ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ
Компания «Торговый Дом «Билдэкс» – производитель алюминиевых композитных панелей.
Компания GRADAS специализируется на производстве навесных объемных фасадов. Ее специалисты выполняют все работы по проектированию, а также оформлению и согласованию всей технической документации, необходимой для монтажа фасадов.
Данные действия предполагают длительный цикл сделки, в котором участвуют сразу несколько сотрудников отдела продаж и отдела производства, а также требуется согласование и передача информации между этими подразделениями.
ЗАДАЧИ, С КОТОРЫМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ
Необходимо было вести согласование документов в современной системе, фиксируя кто согласующий и на какой стадии находится процесс согласования.
Также настроить бизнес-процессы в отделе продаж. Чтобы избежать потери в деньгах от упущенных заявок и упростить сложный процесс продаж в первую очередь от внедрения CRM требовалась автоматизация входящих лидов, а также прохождение сделки по четкому алгоритму с запросами дополнительной информации, выполнением расчетов и контроля своевременного и адресного ее предоставления.
ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ, ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА
Мы взяли портал на сопровождение, развернули тестовый и подключили их к системе контроля версий git.
Автоматизировали процесс согласования документов.
Настроили бизнес-процессы:
- по работе с лидами, их первичную обработку – процесс который включает в себя анкетирование и выявление потребностей заказчиков;
- по согласованию коммерческих предложений с генеральным директором
- по обработке сделки в отделе продаж, процесс автоматически указывает ответственного менеджера, переходит на согласование условий с руководителем отдела продаж и автоматически отправляет предложение клиенту.
РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
Схема согласования договоров:
Запуск процесса инициатором
Инициатор запускает процесс из ленты новостей (или добавляет элемент в самом реестре договоров).
Открывается стартовая форма, с необходимым набором полей.
Согласование смешанного типа
Инициатору приходит запрос с возможностью добавить до трех дополнительных согласующих.
После выбора дополнительных согласующих, договор уходит на согласование параллельно всем согласующим.
Согласование свободного типа
Что видит согласующий
Каждый сотрудник, который должен согласовать договор, получает запрос со ссылкой на сам элемент (туда можно провалиться и посмотреть всю информацию). В данном примере это файл договора, приложения и кликабельная карточка контрагента из CRM.
В случае утверждения документов, комментарий необязательный. В историю занесется только дата/время и положительный ответ. А в случае возврата документов на доработку необходимо заполнить обязательный комментарий, который также будет занесен в историю согласования.
Утверждение договора генеральным директором
После положительного согласования всеми сотрудниками – процесс уходит генеральному директору.
Запрос на согласование у Гендиректора отличается тем, что на этом этапе уже сформирован Лист согласования, который выведен в окно запроса.
Доработка/исправления в договоре
Предположим, что Гендиректор вернул договор на доработку. Сценарий аналогичный для возврата любым из согласующих. Инициатор процесса получит запрос.
В этом запросе будет отражена информация, и предложено выбрать дальнейший сценарий действий.
Посмотреть историю согласования и комментарии можно в поле “Обсуждение”
После выбора сценария исправления договора, предлагается внести исправленный файл, после чего запрос снова поступает на Гендиректора.
Договор утверждён
После финального утверждения Генеральным директором, перезаписывается лист согласования со всеми участниками
Подписание договора
Создается задача на секретаря в специальной группе задач “Согласование договоров”.
В описании задачи содержится информативный текст и прямой доступ на необходимые файлы. Крайний срок задачи также задан алгоритмом.
Запрос секретарю на загрузку сканов подписанных документов после завершения задачи.
Реестр и статус договоров
На этом процесс завершается. Вся информация по договору хранится в реестре.
Отдельно есть поле “Статус”, в котором можно отслеживать согласование
Значения этого поля определялись под индивидуальный процесс клиента.
ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ
Упростили процесс продаж, лиды не теряются, а благодаря анкетированию, всегда выявляется точный запрос клиента.
Процессы в отделе продаж автоматизированы, что позволяет менеджерам удобно вести сделки.
Согласование договоров существенно повысило качество работы:
- Сотрудникам легко запустить процесс согласования.
- Сокращается время согласование договора. На практике замеры показали сокращение с 2х дней, до 2х часов на подписание договора без внесения правок.
- Можно задать заранее предопределенные алгоритмы для согласования договоров, обеспечить присутствие необходимых сотрудников в процессе согласования определенных документов.
- Удобное хранение и поиск договоров в реестре.
- Удобное отслеживание текущего статуса договора.
- Прозрачная история согласования – видно кто, когда и что ответил.
- Возможна автоматическая генерация любых документов на основании данных в процессе согласования.
Также мы регулярно обновляем портал клиента и следим за его работоспособностью.
