ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ
Компания занимается продажами прицепов всех видов, запчастей, а также техническим обслуживанием и ремонтом прицепов. Есть 2 магазина в Москве.
В Битрикс24 работают 10 сотрудников из разных отделов.
ЗАДАЧИ, С КОТОРЫМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ
На момент обращения к нам, у клиента был облачный Битрикс24. Нужно было решить следующие задачи:
- Организовать систему сборки, отгрузки и доставки заказов. У клиента 2 магазина, которые находятся в разных концах города. Когда в отдел продаж поступает заказ, его нужно сначала подготовить на складе и собрать, если это отдельные запчасти. Потом в нужное время отправить его в один из магазинов на самовывоз либо передать водителям на адресную доставку. Вся коммуникация между менеджерами, работниками склада, продавцами в магазинах и водителями велась в мессенджерах, личных переписках, по телефону. Если в заказе что-то менялось, эти вопросы решались в авральном и хаотичном режиме, что создавало много проблем для всех.
Реализовать:
- Настроить интеграцию с 1С:УНФ 3.0 и исправить ошибки:
- Не работала синхронизация товаров.
- Цены, указанные в сделке Битрикс24 не передавались в 1С.
- Неправильно рассчитывался НДС.
- После правок товаров в 1С, в Битрикс24 они не менялись.
ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ, ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА
В начале работы мы перенесли облачный портал на коробочную версию Битрикс24. Это было необходимо для дальнейших доработок.
Организация сборки и доставки заказов
Здесь участвуют три отдела: продажи, склад, логистика.
Мы созвонились с руководителем компании, обсудили весь процесс и детали. Составили ТЗ для организации графиков сборки, отгрузки и доставки заказов. В процессе работы проводили промежуточные созвоны для корректировки настроек.
Затем выполнили реализацию на портале с интеграцией в существующую воронку продаж на отдельной стадии «К отгрузке».
CRM
Создали соответствующие поля в сделках
Далее создали три календаря: план сборки, план отгрузки и план самовывозов
В них попадают задачи для сотрудников склада, водителей и продавцов в магазинах, через которые каждый из них видит свой план работы.
Техническая сложность была в реализации разных цветов событий для разных водителей в пределах одного календаря (аналогично с разными магазинами, в рамках другого календаря). Проблему решили созданием события в календаре через php код, где задавали каждый параметр, в том числе цвет.
Отдельной разработкой мы отформатировали содержимое задач и вывели дополнительную информацию, которая по умолчанию туда не попадала, например, количество запчастей.
Также реализовали опцию постановки на учет. Когда менеджер отмечает этот параметр в сделке, то водителю, который доставляет заказ эта информация добавляется в задачу.
Провели демонстрацию решения для руководителя.
Бизнес-процессы
Настроили процесс постановки прицепа на учет, который отображается в графике доставок для водителей.
Процесс на стадии «К отгрузке», который запускает весь цикл организации сборки, отгрузки и доставки заказов.
Процесс, который нужен для очистки всей информации на случай, если в заказе что-то поменялось. Он очищает все поля, после чего менеджер вносит актуальную информацию .
Отчеты
Настроили отчет для руководителя «Доставки и отгрузки», он позволяет отслеживать какие суммы были закрыты за каждый месяц. Можно делать фильтр продаж по конкретному магазину, фильтр по водителям позволяет отследить сколько часов каждого было затрачено на доставку.
1С
После перехода на коробочную версию портала, мы перенесли синхронизацию с 1С, которая ранее была на облаке, адаптировали и выполнили дополнительные настройки.
Товары синхронизируются между Битрикс24 и 1С, любые правки в них сразу отражаются в системах, также цены из сделок в Битрикс24 сразу попадают в 1С.
РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
Заказ поступает с сайта и создается сделка. Менеджер общается с клиентом по заказу и заполняет поля:
- Способ получения (самовывоз из магазина/адресная доставка)
- Дата и время начала/конца отгрузки (информация для работников склада, когда нужно собрать и передать заказ либо в магазин, либо водителю)
Далее срабатывает автоматизация. Ориентируясь на заполненные данные система сама просчитывает время сборки данного заказа на складе по заданной логике и ставит соответствующую задачу сотруднику склада. Например, если доставка запланирована на утро, то сборка будет накануне вечером. Также задачи на доставку появляются у водителей и в магазинах соответственно.
Наглядно как работает весь процесс мы описали в этой статье График сборки и доставки заказов
ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ
Мы синхронизировали работу 3х отделов: продаж, склада, логистики. В компании теперь централизованно автоматически ставятся события на сборку, отгрузку и доставку.
Не теряется ни один заказ. Каждый сотрудник знает, что он должен сделать когда и во сколько, тем самым несет ответственность за выполнение своей работы. Информация о заказах и доставках не теряется в почтах или мессенджерах, все есть в Битрикс24 и 1С. Каждый сотрудник получает только ту информацию по заказу, которая относится к его направлению.
Исключается человеческий фактор при сборке заказов. Когда менеджер указывает доставку, система сама оповещает сотрудника на складе, когда нужно подготовить заказ. А если в нем происходят какие-то дополнения, это также видят сотрудники и оперативно могут изменить заказ.
Менеджер может легко планировать доставки, не опасаясь что они наложатся на одно время. Так как в системе виден график каждого водителя и свободные/занятые слоты времени.
Надежно выстроена вся логистика и нет риска просрочек или ошибок при доставке заказа.
Все отделы взаимодействуют слаженно и эффективно, а руководитель имеет возможность контролировать все процессы.
