ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ
РММТ – крупнейший дистрибьютор мясной продукции на Дальнем Востоке. Производство полуфабрикатов из мяса, мяса птицы, мясных субпродуктов под собственной торговой маркой «Любимое мясо»
С КАКИМИ ЗАДАЧАМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ
Необходимо было разработать отчет по эффективности выполнения задач, выполнить автоматизацию документооборота компании – процесс согласования и утверждения договоров, а также все сопутствующие организационные процедуры. И создать электронный реестр договоров.
Основная проблема состояла в том, что бумажный документооборот тормозил работу компании:
- Все договора распечатывались и согласовывались на бумаге
- Экземпляры могли потеряться в процессе согласования
- Архив отсканированных договоров велся в Google Диск
- Сторонний облачный сервис с возможностью блокировки провайдером
- Нет возможностей поиска и сортировки договоров
- Риски утечки договоров с открытой почты
- Договор проходил последовательно от 5 до 11 сотрудников и согласовывался в среднем 1 неделю
- Невозможно быстро понять статус договора и ответственного сотрудника
- Нельзя отправить договор на параллельное согласование
ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ, ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА
В первую очередь мы выполнили переход с облачной версии на коробку и приступили к разработке кастомного отчета по эффективности задач. Он учитывает иерархию сотрудников в отделах и показывает сколько задач завершено, количество замечаний, эффективность с разбиением по отделам и считает суммарные показатели отделов и сотрудников.
Далее мы провели аудит потребностей заказчика и ознакомились с действующей схемой подписания договоров. Составили ТЗ для автоматизации данного процесса с помощью возможностей Битрикс24.
Разработали бизнес-процесс который включает в себя гибкую процедуру согласования и утверждения договоров, учитывающий все потребности заказчика. В том числе задачи на внесение данных по договорам в 1С. Также добавили возможность отслеживать статусы на любом этапе.
Внедрили универсальный список для хранения данных по договорам, которые согласуются посредством разработанного БП. Замечания от согласующих лиц хранятся в отдельном множественном поле и видны как на этапе согласования, так и для просмотра после утверждения. Это позволяет сделать процесс доработки документов максимально прозрачным и эффективным.
Также мы предусмотрели различные варианты сценариев в процессе согласования договоров при наличии замечаний у согласующих лиц. Нумерация для доходных и расходных договоров выполняется автоматически с помощью созданного нумератора.
РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
Инициатором процесса согласования и подписания договора может быть любой сотрудник.
Он заполняет специальную форму, в которой указывает название договора, предмет договора в виде краткой информации для руководителей, прикрепляет файлы: договор, приложение, документы контрагента.
Выбирает тип договора: расходный или доходный, от этого зависит нумерация в реестре договоров (она может проставляться автоматически или вносится вручную).
Далее процесс уходит на согласование шести руководителям, они имеют доступ к чтению всех заполненных полей и могут согласовать договор либо вернуть его на доработку инициатору.
В случае возврата на доработку, предусмотрено обязательное поле «Комментарий», его содержимое заносится в отдельное множественное поле элемента и видно всем участникам согласования.
Инициатор в этом случае может выбрать 2 варианта:
- Самостоятельно внести правки в договор и повторно отправить документы на согласование.
- Отправить письмо руководителю юридического отдела и совместно с юристами составить протокол разногласий.
После этого инициатор получает задачу и согласованные документы для дальнейшего подписания с контрагентом, а после загружает их в соответствующее поле в карточке БП.
Финальным подписанием договора у генерального директора занимается юридический отдел. А бухгалтерия получает задачу на заведение договора в 1С.
В процессе согласования и подписания при внесении правок, поля документов перезаписываются на актуальные обновленные версии.
ПРЕИМУЩЕСТВА
До внедрения Битрикс24, компания вела всю документацию в Excel и инициатору приходилось лично ходить ко всем руководителям для согласования документов. После автоматизации эта процедура существенно сократила время согласования и подписания договоров. Раньше согласование договора на бумаге длилось около 1 недели. В отдельных случаях процесс занимал до 1 месяца сейчас договор согласовывается в среднем за 1 рабочий день.
Внедрили параллельное согласование договора сотрудниками.
Также исключена возможность потери документов, так как теперь они все хранятся в общем реестре с возможностью поиска и сортировки. Теперь по каждому договору виден:
- текущий статус (согласован/на рассмотрении/отклонен)
- ответственный сотрудник
- комментарии согласующих
Повысилось удобство работы для всех отделов, так как видны все комментарии и замечания в процессе согласования. Договор удобно отслеживать благодаря статусам.
Руководители следят за эффективностью выполнения задач благодаря разработанному отчету.
