Свяжитесь с нами: Telegram WhatsApp
info@garnet-lab.com
ENGLISH
+7 495 414 18 36

Русмясомолторг

Автоматизация документооборота компании, разработка отчета эффективности выполнения задач

Сфера деятельности:

Крупнейший дистрибьютор мясной продукции на Дальнем Востоке

Интеграции:

Версия Битрикс24:

1С-Битрикс24: Корпоративный портал - 250

Ссылка на сайт:

https://rus-meat.ru/

ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ

РММТ – крупнейший дистрибьютор мясной продукции на Дальнем Востоке. Производство полуфабрикатов из мяса, мяса птицы, мясных субпродуктов под собственной торговой маркой «Любимое мясо»

С КАКИМИ ЗАДАЧАМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ

Необходимо было разработать отчет по эффективности выполнения задач, выполнить автоматизацию документооборота компании – процесс согласования и утверждения договоров, а также все сопутствующие организационные процедуры. И создать электронный реестр договоров.

Основная проблема состояла в том, что бумажный документооборот тормозил работу компании:

  1. Все договора распечатывались и согласовывались на бумаге
      • Экземпляры могли потеряться в процессе согласования
  1. Архив отсканированных договоров велся в Google Диск
      • Сторонний облачный сервис с возможностью блокировки провайдером
      • Нет возможностей поиска и сортировки договоров
      • Риски утечки договоров с открытой почты
  1. Договор проходил последовательно от 5 до 11 сотрудников и согласовывался в среднем 1 неделю
      • Невозможно быстро понять статус договора и ответственного сотрудника
      • Нельзя отправить договор на параллельное согласование

ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ, ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

В первую очередь мы выполнили переход с облачной версии на коробку и приступили к разработке кастомного отчета по эффективности задач. Он учитывает иерархию сотрудников в отделах и показывает сколько задач завершено, количество замечаний, эффективность с разбиением по отделам и считает суммарные показатели отделов и сотрудников.

Далее мы провели аудит потребностей заказчика и ознакомились с действующей схемой подписания договоров. Составили ТЗ для автоматизации данного процесса с помощью возможностей Битрикс24.

Разработали бизнес-процесс который включает в себя гибкую процедуру согласования и утверждения договоров, учитывающий все потребности заказчика. В том числе задачи на внесение данных по договорам в 1С. Также добавили возможность отслеживать статусы на любом этапе.

Внедрили универсальный список для хранения данных по договорам, которые согласуются посредством разработанного БП. Замечания от согласующих лиц хранятся в отдельном множественном поле и видны как на этапе согласования, так и для просмотра после утверждения. Это позволяет сделать процесс доработки документов максимально прозрачным и эффективным.

Также мы предусмотрели различные варианты сценариев в процессе согласования договоров при наличии замечаний у согласующих лиц. Нумерация для доходных и расходных договоров выполняется автоматически с помощью созданного нумератора.

РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ

Инициатором процесса согласования и подписания договора может быть любой сотрудник.

Он заполняет специальную форму, в которой указывает название договора, предмет договора в виде краткой информации для руководителей, прикрепляет файлы: договор, приложение, документы контрагента.

Выбирает тип договора: расходный или доходный, от этого зависит нумерация в реестре договоров (она может проставляться автоматически или вносится вручную).

 

Далее процесс уходит на согласование шести руководителям, они имеют доступ к чтению всех заполненных полей и могут согласовать договор либо вернуть его на доработку инициатору.

В случае возврата на доработку, предусмотрено обязательное поле «Комментарий», его содержимое заносится в отдельное множественное поле элемента и видно всем участникам согласования.

Инициатор в этом случае может выбрать 2 варианта:

  • Самостоятельно внести правки в договор и повторно отправить документы на согласование.
  • Отправить письмо руководителю юридического отдела и совместно с юристами составить протокол разногласий.

После этого инициатор получает задачу и согласованные документы для дальнейшего подписания с контрагентом, а после загружает их в соответствующее поле в карточке БП.

Финальным подписанием договора у генерального директора занимается юридический отдел. А бухгалтерия получает задачу на заведение договора в 1С.

В процессе согласования и подписания при внесении правок, поля документов перезаписываются на актуальные обновленные версии.

ПРЕИМУЩЕСТВА

До внедрения Битрикс24, компания вела всю документацию в Excel и инициатору приходилось лично ходить ко всем руководителям для согласования документов. После автоматизации эта процедура существенно сократила время согласования и подписания договоров. Раньше согласование договора на бумаге длилось около 1 недели. В отдельных случаях процесс занимал до 1 месяца сейчас договор согласовывается в среднем за 1 рабочий день.

Внедрили параллельное согласование договора сотрудниками.

Также исключена возможность потери документов, так как теперь они все хранятся в общем реестре с возможностью поиска и сортировки. Теперь по каждому договору виден:

  • текущий статус (согласован/на рассмотрении/отклонен)
  • ответственный сотрудник
  • комментарии согласующих

Повысилось удобство работы для всех отделов, так как видны все комментарии и замечания в процессе согласования. Договор удобно отслеживать благодаря статусам.

Руководители следят за эффективностью выполнения задач благодаря разработанному отчету.

Есть вопросы или нужно решение Вашей задачи?

Оставьте заявку, заполнив форму обратной связи. Наш специалист свяжется с Вами в самое ближайшее время