ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ

Компания «ИНЕКС» оказывает оценочные, экспертные и юридические услуги клиентам из Москвы как в форме консультаций, так и на этапе судебного урегулирования споров. У компании есть все допуски и компетенции для проведения независимой экспертизы, определения технического состояния объектов, величины ущерба, износа и так далее.

ЗАДАЧИ, С КОТОРЫМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ

На момент обращения к нам, в компании уже был Битрикс24, в котором работают специалисты из разных отделов. Общая численность сотрудников на портале – 80 человек.

Главными задачами были: автоматизация новых и улучшение существующих процессов, а также выполнение регулярных административных задач.

Перед началом работ мы провели встречу с ТОП-менеджерами и руководством компании, ознакомились с документацией, выполнили аналитику на портале и изучили все нюансы уже существующих настроек.

Определили приоритетность задач и приступили к их решению:

1. Добавление сотрудников, настройка ролей и предоставление прав доступа

2. Доработка отчетов

3. Обучение сотрудников работе с фильтрами в CRM и в задачах, аналитике звонков

4. Разработка новых и расширение существующих процессов:

• реализация механизма распределения лидов между сотрудниками отдела продаж

• автозаполнение Источника лида, в зависимости от разных исходных значений

• автоматический нумератор сделок

5. Багфиксинг существующих настроек и перенос веб-хуков на сервер компании

ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ, ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

Основная работа была сосредоточена на работе с автоматизацией процессов и построении отчетов, но до этого необходимо было выполнить настройки по CRM.

CRM

Добавили новых сотрудников на портал, создали для них роли (должности), распределили права доступа

Создали новые этапы и поля в сделках.

С помощью роботов настроили автопостановку задач на определенных стадиях сделок, добавили в задачи сотрудников в качестве наблюдателей для контроля выполнения задач, и автопостановку Ответственных сотрудников. А после успешного закрытия сделки (продажи услуг) создается сделка в направлении Юридические услуги с фиксированной стоимостью, которой далее занимается юридический отдел.

Добавили рассылки (WAZZUP, e-mail). На определенной стадии сделки, клиенту отправляются разные сообщения и уведомления.

ОТЧЕТЫ

В компании уже были настроены некоторые отчеты, в них нужно было внести дополнения.

С КАКИМИ ТЕХНИЧЕСКИМИ СЛОЖНОСТЯМИ ПРИШЛОСЬ СТОЛКНУТЬСЯ

Битрикс24 не позволяет редактировать ранее созданные отчеты, поэтому мы создали их заново с новыми настройками.

ЗАГРУЗКА ОЦЕНЩИКОВ

Проблема была с тем, что в отчете показывались не все оценщики.

Мы актуализировали список оценщиков и количество уникальных открытых сделок, которые он ведет.

СТОИМОСТЬ ПО ТИПАМ РАБОТ, СДЕЛАННЫХ ОЦЕНЩИКАМИ

Отчет показывает, по каким объектам работали оценщики, сумму и если объект сдан то какая дата.

КОЛИЧЕСТВО ЗАДАЧ НА ОЦЕНЩИКАХ

В данном отчете руководитель видит количество задач подчиненных.

Мы добавили фильтр, который ограничивает результаты по определенным условиям.

ЗАДАЧИ ОЦЕНЩИКОВ СО СТАТУСАМИ И СРОКАМИ

Ответ для руководителя отдела оценщиков. Позволяет следить за текущими задачами и помогает обеспечить их своевременное выполнение.

Ко всем отчетам мы дали доступ руководителям отделов.

ОБУЧЕНИЕ

Провели обучение для отдела продаж и маркетинга. Показали, как пользоваться фильтрами в задачах и CRM, чтобы посмотреть самую точную сводку по сделкам и лидам за определенный период.

Обучение для руководителей было по разделу аналитики и распределению звонков.

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ

НУМЕРАТОР СДЕЛОК

Каждое обращение клиента это сделка в CRM. Сюда входят заказы на услуги из разных направлений: оценка, экспертиза, страхование, юридические услуги и тд.

Мы настроили последовательную нумерацию сделок, которая присваивается автоматически при каждом новом заказе. Этот номер также идет в документы по сделке, что делает работу с ней очень удобной.

А так как в месяц таких сделок может быть большое количество, то мы добавили настройку, и каждое 1 число счетчик снова начинается с 1.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЛИДОВ МЕЖДУ МЕНЕДЖЕРАМИ ОТДЕЛА ПРОДАЖ

В отделе продаж есть 4 менеджера, которые обрабатывают входящие обращения.

Мы настроили процесс, который при поступлении нового обращения, меняет Ответственного менеджера через каждые 5 минут, пока оно не будет взято в работу одним из специалистов.

Эта настройка исключает сделки, которые были созданы вручную. В них ответственный менеджер остается неизменным.

Для повторных обращений срабатывает проверка и оно присваивается менеджеру, который ранее уже работал с этим клиентом.

БАГФИКСИНГ

Перенесли веб-хуки с сервера прошлого подрядчика на сервер компании.

Решили проблему распределения лидов через веб-хук.

РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ

На портале все сотрудники очень активно работают в CRM, которая связана с разными процессами и роботами. Менеджеры ведут сделки и коммуникацию с клиентами. Налажена система постановки и контроля задач. В задачах установлены дедлайны, добавляются наблюдатели из отдела контроля. Руководители контролируют загрузку своих подчиненных, проводят аналитику звонков. В любое время могут сформировать актуальный отчет для анализа рабочего процесса и контроля показателей сотрудников.

ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ

Благодаря автоматизации процессов, у всех сотрудников есть четкое понимание задач и что нужно сделать, повысилась мотивация к работе, а входящие заявки оперативно обрабатываются. У руководителей есть понимание, какой источник дает больше лидов, какое количество сделок в работе, понятна загрузка каждого сотрудника.