ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ
Управляющая компания «Макситорг» занимается арендным бизнесом и управлением коммерческой недвижимостью.
ЗАДАЧИ, С КОТОРЫМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ
Необходимо внедрить корпоративный портал для коммуникации между сотрудниками разных подразделений и офисов, ведения общего документооборота, автоматизации согласования рутинных операций и учета работы с клиентами в CRM.
Настроить учет товарно-материальных ценностей на разных объектах.
Добавить форму на сайте для сбора заявок на сотрудничество в сфере недвижимости организовать их обработку на портале.
ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ
Мы развернули рабочий и тестовый портал и подключили к системе контроля версий git.
Заполнили структуру компании, персональные данные сотрудников, указали должности, подразделения и распределили права доступа.
Настроили телефонию Mango и виртуальную АТС Мегафон.
80% функционала проекта – это документооборот, мы реализовали его для 6 торговых центров и медицинских офисов.
Бизнес-процессы
У клиента 20 собственных юридических лиц, и большое количество операций, которые мы автоматизировали:
- реестр и согласование договоров
- выдача оригиналов документов
- реестр входящей, исходящей корреспонденции
- заявки на оплату
- реестр закрывающих документов и актов сверки
- заявки на плановые работы
- реестр платежей
- прочие внутренние операции
Процесс согласования какого-либо документа мы сделали универсальным с возможностью создавать шаблоны и придавать им различные названия.
Отдел кадров
Настроили отдельную воронку “Отдел кадров”, в ней у каждого сотрудника есть своя карточка.
На каждой стадии настроена своя логика автоматизации, которая учитывает дни отпуска, больничного, з/п и т.д.
- заявка на набор новых сотрудников
- заявление на отпуск/за свой счет/увольнение
- Оформление больничного - настроена отдельная воронка в CRM, где у каждого сотрудника есть своя карточка, в которой фиксируется вся информация, сколько дней в текущем году он уже был на больничном, сколько осталось дней.
Детальнее о некоторых процессах мы рассказали в статьях:
“Оформление больничного в Битрикс24. Забота о здоровье, а не о согласованиях”
“Ускоряем процесс согласования и оформления отпусков”
Учет товарно-материальных ценностей
Мы создали реестр товарно-материальных ценностей. Настроили иерархию номенклатур/подноменклатур для удобного учета ТМЦ. Реализовали цепочку согласований, в соответствии с пожеланиями клиента. Обеспечили интеграцию с другими процессами на портале (создание ТМЦ из процесса “Заявки на оплату”).
Удобный поиск и фильтрация объектов в реестре позволяют быстро найти всю информацию по интересующему нас ТМЦ. Теперь там храниться более 1000 объектов ТМЦ в 7 офисах компании и цифра продолжает расти.
Весь этот процесс мы описали в статье Учёт товарно-материальных ценностей (ТМЦ)
CRM
На сайте https://9031083316.ru/ мы добавили форму, заполнив которую, клиент может оставить заявку на сотрудничество в сфере недвижимости.
Настроили отдельную воронку под эти обращения. Назначили ответственного за это направление сделок, добавили контролирующего сотрудника. Настроили автоматизацию связанную с обработкой этих сделок (постановка задач с информацией о заказе, уведомления сотрудников, контроль сроков и напоминания). Формы мы стилизовали под цвета и стиль сайта клиента.
Эти заявки попадают на портал в отдельную воронку сделок “Обращение с сайта”, Ответственный сотрудник получает уведомление и берет задачу в работу.
РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
Сотрудники ежедневно работают в Битрикс24, между разными подразделениями налажена коммуникация, автоматизированы рутинные действия.
Мы преодолели сопротивление сотрудников отдела кадров, так как они привыкли работать в 1С. Но с внедрением Битрикс24, стало удобно вести все задачи в одном месте, не переключаясь между разными программами и контролировать все кадровые процессы.
Налаженный документооборот в компании позволяет отслеживать документы на любом этапе согласований и хранить их в одном месте.
А обращения с сайта оперативно обрабатываются и не теряются.
ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ
Портал стал средой объединяющей в себе основные рабочие процессы компании по различным видам бизнеса. Мы продолжаем работать с клиентом, добавляем и автоматизируем процессы на портале Битрикс24.
