ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ

Управляющая компания «Макситорг» занимается арендным бизнесом и управлением коммерческой недвижимостью.

ЗАДАЧИ, С КОТОРЫМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ

Необходимо внедрить корпоративный портал для коммуникации между сотрудниками разных подразделений и офисов, ведения общего документооборота, автоматизации согласования рутинных операций и учета работы с клиентами в CRM.

Настроить учет товарно-материальных ценностей на разных объектах.

Добавить форму на сайте для сбора заявок на сотрудничество в сфере недвижимости организовать их обработку на портале.

ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ

Мы развернули рабочий и тестовый портал и подключили к системе контроля версий git.

Заполнили структуру компании, персональные данные сотрудников, указали должности, подразделения и распределили права доступа.

Настроили телефонию Mango и виртуальную АТС Мегафон.

80% функционала проекта – это документооборот, мы реализовали его для 6 торговых центров и медицинских офисов.

Бизнес-процессы

У клиента 20 собственных юридических лиц, и большое количество операций, которые мы автоматизировали:

• реестр и согласование договоров

• выдача оригиналов документов

• реестр входящей, исходящей корреспонденции

• заявки на оплату

• реестр закрывающих документов и актов сверки

• заявки на плановые работы

• реестр платежей

• прочие внутренние операции

Процесс согласования какого-либо документа мы сделали универсальным с возможностью создавать шаблоны и придавать им различные названия.

Отдел кадров

Настроили отдельную воронку “Отдел кадров”, в ней у каждого сотрудника есть своя карточка.

На каждой стадии настроена своя логика автоматизации, которая учитывает дни отпуска, больничного, з/п и т.д.

• заявка на набор новых сотрудников

• заявление на отпуск/за свой счет/увольнение

• Оформление больничного - настроена отдельная воронка в CRM, где у каждого сотрудника есть своя карточка, в которой фиксируется вся информация, сколько дней в текущем году он уже был на больничном, сколько осталось дней.

Детальнее о некоторых процессах мы рассказали в статьях:

“Оформление больничного в Битрикс24. Забота о здоровье, а не о согласованиях”

“Ускоряем процесс согласования и оформления отпусков”

Учет товарно-материальных ценностей

Мы создали реестр товарно-материальных ценностей. Настроили иерархию номенклатур/подноменклатур для удобного учета ТМЦ. Реализовали цепочку согласований, в соответствии с пожеланиями клиента. Обеспечили интеграцию с другими процессами на портале (создание ТМЦ из процесса “Заявки на оплату”).

Удобный поиск и фильтрация объектов в реестре позволяют быстро найти всю информацию по интересующему нас ТМЦ. Теперь там храниться более 1000 объектов ТМЦ в 7 офисах компании и цифра продолжает расти.

Весь этот процесс мы описали в статье Учёт товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

CRM

На сайте https://9031083316.ru/ мы добавили форму, заполнив которую, клиент может оставить заявку на сотрудничество в сфере недвижимости.

Настроили отдельную воронку под эти обращения. Назначили ответственного за это направление сделок, добавили контролирующего сотрудника. Настроили автоматизацию связанную с обработкой этих сделок (постановка задач с информацией о заказе, уведомления сотрудников, контроль сроков и напоминания). Формы мы стилизовали под цвета и стиль сайта клиента.

Эти заявки попадают на портал в отдельную воронку сделок “Обращение с сайта”, Ответственный сотрудник получает уведомление и берет задачу в работу.

РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ

Сотрудники ежедневно работают в Битрикс24, между разными подразделениями налажена коммуникация, автоматизированы рутинные действия.

Мы преодолели сопротивление сотрудников отдела кадров, так как они привыкли работать в 1С. Но с внедрением Битрикс24, стало удобно вести все задачи в одном месте, не переключаясь между разными программами и контролировать все кадровые процессы.

Налаженный документооборот в компании позволяет отслеживать документы на любом этапе согласований и хранить их в одном месте.

А обращения с сайта оперативно обрабатываются и не теряются.

ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ

Портал стал средой объединяющей в себе основные рабочие процессы компании по различным видам бизнеса. Мы продолжаем работать с клиентом, добавляем и автоматизируем процессы на портале Битрикс24.