ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ
Компания “Атлант” занимается оптовыми поставками электронных компонентов. Является официальным представителем и дистрибьютором продукции торговой марки Asia Semiconductor на территории России.
Офисы во Владивостоке (работа с клиентами) и в Китае (закупка продукции).
ЗАДАЧИ, С КОТОРЫМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ
На момент обращения к нам у клиента уже был облачный Битрикс24 с минимальными настройками. Сотрудники ставили вручную друг другу задачи, не было контроля их выполнения, а также возникали трудности при работе с закупками.
Ведение сделки было сложным, что требовало предусмотреть ряд нюансов.
Нужно было автоматизировать весь цикл работы: заявка от клиента → запрос стоимости у поставщика → обработка заявки, внесение стоимости продажи → согласование с клиентом → договор, оплата → закупка → доставка.
В процессе появились новые задачи, которые требовали перехода на коробочную версию Битрикс24:
- Автоматическое создание товарных позиций и реестра на основании загруженного Excel файла
- Удобный инструмент для быстрого проставления стоимости продажи на разные позиции и установки даты доставки.
ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ, ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА
Перед началом работы мы провели аналитику, ознакомились с ТЗ, которое предоставил клиент и приступили к настройкам.
Выполнили переход из облачной версии на коробочную и перенесли все данные.
Реализовали полный цикл ведения сделки, который объединяет работу между разными отделами, коммуникацию офисов в России и Китае, автоматическую постановку задач ответственным сотрудникам и контроль их выполнения, установку закупочных цен и стоимости продажи, согласование КП с клиентом, подписание Договора, оплату заказа, закупку материалов в Китае, доставку до клиента и ведение реестров.
Провели обучение для сотрудников российского офиса по работе с Битрикс24.
РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
Ведение сделок
Заявки поступают с сайта, на мейл либо по телефону. На сайте есть кнопка, где можно скачать образец файла заявки, заполнить его и загрузить в специальную форму.
![](/image/notion/ad215a09d34efd69f0f019281fbd6418d072a9ebf9f2e86166a044c63dba9259c0ffbc500f9d61fdfb26c59f8f91ec979b9f35bea7f4b4709093bc21a6e325df.png)
После того, как заявка поступает в Битрикс24, создается сделка и запускается процесс её обработки.
Как ведется вся сделка, мы детально рассказали в статье Организация закупки и сбыта товаров в Битрикс24
Автоматическое создание товарных позиций из файла Excel
После того, как менеджер пообщался с клиентом, он получает задачу прикрепить файл с интересующими позициями в специальное поле в сделке
![](/image/notion/9b655e601bf4e910034676398a8b595a4aa1a8d3fe5b003fb5987e68f35c59ff57a6d8848cec3fa351df7c8583d74b90ecd51c8689f21ef13ff6dd323d82d792.png)
Система обрабатывает файл и на основании него заполняет раздел Товары
![](/image/notion/64a5d0b32c1ac23cfa54d23d4a341db1b63ba205915db1167576aa0175f3272e12d9cde784d7dd77c83a6dde7b5aa6471cc565e304f2e5152d1f217388042f8b.png)
После этого, стадия сделки автоматически меняется на “Заказ в работе”. Система переносит товары в Реестр КП, на основании которого далее будут заполняться стоимость закупки и продажи и сформируется коммерческое предложение для клиента.
![](/image/notion/0f76be9b0c0562e1cb721b706ca95aea08de8749821c182e00862d724701b948e91d0773311fb70215b2ea3b4dd7dc2e6f5f6e100c51473032207a791aa34076.png)
Быстрое проставление стоимости продажи и даты доставки
Для того, чтобы не заходить отдельно в каждую позицию для проставления стоимости закупки и продажи, мы настроили удобный инструмент, который позволяет редактировать эти поля в общем списке.
![](/image/notion/2e0771d88e165dc45c94050bcfe3a129c5c71e1b5fb9601d9a31867bf93cbd7b6267ecaede3b5040c53f2d7f1d7505f32c426625f1a0527e4a4644f0e0686fb3.png)
Таким же способом можно изменять даты доставки, на случай, если они смещаются
![](/image/notion/2dd10276a81fddc26f9297faa139c6d4fc593961ab3d9c8b238ef60e81ca191e84dd38a6f719dc8ede8ca6b8450d4357b51dd5aea661d7ffaadc6b0a21daef8e.png)
![](/image/notion/4345bd567981385cb70e36eacaa69783b6d7985e79249c450447230e95b99f69a5846dd50dd50a0714a75f4a71cd3484a3d067d2ebc28a5601d3e8e61c1d751b.png)
Реестр складского учёта
Когда сделка переходит на стадию “Контроль этапов доставки” и заказы доставляются сначала на склад, сотруднику склада ставится задача оприходовать товары.
На основании количества оприходованных элементов автоматически заполняется реестр складского учета, в котором можно просмотреть наименование товара, количество, а также отследить статус каждого товара На складе/Отгружен/Товар у клиента
![](/image/notion/eb993bdb162ec35520787f47f691dfbd30cd61a330aa3bb666a17272bb8b7fc6c26481469f29add6e4882512592cf15b85215a323d9ee5f9fd11617b391d12f2.png)
Гарантийный срок и рекламации
После того как сделка успешно завершена, на основании неё, система автоматически создает сделку в воронке “Гарантия”, так как у всех товаров есть свой гарантийный срок 12 месяцев с момента доставки клиенту. Если за это время клиент обращается с претензией, сделка переходит на стадию “Рекламация” и запускается процесс её обработки. Менеджер заполняет информацию, переводит сделку на Руководителя, далее на сотрудника ВЭД и когда он даёт свою резолюцию, сделка возвращается с решением обратно менеджеру.
![](/image/notion/39971021e8d7ec158a3d95daeb13aaa2b4b16100a488c2e28ea91186ebec0736d423bd9cc7f7ef01f69328006f72a17961ab4c73bd0d60e674f7328c43d842a0.png)
ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ
Работа ведется быстрее и качественнее благодаря прозрачному процессу сделки от поступления заявки, проведения закупки до доставки клиенту. Менеджеры больше не ставят самостоятельно задачи и не волнуются о сроках, система сама подсказывает, что и когда нужно сделать.
В Битрикс24 работает 19 сотрудников из разных отделов: Отдел продаж, Китайский офис, Логистика, Сотрудники ВЭД. Настроено полное взаимодействие между отделами с определенными правами доступа для каждого.
Скорость обработки списка товаров из заявок клиентов сократилась с нескольких часов до нескольких секунд, так как товары теперь заполняются автоматически из загруженного Excel файла.
Также существенно уменьшилась скорость проставления закупочной и продажной стоимости товаров и даты доставки, теперь это можно сделать в два клика, не проваливаясь отдельно в каждый товар.
По любому товару, который поступил из Китая можно отследить статус, проверить количество на складе.
Установка Гарантийного срока полностью контролируется системой и в случае обращения клиента с рекламацией, сразу подключаются ответственные сотрудники и оперативно её обрабатывают.