматизацию всего процесса работы компании, начиная от общения с клиентами, получения заказа, изготовления и до производства и отгрузки готового изделия, подключив все отделы и каналы связи.

ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ, ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

Мы созвонились с ключевыми сотрудниками, собрав воедино все детали и нюансы работы.

Описали структуру компании, каким отделам необходим доступ к документации, шаблонам, таблицам расчета.

Определили внешние каналы коммуникации с клиентами.

Подключили почтовые ящики: корпоративные и сотрудникам, создали стандартные формы Битрикс24 и разместили их на сайте (учитывая соглашение на обработку персональных данных).

ВЕДЕНИЕ СДЕЛКИ С МОМЕНТА ОБРАЩЕНИЯ КЛИЕНТА, ИЗГОТОВЛЕНИЯ НА ПРОИЗВОДСТВЕ И ДО ОТГРУЗКИ ЗАКАЗА

Описан в этом блоке. Разверните для прочтения.

Рассмотрим процесс автоматизации более детально, так как он объединяет работу специалистов из разных отделов компании и является главным помощником на каждом этапе работы.

 

Сделка будет дополняться необходимыми данными и документами, которые автоматически запишутся в соответствующие поля.

 

Первичная коммуникация – общение менеджеров отдела продаж с клиентами, сбор и фиксация требований. Далее менеджер совместно с дизайнерским и инженерным отделом проводит расчет коммерческого предложения, отправляет и согласовывает его с клиентом.

В системе все действия отображаются в виде отдельных заданий.

 

Менеджер готовит договор, спецификацию по заказу. Здесь подключается экономический отдел. Документы согласовываются сначала с экономистом, после чего направляются клиенту вместе со счетом.

Когда договор заключен, экономист контролирует оплату и отмечает в системе, что она поступила.

После этого начинается подготовка документов по реализации – техническое задание для конструкторов и инженеров-технологов, а сам процесс переходит в другую ветку, с которой теперь будет работать производство.

 

Конструктору приходит задание подготовить модель, сделать деталировку и отправить на изготовление. Он также выполняет свою работу в Битрикс24 нажатием всего пары кнопок.

 

На производстве получают задание, всю необходимую документацию и приступают к изготовлению. По готовности изделие передают на склад и сдают его заказчику.

 

УВЕДОМЛЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ О ПРОСРОЧЕННОЙ ЗАДАЧЕ

Если сотрудник нарушил сроки выполнения той или иной задачи, через определенное время, руководителю этого сотрудника система отправит уведомление.

Уведомление настроено так, что его невозможно проигнорировать или пропустить.

В случае, если руководитель не повлиял на процесс работы и не решил проблему, система уведомит уже генерального директора.

Это уведомление реализовано в виде отдельного модуля, который подключен к основному процессу и контролирует регламентные сроки исполнения бизнес-процесса на каждом этапе к основному процессу.

ОБУЧЕНИЕ СОТРУДНИКОВ НОВОМУ ПРОЦЕССУ РАБОТЫ

Для вовлечения сотрудников, мы использовали не типовое ТЗ, где прописан скучный текст и неопытному пользователю нужно самому вникать в детали.

Вместо этого, мы создали интерактивную блок-схему, на которой видна вся карта процесса.

Записали видео, на котором пошагово показали весь процесс работы. Прошли вместе с Руководителем отдела продаж по каждому этапу.

Отдельно записали обучающие видео-ролики для каждого отдела компании, в которых объяснили, что и как работает.

РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ

Автоматизация была сделана с помощью стандартных процессов Битрикс24 (бизнес-процессы и смарт-процессы).

Вся компания – Руководство, Администраторы, Бухгалтерия, Отдел продаж, Отдел кадров, Производство (Конструкторы, Снабжение) работают теперь в единой системе.

Портал Битрикс24 стал своего рода электронным помощником, который в нужное время ставит нужную задачу нужному человеку и контролирует регламентные сроки. При этом сотрудник отвечает на это задание, загрузив нужные данные, документы, файлы и не держит в голове, что нужно сделать дальше. Битрикс24 помогает сотрудникам в работе и контролирует её выполнение.

Менеджер, работая с клиентом, фиксирует всю информацию, которая агрегированно собирается в сделке.

А сама сделка выполняет несколько функций:

• Справочная информация – проверка стадии, документов и других данных, которые пополняются в процессе работы. Все документы также хранятся на Битрикс24.Диске.

• Планировщик – поставить напоминание о созвоне с клиентом, внести правки в документы и др.

• Постановка задач сотрудникам – любой сотрудник всегда знает, какую задачу нужно выполнить, сроки и детали.

ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ

1. Решился вопрос безопасности. Ранее работа велась в файле Excel, доступ к которому нужно было расшарить только тем сотрудникам, кто непосредственно работает с данным заказом. Это отнимало время и требовало дополнительного контроля. Теперь все это делает система.

2. Больше не нужно тратить время на переписки, передачу работы, файлов, объяснения. Это все делает электронный помощник, а сотрудники полностью сосредоточены на выполнении своей работы.

Компания работает более прозрачно, можно отследить все процессы и не терять клиентов.

Руководители контролируют все этапы, а в случае задержки выполнения заказа, сразу получают уведомление и могут оперативно решить вопрос.

Все сотрудники очень положительно восприняли переход на работу в Битрикс24.

Они были заинтересованы научиться работать в новой системе, активно подключались во время внедрения.

Нам удалось протестировать работу с сотрудниками отдела продаж еще до момента запуска процесса на портале.

Внедрение Битрикс24 заняло около двух месяцев и сейчас сотрудники активно ведут новые сделки, некоторые из которых уже переданы на производство.