ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ
Компания “Атлант” занимается оптовыми поставками электронных компонентов. Является официальным представителем и дистрибьютором продукции торговой марки Asia Semiconductor на территории России.
Офисы во Владивостоке (работа с клиентами) и в Китае (закупка продукции).
ЗАДАЧИ, С КОТОРЫМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ
На момент обращения к нам у клиента уже был облачный Битрикс24 с минимальными настройками. Сотрудники ставили вручную друг другу задачи, не было контроля их выполнения, а также возникали трудности при работе с закупками.
Ведение сделки было сложным, что требовало предусмотреть ряд нюансов.
Нужно было автоматизировать весь цикл работы: заявка от клиента → запрос стоимости у поставщика → обработка заявки, внесение стоимости продажи → согласование с клиентом → договор, оплата → закупка → доставка.
В процессе появились новые задачи, которые требовали перехода на коробочную версию Битрикс24:
- Автоматическое создание товарных позиций и реестра на основании загруженного Excel файла
- Удобный инструмент для быстрого проставления стоимости продажи на разные позиции и установки даты доставки.
ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ, ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА
Перед началом работы мы провели аналитику, ознакомились с ТЗ, которое предоставил клиент и приступили к настройкам.
Выполнили переход из облачной версии на коробочную и перенесли все данные.
Реализовали полный цикл ведения сделки, который объединяет работу между разными отделами, коммуникацию офисов в России и Китае, автоматическую постановку задач ответственным сотрудникам и контроль их выполнения, установку закупочных цен и стоимости продажи, согласование КП с клиентом, подписание Договора, оплату заказа, закупку материалов в Китае, доставку до клиента и ведение реестров.
Провели обучение для сотрудников российского офиса по работе с Битрикс24.
РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
Ведение сделок
Заявки поступают с сайта, на мейл либо по телефону. На сайте есть кнопка, где можно скачать образец файла заявки, заполнить его и загрузить в специальную форму.
После того, как заявка поступает в Битрикс24, создается сделка и запускается процесс её обработки.
Как ведется вся сделка, мы детально рассказали в статье Организация закупки и сбыта товаров в Битрикс24
Автоматическое создание товарных позиций из файла Excel
После того, как менеджер пообщался с клиентом, он получает задачу прикрепить файл с интересующими позициями в специальное поле в сделке
Система обрабатывает файл и на основании него заполняет раздел Товары
После этого, стадия сделки автоматически меняется на “Заказ в работе”. Система переносит товары в Реестр КП, на основании которого далее будут заполняться стоимость закупки и продажи и сформируется коммерческое предложение для клиента.
Быстрое проставление стоимости продажи и даты доставки
Для того, чтобы не заходить отдельно в каждую позицию для проставления стоимости закупки и продажи, мы настроили удобный инструмент, который позволяет редактировать эти поля в общем списке.
Таким же способом можно изменять даты доставки, на случай, если они смещаются
Реестр складского учёта
Когда сделка переходит на стадию “Контроль этапов доставки” и заказы доставляются сначала на склад, сотруднику склада ставится задача оприходовать товары.
На основании количества оприходованных элементов автоматически заполняется реестр складского учета, в котором можно просмотреть наименование товара, количество, а также отследить статус каждого товара На складе/Отгружен/Товар у клиента
Гарантийный срок и рекламации
После того как сделка успешно завершена, на основании неё, система автоматически создает сделку в воронке “Гарантия”, так как у всех товаров есть свой гарантийный срок 12 месяцев с момента доставки клиенту. Если за это время клиент обращается с претензией, сделка переходит на стадию “Рекламация” и запускается процесс её обработки. Менеджер заполняет информацию, переводит сделку на Руководителя, далее на сотрудника ВЭД и когда он даёт свою резолюцию, сделка возвращается с решением обратно менеджеру.
ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ
Работа ведется быстрее и качественнее благодаря прозрачному процессу сделки от поступления заявки, проведения закупки до доставки клиенту. Менеджеры больше не ставят самостоятельно задачи и не волнуются о сроках, система сама подсказывает, что и когда нужно сделать.
В Битрикс24 работает 19 сотрудников из разных отделов: Отдел продаж, Китайский офис, Логистика, Сотрудники ВЭД. Настроено полное взаимодействие между отделами с определенными правами доступа для каждого.
Скорость обработки списка товаров из заявок клиентов сократилась с нескольких часов до нескольких секунд, так как товары теперь заполняются автоматически из загруженного Excel файла.
Также существенно уменьшилась скорость проставления закупочной и продажной стоимости товаров и даты доставки, теперь это можно сделать в два клика, не проваливаясь отдельно в каждый товар.
По любому товару, который поступил из Китая можно отследить статус, проверить количество на складе.
Установка Гарантийного срока полностью контролируется системой и в случае обращения клиента с рекламацией, сразу подключаются ответственные сотрудники и оперативно её обрабатывают.
