ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ
Компания «Торговый Дом «Билдэкс» – производитель алюминиевых композитных панелей.
Компания GRADAS специализируется на производстве навесных объемных фасадов. Ее специалисты выполняют все работы по проектированию, а также оформлению и согласованию всей технической документации, необходимой для монтажа фасадов.
Данные действия предполагают длительный цикл сделки, в котором участвуют сразу несколько сотрудников отдела продаж и отдела производства, а также требуется согласование и передача информации между этими подразделениями.
![](/image/notion/37c09418b1b9c232ca23566fa2c1eeb70a675c7ecdb723abf3a6592d79a1757a5834b8fb08ad9b8dac07b93c8f57ae4b5c1c73276d9380673dcb1241eb9a5890.jpg)
ЗАДАЧИ, С КОТОРЫМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ
Необходимо было вести согласование документов в современной системе, фиксируя кто согласующий и на какой стадии находится процесс согласования.
Также настроить бизнес-процессы в отделе продаж. Чтобы избежать потери в деньгах от упущенных заявок и упростить сложный процесс продаж в первую очередь от внедрения CRM требовалась автоматизация входящих лидов, а также прохождение сделки по четкому алгоритму с запросами дополнительной информации, выполнением расчетов и контроля своевременного и адресного ее предоставления.
ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ, ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА
Мы взяли портал на сопровождение, развернули тестовый и подключили их к системе контроля версий git.
Автоматизировали процесс согласования документов.
Настроили бизнес-процессы:
- по работе с лидами, их первичную обработку – процесс который включает в себя анкетирование и выявление потребностей заказчиков;
- по согласованию коммерческих предложений с генеральным директором
- по обработке сделки в отделе продаж, процесс автоматически указывает ответственного менеджера, переходит на согласование условий с руководителем отдела продаж и автоматически отправляет предложение клиенту.
РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
Схема согласования договоров:
Запуск процесса инициатором
Инициатор запускает процесс из ленты новостей (или добавляет элемент в самом реестре договоров).
![](/image/notion/1f0978d9e28785ef09828847c6adfdab6fa456104d4aa89e71cddbc6c7390c676f49e12b0f474ce99fef42bfb3434a37409bd311a664e32528b3610ebc6b0b0c.png)
Открывается стартовая форма, с необходимым набором полей.
![](/image/notion/aa9e8519519a641827753fa36036b582b5a8d0c4fa87b578f26ba53411d70898cae51276747083e6b5bc1b028969ee79898a7d4d815c22ab04f9528fbb555ee7.png)
![](/image/notion/4e939f9b9ebc4fb29dff916c5aa35492e5048bddd3c9307146dbdd26e5186e7e91e326c2240f8102249b8145c0212c01ca851c57fd101e36660fd16fa9b1fb65.png)
Согласование смешанного типа
Инициатору приходит запрос с возможностью добавить до трех дополнительных согласующих.
![](/image/notion/ebd590634ffbcfee13122a70278a983965fdf3174e04f4ba506a3fba75c8ce1f6501099773d5427afe74123a7b605a2c5340b4ccf7dbe9c6ad0c5053971d209f.png)
После выбора дополнительных согласующих, договор уходит на согласование параллельно всем согласующим.
![](/image/notion/755be18e3c4d73998ffa00ff23d1608d2db818570ea561dee354c1b88467ba4bf5a7d58c6c23da1ce71dee88d70598b5b0098a83f6a1eda51c8398fa7d5aed41.png)
Согласование свободного типа
![](/image/notion/47884fe7fd7f580332259712ae545dfaf246936be866e3b74d8f67cd10a3d7376b8050fdc995079540c495be3c3006427c3ad1f5e9274c54fb7703b3ea0ffc55.png)
Что видит согласующий
Каждый сотрудник, который должен согласовать договор, получает запрос со ссылкой на сам элемент (туда можно провалиться и посмотреть всю информацию). В данном примере это файл договора, приложения и кликабельная карточка контрагента из CRM.
![](/image/notion/93ccf8462530d4421d77dbb97f30124874a38c5301ce28604a374847ebc73d1fa3f5458378548aeb4cef512e4b4a1d45cc1cd1f606ddb7a87b6ed2f2404e3c73.png)
В случае утверждения документов, комментарий необязательный. В историю занесется только дата/время и положительный ответ. А в случае возврата документов на доработку необходимо заполнить обязательный комментарий, который также будет занесен в историю согласования.
![](/image/notion/5553ba75868a0fe709059f9a76b06c14454d72e7e94f2fe03b8c37fb4017b4a5941191d5d6fd8c130be91d1804b3001e15ff19b74dec91341103c93e29b75338.png)
Утверждение договора генеральным директором
После положительного согласования всеми сотрудниками – процесс уходит генеральному директору.
![](/image/notion/c03f653bfbff15cb2eeb414b3c185b7d61f72bebc1af5fcebebae1ea061064d0f38eac89b785567d4180c691ca7d49be333535d9cf3d298b785bc0f9291ea6ff.png)
Запрос на согласование у Гендиректора отличается тем, что на этом этапе уже сформирован Лист согласования, который выведен в окно запроса.
![](/image/notion/5032c80c1e9a8f8e1214240602016fb2849b152ff92b08882120d824976627f7735f944f2e549f21d627b8b4d2473f02351e0185ed02283ef5f17ffb9088de93.png)
Доработка/исправления в договоре
Предположим, что Гендиректор вернул договор на доработку. Сценарий аналогичный для возврата любым из согласующих. Инициатор процесса получит запрос.
![](/image/notion/a45244a3300f3c7ce64691a39f4a02b4ccd569173a58953f10885a9defa61eefd1b2efa32f749a5d302ccc40a73c679d4168a994bb1f01528c1d328013cf587b.png)
В этом запросе будет отражена информация, и предложено выбрать дальнейший сценарий действий.
![](/image/notion/a261afec889ca5ec869e7e4281fbe0c229ae32ff85caeb6fc0c2ac55134edd4687b998cee668d2ab6ed10eac2dd397811b25654089ff2574d7cf5ad10fbbef4c.png)
Посмотреть историю согласования и комментарии можно в поле “Обсуждение”
![](/image/notion/35f6ad56a0b89189b8c4ded750a6bb7a3b622ce38d00db7f97a30965c66bb24ee0f53207272be2cbd9a7290de118c1c8d1991962cf79eb30151ad6daa0112adb.png)
После выбора сценария исправления договора, предлагается внести исправленный файл, после чего запрос снова поступает на Гендиректора.
![](/image/notion/3d32d8bea1df436ce7ee9769cdd0e2fd5744a8fbdd9ab52506c11b863ac3f0fa3868b3ce355eca1276a8f1a8c7074d2b1fa768c2dcbac92545144b10a6f4f07d.png)
Договор утверждён
После финального утверждения Генеральным директором, перезаписывается лист согласования со всеми участниками
![](/image/notion/24ca4ee58f78a4bcc66a30c5dae9a39152b5ce55b13442f834f7eced6da959339ab2d6552d8a54f03cf4a2f9af6cdb5d262ac985fd359adda5d03626bcb8df92.png)
Подписание договора
Создается задача на секретаря в специальной группе задач “Согласование договоров”.
![](/image/notion/5c82bd96e0c45d83d1bb37742ad350a7230077b17db1b3d27b18f079fe6ea9a3a46eadd6f67935568c8e9d7816f6c593c7972d13cd1c24a1485d8c431458592d.png)
В описании задачи содержится информативный текст и прямой доступ на необходимые файлы. Крайний срок задачи также задан алгоритмом.
![](/image/notion/5145c7adfd177991765a9047c04cbab800adb08d6a869ade3263e549c12e6fa6e3d6d77421defea88a549cfc2569209443213ba846b8ee82d674e1f88d1c641c.png)
Запрос секретарю на загрузку сканов подписанных документов после завершения задачи.
![](/image/notion/05d0269f04ea9c81a77ff2b43f59a46a602aff1e3a77287917997c390c3b08ec42747db51cb341a87207794d5ee891930a0c2c5de5b7c1b7d57a3d62cd7928ca.png)
Реестр и статус договоров
На этом процесс завершается. Вся информация по договору хранится в реестре.
![](/image/notion/23625557029a70b13e63f77aa76d61b5cab619e4d8d2124acce4d50ae543fdf9f1393c60093193b91bebaca4ecad399db75447c6bd5d4df33cd8861f08195945.png)
![](/image/notion/8d19046be227f2f436832d7a6fd290684e37de376a46a621007963d781959637286709d9805a7b929cf24d8bafe1517addf0a1b35b1df6b7adc3cb9a8120cee7.png)
Отдельно есть поле “Статус”, в котором можно отслеживать согласование
![](/image/notion/54bf004104a9e01b4692d10c71f368f774270c4e7745c4f496b7530ad8f8a32a47875d289345bd12e50ea60d78c78c01be4c96b02862a103c5ded2413ac78fce.png)
Значения этого поля определялись под индивидуальный процесс клиента.
![](/image/notion/813bab7ece1bd36223bbfa910b401667f978f110bb00df6399700d928d45d7dbafedce54cd57ff74859945df3913feca4d2294981acf92f260e186c1bd6ebad8.png)
ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ
Упростили процесс продаж, лиды не теряются, а благодаря анкетированию, всегда выявляется точный запрос клиента.
Процессы в отделе продаж автоматизированы, что позволяет менеджерам удобно вести сделки.
Согласование договоров существенно повысило качество работы:
- Сотрудникам легко запустить процесс согласования.
- Сокращается время согласование договора. На практике замеры показали сокращение с 2х дней, до 2х часов на подписание договора без внесения правок.
- Можно задать заранее предопределенные алгоритмы для согласования договоров, обеспечить присутствие необходимых сотрудников в процессе согласования определенных документов.
- Удобное хранение и поиск договоров в реестре.
- Удобное отслеживание текущего статуса договора.
- Прозрачная история согласования – видно кто, когда и что ответил.
- Возможна автоматическая генерация любых документов на основании данных в процессе согласования.
Также мы регулярно обновляем портал клиента и следим за его работоспособностью.