Свяжитесь с нами: Telegram WhatsApp
info@garnet-lab.com
ENGLISH
+7 495 414 18 36

Торговый Дом «Билдэкс»

Настройка бизнес-процессов по работе с лидами и автоматизации продаж, автоматизация документооборота

Сфера деятельности:

Производитель алюминиевых композитных панелей

Интеграции:

Версия Битрикс24:

1С-Битрикс24: Корпоративный портал - 100

Ссылка на сайт:

https://bildex.ru/

ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ

Компания «Торговый Дом «Билдэкс» – производитель алюминиевых композитных панелей.

Компания GRADAS специализируется на производстве навесных объемных фасадов. Ее специалисты выполняют все работы по проектированию, а также оформлению и согласованию всей технической документации, необходимой для монтажа фасадов.

Данные действия предполагают длительный цикл сделки, в котором участвуют сразу несколько сотрудников отдела продаж и отдела производства, а также требуется согласование и передача информации между этими подразделениями.

Notion image

ЗАДАЧИ, С КОТОРЫМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ

Необходимо было вести согласование документов в современной системе, фиксируя кто согласующий и на какой стадии находится процесс согласования.

Также настроить бизнес-процессы в отделе продаж. Чтобы избежать потери в деньгах от упущенных заявок и упростить сложный процесс продаж в первую очередь от внедрения CRM требовалась автоматизация входящих лидов, а также прохождение сделки по четкому алгоритму с запросами дополнительной информации, выполнением расчетов и контроля своевременного и адресного ее предоставления.

ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ, ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

Мы взяли портал на сопровождение, развернули тестовый и подключили их к системе контроля версий git.

Автоматизировали процесс согласования документов.

Настроили бизнес-процессы:

  • по работе с лидами, их первичную обработку – процесс который включает в себя анкетирование и выявление потребностей заказчиков;
  • по согласованию коммерческих предложений с генеральным директором
  • по обработке сделки в отделе продаж, процесс автоматически указывает ответственного менеджера, переходит на согласование условий с руководителем отдела продаж и автоматически отправляет предложение клиенту.

РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ

Схема согласования договоров:

Запуск процесса инициатором

Инициатор запускает процесс из ленты новостей (или добавляет элемент в самом реестре договоров).

Notion image
 

Открывается стартовая форма, с необходимым набором полей.

Notion image
Notion image
💡
Договор можно сгенерировать из шаблона в Битрикс24 либо загрузить файл с компьютера.

Согласование смешанного типа

💡
Смешанный тип согласования – когда набор согласующих лиц заранее предопределён в зависимости от типа договора и есть возможность дополнить список согласующих вручную.

Инициатору приходит запрос с возможностью добавить до трех дополнительных согласующих.

Notion image
 

После выбора дополнительных согласующих, договор уходит на согласование параллельно всем согласующим.

Notion image

Согласование свободного типа

💡
Свободный тип согласования – когда набор согласующих лиц заранее не определён и инициатор самостоятельно выбирает согласующих.
Notion image

Что видит согласующий

Каждый сотрудник, который должен согласовать договор, получает запрос со ссылкой на сам элемент (туда можно провалиться и посмотреть всю информацию). В данном примере это файл договора, приложения и кликабельная карточка контрагента из CRM.

Notion image
 

В случае утверждения документов, комментарий необязательный. В историю занесется только дата/время и положительный ответ. А в случае возврата документов на доработку необходимо заполнить обязательный комментарий, который также будет занесен в историю согласования.

💡
Множественное поле “Обсуждение” в котором хранится история согласования представлена ниже.
Notion image

Утверждение договора генеральным директором

После положительного согласования всеми сотрудниками – процесс уходит генеральному директору.

Notion image
 

Запрос на согласование у Гендиректора отличается тем, что на этом этапе уже сформирован Лист согласования, который выведен в окно запроса.

Notion image

Доработка/исправления в договоре

Предположим, что Гендиректор вернул договор на доработку. Сценарий аналогичный для возврата любым из согласующих. Инициатор процесса получит запрос.

Notion image
 

В этом запросе будет отражена информация, и предложено выбрать дальнейший сценарий действий.

Notion image

Посмотреть историю согласования и комментарии можно в поле “Обсуждение”

Notion image
 

После выбора сценария исправления договора, предлагается внести исправленный файл, после чего запрос снова поступает на Гендиректора.

💡
При возврате документа на доработку/исправление любым из согласующих, договор придет на повторное согласование только тем, кто его отклонял
Notion image

Договор утверждён

После финального утверждения Генеральным директором, перезаписывается лист согласования со всеми участниками

Notion image

Подписание договора

Создается задача на секретаря в специальной группе задач “Согласование договоров”.

Notion image
 

В описании задачи содержится информативный текст и прямой доступ на необходимые файлы. Крайний срок задачи также задан алгоритмом.

Notion image
 

Запрос секретарю на загрузку сканов подписанных документов после завершения задачи.

Notion image

Реестр и статус договоров

На этом процесс завершается. Вся информация по договору хранится в реестре.

Notion image
Notion image
💡
Можно настраивать отображение в списке только нужных полей элементов, а также менять их местами
 

Отдельно есть поле “Статус”, в котором можно отслеживать согласование

Notion image
 

Значения этого поля определялись под индивидуальный процесс клиента.

Notion image

ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ

Упростили процесс продаж, лиды не теряются, а благодаря анкетированию, всегда выявляется точный запрос клиента.

Процессы в отделе продаж автоматизированы, что позволяет менеджерам удобно вести сделки.

Согласование договоров существенно повысило качество работы:

  1. Сотрудникам легко запустить процесс согласования.
  1. Сокращается время согласование договора. На практике замеры показали сокращение с 2х дней, до 2х часов на подписание договора без внесения правок.
  1. Можно задать заранее предопределенные алгоритмы для согласования договоров, обеспечить присутствие необходимых сотрудников в процессе согласования определенных документов.
  1. Удобное хранение и поиск договоров в реестре.
  1. Удобное отслеживание текущего статуса договора.
  1. Прозрачная история согласования – видно кто, когда и что ответил.
  1. Возможна автоматическая генерация любых документов на основании данных в процессе согласования.

Также мы регулярно обновляем портал клиента и следим за его работоспособностью.

Есть вопросы или нужно решение Вашей задачи?

Оставьте заявку, заполнив форму обратной связи. Наш специалист свяжется с Вами в самое ближайшее время