Seven Media Group
Переход из облачной на коробочную версию, построение воронки продаж, автоматизация процессов разработки макетов и отправки образцов клиентам, ведение реестра договоров и оплат
![Seven Media Group](/image/notion/df833b824c506e76096713dc3c916a866914e90ac266fb27de3d3b9abce90065262fd4ad3ee58be53809f32643bd741434b6aa83de83689aea4692e67e6a85ec.png)
ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ
Рекламная группа Seven Media Group создана в 2005 году в результате слияния нескольких компаний и оказывает полный цикл рекламных услуг:
- Создание и продвижение сайтов
- Брендинг, дизайн и креатив, весь цикл услуг событийного маркетинга
- Контекстная реклама и продвижение в Интернете
- Выставочные экспозиции и корпоративные музеи
ЗАДАЧИ, С КОТОРЫМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ
Клиент на момент прихода к нам, пользовался облачным Битрикс24. Необходимо было перейти на коробку в связи с дальнейшими планами по редизайну и вмешательству в портал с помощью кода, затем произвести полную настройку под специфику бизнеса:
- Настроить корректную воронку продаж, оргструктуру компании, отделы и права для сотрудников
- Реализовать процессы:
- Согласования образцов рекламной продукции – на облаке использовали простой функционал задачи с помощью которого было сложно отследить этапность и увидеть возвращен ли образец или нет
- Согласование договора с клиентом и поставщиком с отслеживанием стадий, комментариев согласования и документов
- Разработка макета
- Фиксации оплат клиента и поставщикам
ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ, ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА
Мы выполнили переход из облака в коробку, настроили структуру компании, отделы и права пользователей.
Построили воронку ведения сделки в отделе продаж и создали процессы, которые подключаются на разных этапах:
- Отправка образцов материалов
- Разработка макета
- Договор с клиентом (согласование и подпись)
- Оплаты (выставление счета заказчику, контроль оплат от заказчика и поставщикам)
- Работа с поставщиками (изготовление заказа и отгрузка)
Создали процесс подсчета маржинальности сделки с отчетом для руководителя.
РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
Заказы поступают по электронной почте либо по телефону. Руководитель отдела продаж распределяет их между менеджерами и конвертирует лида в сделку. Далее к работе приступает менеджер:
Уточнение информации
На начальном этапе менеджер общается с клиентом, собирает требования и подготавливает КП. В сделке автоматически запускается процесс, менеджер прикрепляет файл к сделке и отправляет его клиенту.
Отправлено КП
![](/image/notion/4f8e3d1f9bd060dfc2ba3b52061e4800a7e7c1b1d4b29e438f5ec8c3c26d5f444da18e512cd77f4fa0655ab615abcd87712c6e55621c74f0660e9f4298c2f55f.png)
Для контроля у менеджера есть задача с дедлайном – позвонить клиенту. В этой же задаче менеджер указывает обратную связь от клиента
![](/image/notion/9ca21f953e99613e5c183937a5741bcb61428940949b8c05ad4d4a5729e5bd6db9dad78ffa07dfe5bf02a51f7d4651134fdef1c64941e439208e577e339ea7d3.png)
- Клиент согласен – сделка переходит на стадию «Подготовка договора»
- Отказ клиента – менеджер оставляет комментарий клиента и информация попадает к руководителю вместе с КП которое было отправлено для дальнейшего анализа
- Перезвонить позже – менеджер указывает дату повторного созвона с клиентом
Отправка образцов
Иногда необходимо отправить клиенту образцы. Для этого менеджер запускает одноименный процесс, в котором есть свои стадии.
![](/image/notion/c4e1aeff650633b6c4e3087db9a85cd491069ded73ed81d51ee9a4171018c2d26bd18b3150951c798f9cae27758b7ea445d98c869ff48f7830fac1b867fd3754.png)
Новый – менеджер фиксирует дату, когда клиенту необходимо вернуть образцы
Образцы переданы клиенту
Менеджер фиксирует дату отправки образцов. Система ставит задачу менеджеру для контроля их своевременного возврата.
![](/image/notion/94c2c612d280518feb72fe98a493d90012b58fb18dc72261f6d10dfd64a57b1d9d789cab40f6b79baeaba7f1e1247c5a03b16cb44de97b9df1f2021979680939.png)
![](/image/notion/e95e09334ae0525ac7de51e4da4de7907e55c85aacf7831f85978938bbff369da1bedc90bb1ab0aeee11105f555ceacea4d84c7865b00c648381a191c61c301b.png)
После фиксации этап автоматически меняется на «Образцы возвращены» и ставится пометка в карточке
Образцы возвращены
Руководитель проверяет возврат образцов и фиксирует это в в системе, а менеджер получает задачу отправить образцы поставщику. После отправки все действия записываются в карточку, а стадия меняется на соответствующую.
![](/image/notion/62a3f61b443bc739d502cf518c0316ab915cc351b018091db8d6ca4d3735f3867af5b563c6644ebe962ac90e05ebe7c36ca996b7ee5f2117304a9364140c17e1.png)
![](/image/notion/58391c5ed0e589b0bc5c1f44d32ba1a02bcbfe5f66d4f72bdaf016711e34e4cd15600458b56f9757c5e0c2136e49ee0f0c39addcfa7d39efa6b40400ad62bbfb.png)
Разработка макета
Если нужно разработать индивидуальный дизайн макета, менеджер запускает этот процесс.
Новый макет
Менеджер вносит информацию для дизайнера:
![](/image/notion/8dcd9c50dee7bb0796a02f2e8917f35634ec6e770ca03514be2b7600bd3618adab88b5038262101de04b7e87bb0defed744bdff0d29741272f4a4f912d9dbd94.png)
Разработка макета
Дизайнеру автоматически ставится задача, в которой он будет ответственным, а в наблюдателях руководитель отдела и генеральный директор. Дизайнер разрабатывает макет и прикрепляет файл для согласования
![](/image/notion/fa34ad4f498750ce6991b615aab34809482b37ec5b4a8a82a4c0c1fc1a1fc28676ab946799ac63b375f432b699f548c6674a8a50574e5bd8a69b7cb406d1b673.png)
Все фиксируется в карточке
![](/image/notion/f43567a5b85772eeef3580405bc37c87b5e1ea9f188c5ab7d8e56a40d6592dd5456669270c10da819e34d3f71759c009954d9f24feced1db8c2c3451c3c44647.png)
Согласование с клиентом
Менеджер получает задачу Согласовать дизайн с клиентом, файл макета от дизайнера прикреплен в эту задачу.
В случае согласования – этап меняется на «Подгрузка макета». А если нужно внести правки:
- Ставится задача для дизайнера с комментарием клиента.
![](/image/notion/6d9e0e55901aff413e2aeb0c62a02869b1021b5cb04a02f9105659ecd4f0e270b26f8d0e5124b6e22e289beada7c9befc00aea1f4e7de2120d709302b286c53b.png)
- Дизайнер изменяет макет и заново прикрепляет файл на согласование
Подгрузка макета
Когда макет согласован с клиентом, дизайнер прикрепляет итоговый файл в карточку
![](/image/notion/5602f0ca2e702d138b774eec48d4d406539214389af58dfed83a8daa2e3119eec9fb8c5b86636a6cde4e94e159c9268d9d6ee60ce241df7b2942019e6451a287.png)
Подписание договора с клиентом
Этот процесс менеджер запускает, когда нужно подготовить договор. Здесь же будет храниться реестр.
Создание
Менеджер выбирает тип договора и он автоматически создается в разделе «Договора»
![](/image/notion/c7c6685a2b3033f87c0f16d468cc0d9e8f4af07391fbf3c84b6680099897016045c1151aa993ed127f15976e298e6f08d0e3ce2105a9d144f30677720d2383e2.png)
![](/image/notion/2bdd995016a6de1d7bef157c165808ee13d8406689d16e67868ccced92f53569c9be3a107e49c61a2b024668e227abc34cc48458b998d62c17d23d8f8839d5cc.png)
Согласование с Руководителем
Руководитель получает задачу с файлом договора
![](/image/notion/95918edc96c557a41e564ce831bf3590885b11c300af0904fc98e7448d39375e3d93eccfe07f33a16653263179085c6fd5501d386a267a377739305ad78c10d2.png)
![](/image/notion/552aadd8a4dd6fbe384a5ee6336ceee725fb398dbf2ec51eab6bf646058f7561b3beb672c94a7bd77134b16fee84f5430496d7396126780ac54ed91173cbc30c.png)
По такому же принципу далее договор согласовывается Бухгалтерией и Генеральным директором
![](/image/notion/087745fddcf2039fdb36d0e07e7b4c976e0150e22e82ba506da5536da6f74e177b3359b85d46719b1ef56bf510e4f3fe366fbe3cd40db2e79120490356cd95e8.png)
Договор согласован/загрузка сканов подписанного с 2х сторон договора
Менеджер отправляет договор клиенту на подпись и загружает скан в систему Договор в данной стадии может быть отправлен клиенту. Ставится задача с ссылкой на БП по подгрузке подписанного с 2х сторон договора на менеджера. После прикрепления сканов, информация прописывается в карточку договора. Статус меняется на «Успех»
Оплата счетов
Счёт Заказчику
Менеджер запрашивает в бухгалтерии соответствующий счёт по заказу. Он заполняет необходимые данные
![](/image/notion/45987c8ad9db71486d2498706d3453f4cef7887430fab21bb443903d8e84ff63b77065488bf49229bfe041acfdc4c182d34b96ed36d5452de72f52da9294e11e.png)
Далее запускается процесс:
- бухгалтер создает и прикрепляет счёт в карточку, а менеджер отправляет счёт клиенту
![](/image/notion/7c01d2399be598dc1da01e39e9dad3aabd83a30cf930cceaa60f878fb25abf08d61b3c6aa45d310ad95ea93e354791761322410d2d878bbf6080df5095261cce.png)
![](/image/notion/107cf8f1d6a9b5ff087e007cbb59bb6449af54676b83ce80cce56697f16d9858161316ec5b33e46880fb2bda3c8c8029c71f24f5b39b94e9d77faa599d0849da.png)
Оплаты фиксируются в отдельном реестре
![](/image/notion/2e383b3698c39fd7af5459ae124917042a3d3b9c29ff0fe297b323d19407553b4ad93200f51e07e679d3c9aa06e17741c16cfe9bd5ad9c659650cf485b357942.png)
Параллельно работает процесс для вычисления остатка задолженности. Как только остаток долга становится равным 0, статус меняется на «Счет полностью оплачен»
![](/image/notion/7f9374315bc7c80b9d96493650fae059612fe54f092136a13771c2035ce6e44562e655174e10b602b40a635ed454e743e82af5b90120a489c459749c4c90a2f2.png)
Оплата Поставщику
В отдельной вкладке «Поставщики», менеджер создает запрос на оплату счета, заполняет данные
![](/image/notion/1779f2ed6c999cb36ef766b21e901ba65e26b60d2f62de60101719e64522e2217394903fa433411ca67b9a51b5963af36aa1732748757cc95046d1808dbad0b2.png)
Созданный счёт согласовывается с Генеральным директором
![](/image/notion/a6847879c938a20aae7c7ec4785c97aed66e2f9fc1fc95393d16c7f1de5fdd49272bc99d15e7b71db769f7f40460823085726848df8f9fc66344be1d4cf50240.png)
![](/image/notion/7aea78e2f572ba723815eedd840bd17c8aaf5b1e4088c17e81fa2cd6b30bdd9b20d9cc443f1ce42d710971b20ccc3bec82d2fe5623978d0fc4171ed4f551a862.png)
После согласования Бухгалтер производит оплату и фиксирует её в карточке и получает закрывающие документы
![](/image/notion/11e9fe13be5e2f046987c74c926a892a660ec8b5ea26b3b693aa627f1c258045be9b9d181def4f344ba2a7e6e41af6a1453e6a0e202d0a3be916502d6f365eee.png)
Заказ в работе у поставщика, отгрузка клиенту
Менеджер контролирует изготовление заказа. По готовности, бухгалтер подготавливает документы для отгрузки заказа клиенту, менеджер проверяет сделку и завершает её.
ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ
- Ведется реестр по договорам с клиентами и поставщиками, что значительно упрощает контроль их подписания. Реестр оплат помогает ориентироваться на старт работ. Фиксируются фактически оплаченные суммы и автоматически рассчитывается задолженность, как с оплатами от клиентов, так и поставщикам.
- Прозрачный процесс ведения клиента, на каждом этапе. Коммуникация, отправка образцов, согласование макета, все работы выполняются своевременно и у сотрудников есть четкое понимание, что нужно сделать.
- Ведется автоматическая фиксация всей информации в карточке сделки