ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ

Компания СЗ ИТК осуществляет полный комплекс услуг в области обеспечения пожарной безопасности зданий и сооружений:

• разработка Специальных технических условий, разделов проектной документации;

• проектирование автоматических систем противопожарной защиты зданий и сооружений;

• монтаж и техническое обслуживание автоматических систем противопожарной защиты зданий и сооружений;

• проведение расчетов по оценке пожарного риска;

• проведение аудита пожарной безопасности объектов защиты.

У компании есть 1 офис в Санкт-Петербурге, а с другими регионами работа ведется удаленно

ЗАДАЧИ, С КОТОРЫМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ

На момент обращения к нам, у клиента уже был настроен облачный портал, в основном им пользовался отдел продаж.

Была необходимость в большей автоматизации рутинных процессов для снижения нагрузки на сотрудников и увеличения скорости обработки сделок:

• Переход с облака на коробку для увеличения возможностей и хранения данных на собственном сервере

• Настройка синхронизации с 1С: Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 для снижения нагрузки на бухгалтера и для уведомления сотрудников об успешной оплате по счёту

• Автоматизация процесса согласования договоров, настройка триггеров и роботов для соблюдения регламента ведения сделок

• Аналитика портала на наличие ошибок и на потенциальные доработки, рекомендации

В ходе аналитики мы выявили следующие проблемы:

• Сложность с учётом расходов по сделкам (Битрикс24 по умолчанию не позволяет его вести). Изначально все расходы записывались в поле “комментарий”, а при необходимости нужно было вручную сложить все суммы расходов и потом учитывать для расчёта чистой прибыли компании или бонуса менеджера за закрытие сделки.

• Отсутствие автоматического контроля за соблюдением регламента ведения сделок, что приводило к проблемам с заказчиками и бухгалтерским учётом. Перед закрытием сделки необходимо подтвердить оплату по сделке, подписать договоры и отправить закрывающие документы. Без автоматизации сотрудники закрывали сделки с нарушениями регламента из-за спешки или невнимательности.

• Проблемы с процессом согласования договоров. Менеджеры могли отправить некорректную версию документа, т.к. ответственные сотрудники не успевали внести правки.

ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ, ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

Первым этапом был перенос портала с облачной версии на коробочную. Далее мы провели анализ сервера и портала на наличие ошибок и доработок, а также предложили решения по автоматизации рутинных процессов.

Приступили к настройкам:

1C

Синхронизировали автоматическую двухстороннюю передачу Компаний и Счетов между Битрикс24 и 1С.

Также мы добавили фильтрацию компаний. Она проверяет все новые компании в Битрикс24 на наличие реквизитов и только если они заполнены, Компания передается в 1С. Это позволяет исключить передачу компаний и лишних данных, сделки с которыми не состоялись.

Бизнес-процессы

Настроили процесс учёта расходов по сделкам и расчёта премии менеджеру за выигранную сделку.

Автоматизировали процесс согласования договоров. Сейчас по умолчанию один согласующий - бухгалтер, но при необходимости он может добавить других согласующих.

Добавили создание задач для ответственных сотрудников при успешном и неуспешном согласовании документов.

Настроили контроль выполнения регламента по сделкам: запрет на переход на следующую стадию без выполнения всех необходимых условий (например, без подтверждения бухгалтера или отправки закрывающих документов, сделка не перейдет на следующую стадию).

С какими техническими сложностями столкнулись

1. Следовало учесть проблему синхронизации Битрикс24 и 1С, так как Битрикс24 позволяет создавать разные компании с одинаковым ИНН (например если реквизиты в Битрикс24 заполняются вручную, система их сохранит, даже если такой ИНН уже встречался на портале). Это приводит к невозможности корректной синхронизации с 1С и передачи данных. Решение этой проблемы – настройка автоматического контроля дубликатов.

2. Клиент изначально работал с Базовой версией 1С, она не позволяет установить синхронизацию с Битрикс24. Решением стало расширение до Стандартной конфигурации.

Обучение пользователей

Мы провели видеовстречи с руководителями, показали как теперь ведется сделка с новыми настройками.

Менеджеры с негативом воспринимали переход к новому регламенту, но в процессе новая схема работы с учетом точек контроля помогла исключить ошибки и значительно улучшила процесс ведение сделки

РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ

В Битрикс24 работают отделы: Бухгалтерия, Отдел продаж, Отдел проектирования.

Компания ведет долгосрочные сделки со своими клиентами. Иногда они могут растягиваться до года. За это время сделка и состав услуг может меняться. Теперь все это фиксируется в одной карточке, что исключает любые ошибки.

1С

Изначально бухгалтер вручную создавал в 1С карточку компании, выставлял счета, контролировал их оплату и передавал менеджерам, когда оплата поступила.

Сейчас синхронизация с 1С позволяет также менеджерам самостоятельно формировать счёт для клиента на портале Битрикс24, счёт со всеми данными передается в 1С.

Если бухгалтер формирует счёт из 1С, то он автоматически попадает в сделку и менеджеры его видят и могут отслеживать статус оплаты

Когда счёт оплачен, через банк-клиент оплата фиксируется в 1С и сразу передается в сделку на портале Битрикс24. Таким образом, менеджер узнаёт об оплате в течение нескольких минут. Это значительно ускоряет работу.

Учёт расходов, премии для менеджеров

Основной целю было составление полной картины о том, как расходуется бюджет компании по каждой сделке.

Эта настройка позволила видеть чистый доход компании и рассчитывать премии для менеджеров по каждой успешной сделке.

Детально мы описали этот процесс в отдельной статье.

Согласование договоров

Как только с клиентом согласованы все технические детали проекта, менеджер переводит сделку на стадию «Заключить договор». Автоматически ставится задача с контролем выполнения до определенного срока.

Менеджер подготавливает договор, загружает его в сделку и направляет бухгалтеру на согласование

Бухгалтер получает уведомление с договором, согласовывает его либо оставляет комментарий если нужно внести правки.

Когда договор согласован, менеджер направляет его клиенту на подпись.

В случае, если менеджер все же попытается отправить договор не дождавшись утверждения бухгалтером, то система блокирует это действие, а менеджер и бухгалтер получают уведомления о том, что договор необходимо сначала согласовать.

Контроль ведения сделки

В процессе ведения сделки добавлены несколько этапов контроля. Контроль оплаты и согласования договоров, которые описаны выше, а также в момент завершения сделки, когда работы уже выполнены, настроена финальная “точка контроля” для бухгалтера.

Менеджер не может самостоятельно передвинуть стадию сделки, система сразу отправляет уведомление.

Для того, чтобы сделка перешла на этап «Завершена», бухгалтер сначала проверяет все документы, которые были отправлены клиенту, закрывающие акты, а также полную оплату работ.

Когда все учтено, бухгалтер подтверждает это в специальном поле, которое доступно только ему и сделка завершается, как успешная.

ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ

• Правильное ведение сделок – больше нет проблем с несогласованными договорами и закрытыми сделками до фактической оплаты.

• Простая и наглядная возможность оценить свою премию по сделкам для менеджеров.

• Потенциально меньше недопонимания между сотрудниками, меньше возможностей сделать что-то не так.

• Существенно снизилась нагрузка на бухгалтера благодаря синхронизации Битрикс24 с 1С.

• Ускорился процесс движения сделок по стадиям и их закрытие.