ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ
Управляющая компания «Макситорг» занимается арендным бизнесом и управлением коммерческой недвижимостью.
![](/image/notion/539c76c4158c49482be9fdf88b6e7a59e2eebf75e3d0d6ff87d8065a99296056a7316401a761f3e9a489b71df9023e2d9873e49fedb0805d67c3a295c6cebfcf.png)
ЗАДАЧИ, С КОТОРЫМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ
Необходимо внедрить корпоративный портал для коммуникации между сотрудниками разных подразделений и офисов, ведения общего документооборота, автоматизации согласования рутинных операций и учета работы с клиентами в CRM.
Настроить учет товарно-материальных ценностей на разных объектах.
Добавить форму на сайте для сбора заявок на сотрудничество в сфере недвижимости организовать их обработку на портале.
ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ
Мы развернули рабочий и тестовый портал и подключили к системе контроля версий git.
Заполнили структуру компании, персональные данные сотрудников, указали должности, подразделения и распределили права доступа.
Настроили телефонию Mango и виртуальную АТС Мегафон.
80% функционала проекта – это документооборот, мы реализовали его для 6 торговых центров и медицинских офисов.
Бизнес-процессы
У клиента 20 собственных юридических лиц, и большое количество операций, которые мы автоматизировали:
- реестр и согласование договоров
- выдача оригиналов документов
- реестр входящей, исходящей корреспонденции
- заявки на оплату
- реестр закрывающих документов и актов сверки
- заявки на плановые работы
- реестр платежей
- прочие внутренние операции
Процесс согласования какого-либо документа мы сделали универсальным с возможностью создавать шаблоны и придавать им различные названия.
Отдел кадров
Настроили отдельную воронку “Отдел кадров”, в ней у каждого сотрудника есть своя карточка.
![](/image/notion/8e2b3fbea5182de7d6260fcba2c0013ed795305fa3aac313b74865c8bbea71c1f6c8054ca3b58da5b6dcf01c42b28e3743b4c44176c956772a025b7bde81e64b.png)
На каждой стадии настроена своя логика автоматизации, которая учитывает дни отпуска, больничного, з/п и т.д.
- заявка на набор новых сотрудников
- заявление на отпуск/за свой счет/увольнение
- Оформление больничного - настроена отдельная воронка в CRM, где у каждого сотрудника есть своя карточка, в которой фиксируется вся информация, сколько дней в текущем году он уже был на больничном, сколько осталось дней.
Детальнее о некоторых процессах мы рассказали в статьях:
“Оформление больничного в Битрикс24. Забота о здоровье, а не о согласованиях”
“Ускоряем процесс согласования и оформления отпусков”
Учет товарно-материальных ценностей
Мы создали реестр товарно-материальных ценностей. Настроили иерархию номенклатур/подноменклатур для удобного учета ТМЦ. Реализовали цепочку согласований, в соответствии с пожеланиями клиента. Обеспечили интеграцию с другими процессами на портале (создание ТМЦ из процесса “Заявки на оплату”).
Удобный поиск и фильтрация объектов в реестре позволяют быстро найти всю информацию по интересующему нас ТМЦ. Теперь там храниться более 1000 объектов ТМЦ в 7 офисах компании и цифра продолжает расти.
Весь этот процесс мы описали в статье Учёт товарно-материальных ценностей (ТМЦ)
CRM
На сайте https://9031083316.ru/ мы добавили форму, заполнив которую, клиент может оставить заявку на сотрудничество в сфере недвижимости.
Настроили отдельную воронку под эти обращения. Назначили ответственного за это направление сделок, добавили контролирующего сотрудника. Настроили автоматизацию связанную с обработкой этих сделок (постановка задач с информацией о заказе, уведомления сотрудников, контроль сроков и напоминания). Формы мы стилизовали под цвета и стиль сайта клиента.
![](/image/notion/ee8b684a25ab0110a6731d0af888657f506038876a9feaf1b1c83d5bd8c5762a81a5a4c02c38b0237222d54b1456b9c9eb4b88705ba4527ee8b739f73d852a88.png)
Эти заявки попадают на портал в отдельную воронку сделок “Обращение с сайта”, Ответственный сотрудник получает уведомление и берет задачу в работу.
![](/image/notion/db6486b84f69f0c7b7ee4c023805779d9d092cb597d03fb3a2c19c16ebe8b430fbe32dd18db17a893e5f58c28315c693a76cbb22339ccf29cc3b5f00208a9661.png)
![](/image/notion/503168f4b7742b3e339b48d420fd5f047ba8ebfda101886e849ab12047af8fd695a78aa7c4fd71c08e69af8055efa74ee5fb4bbddd79765998518d93bd8924d2.png)
РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
Сотрудники ежедневно работают в Битрикс24, между разными подразделениями налажена коммуникация, автоматизированы рутинные действия.
Мы преодолели сопротивление сотрудников отдела кадров, так как они привыкли работать в 1С. Но с внедрением Битрикс24, стало удобно вести все задачи в одном месте, не переключаясь между разными программами и контролировать все кадровые процессы.
![](/image/notion/656fad244f473be299f2e9233c9f3127976aa29e17af61441f3d7a0563da5ecc0736f04465539b12786f60784ce3822634f3b32383fb692210db5012697e5d3b.png)
Налаженный документооборот в компании позволяет отслеживать документы на любом этапе согласований и хранить их в одном месте.
А обращения с сайта оперативно обрабатываются и не теряются.
ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ
Портал стал средой объединяющей в себе основные рабочие процессы компании по различным видам бизнеса. Мы продолжаем работать с клиентом, добавляем и автоматизируем процессы на портале Битрикс24.