Seven Media Group
Переход из облачной на коробочную версию, построение воронки продаж, автоматизация процессов разработки макетов и отправки образцов клиентам, ведение реестра договоров и оплат
ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ
Рекламная группа Seven Media Group создана в 2005 году в результате слияния нескольких компаний и оказывает полный цикл рекламных услуг:
- Создание и продвижение сайтов
- Брендинг, дизайн и креатив, весь цикл услуг событийного маркетинга
- Контекстная реклама и продвижение в Интернете
- Выставочные экспозиции и корпоративные музеи
ЗАДАЧИ, С КОТОРЫМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ
Клиент на момент прихода к нам, пользовался облачным Битрикс24. Необходимо было перейти на коробку в связи с дальнейшими планами по редизайну и вмешательству в портал с помощью кода, затем произвести полную настройку под специфику бизнеса:
- Настроить корректную воронку продаж, оргструктуру компании, отделы и права для сотрудников
- Реализовать процессы:
- Согласования образцов рекламной продукции – на облаке использовали простой функционал задачи с помощью которого было сложно отследить этапность и увидеть возвращен ли образец или нет
- Согласование договора с клиентом и поставщиком с отслеживанием стадий, комментариев согласования и документов
- Разработка макета
- Фиксации оплат клиента и поставщикам
ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ, ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА
Мы выполнили переход из облака в коробку, настроили структуру компании, отделы и права пользователей.
Построили воронку ведения сделки в отделе продаж и создали процессы, которые подключаются на разных этапах:
- Отправка образцов материалов
- Разработка макета
- Договор с клиентом (согласование и подпись)
- Оплаты (выставление счета заказчику, контроль оплат от заказчика и поставщикам)
- Работа с поставщиками (изготовление заказа и отгрузка)
Создали процесс подсчета маржинальности сделки с отчетом для руководителя.
РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
Заказы поступают по электронной почте либо по телефону. Руководитель отдела продаж распределяет их между менеджерами и конвертирует лида в сделку. Далее к работе приступает менеджер:
Уточнение информации
На начальном этапе менеджер общается с клиентом, собирает требования и подготавливает КП. В сделке автоматически запускается процесс, менеджер прикрепляет файл к сделке и отправляет его клиенту.
Отправлено КП
Для контроля у менеджера есть задача с дедлайном – позвонить клиенту. В этой же задаче менеджер указывает обратную связь от клиента
- Клиент согласен – сделка переходит на стадию «Подготовка договора»
- Отказ клиента – менеджер оставляет комментарий клиента и информация попадает к руководителю вместе с КП которое было отправлено для дальнейшего анализа
- Перезвонить позже – менеджер указывает дату повторного созвона с клиентом
Отправка образцов
Иногда необходимо отправить клиенту образцы. Для этого менеджер запускает одноименный процесс, в котором есть свои стадии.
Новый – менеджер фиксирует дату, когда клиенту необходимо вернуть образцы
Образцы переданы клиенту
Менеджер фиксирует дату отправки образцов. Система ставит задачу менеджеру для контроля их своевременного возврата.
После фиксации этап автоматически меняется на «Образцы возвращены» и ставится пометка в карточке
Образцы возвращены
Руководитель проверяет возврат образцов и фиксирует это в в системе, а менеджер получает задачу отправить образцы поставщику. После отправки все действия записываются в карточку, а стадия меняется на соответствующую.
Разработка макета
Если нужно разработать индивидуальный дизайн макета, менеджер запускает этот процесс.
Новый макет
Менеджер вносит информацию для дизайнера:
Разработка макета
Дизайнеру автоматически ставится задача, в которой он будет ответственным, а в наблюдателях руководитель отдела и генеральный директор. Дизайнер разрабатывает макет и прикрепляет файл для согласования
Все фиксируется в карточке
Согласование с клиентом
Менеджер получает задачу Согласовать дизайн с клиентом, файл макета от дизайнера прикреплен в эту задачу.
В случае согласования – этап меняется на «Подгрузка макета». А если нужно внести правки:
- Ставится задача для дизайнера с комментарием клиента.
- Дизайнер изменяет макет и заново прикрепляет файл на согласование
Подгрузка макета
Когда макет согласован с клиентом, дизайнер прикрепляет итоговый файл в карточку
Подписание договора с клиентом
Этот процесс менеджер запускает, когда нужно подготовить договор. Здесь же будет храниться реестр.
Создание
Менеджер выбирает тип договора и он автоматически создается в разделе «Договора»
Согласование с Руководителем
Руководитель получает задачу с файлом договора
По такому же принципу далее договор согласовывается Бухгалтерией и Генеральным директором
Договор согласован/загрузка сканов подписанного с 2х сторон договора
Менеджер отправляет договор клиенту на подпись и загружает скан в систему Договор в данной стадии может быть отправлен клиенту. Ставится задача с ссылкой на БП по подгрузке подписанного с 2х сторон договора на менеджера. После прикрепления сканов, информация прописывается в карточку договора. Статус меняется на «Успех»
Оплата счетов
Счёт Заказчику
Менеджер запрашивает в бухгалтерии соответствующий счёт по заказу. Он заполняет необходимые данные
Далее запускается процесс:
- бухгалтер создает и прикрепляет счёт в карточку, а менеджер отправляет счёт клиенту
Оплаты фиксируются в отдельном реестре
Параллельно работает процесс для вычисления остатка задолженности. Как только остаток долга становится равным 0, статус меняется на «Счет полностью оплачен»
Оплата Поставщику
В отдельной вкладке «Поставщики», менеджер создает запрос на оплату счета, заполняет данные
Созданный счёт согласовывается с Генеральным директором
После согласования Бухгалтер производит оплату и фиксирует её в карточке и получает закрывающие документы
Заказ в работе у поставщика, отгрузка клиенту
Менеджер контролирует изготовление заказа. По готовности, бухгалтер подготавливает документы для отгрузки заказа клиенту, менеджер проверяет сделку и завершает её.
ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ
- Ведется реестр по договорам с клиентами и поставщиками, что значительно упрощает контроль их подписания. Реестр оплат помогает ориентироваться на старт работ. Фиксируются фактически оплаченные суммы и автоматически рассчитывается задолженность, как с оплатами от клиентов, так и поставщикам.
- Прозрачный процесс ведения клиента, на каждом этапе. Коммуникация, отправка образцов, согласование макета, все работы выполняются своевременно и у сотрудников есть четкое понимание, что нужно сделать.
- Ведется автоматическая фиксация всей информации в карточке сделки
