ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ

Компания «Альбатрос Моторс» занимается продажей, установкой оригинальных обвесов, ксеноновых и светодиодных фар, фонарей, комплектов для рестайлинга и тюнинга автомобилей, а также новых и б/у кузовных запчастей для Audi BMW Mercedes Volvo Toyota.  

В компании 6 офисов в России - Краснодар, Москва, Ростов-на-Дону и 1 офис в Беларуси - Минск.

ЗАДАЧИ, С КОТОРЫМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ

В компании есть порядка 10 000 товарных позиций, а вся работа по сделкам велась в Excel таблицах.

Клиенты могли оформить заказ на сайте, по телефону или прийти в один из офисов.

Менеджеры вручную создавали сделки. На каждую сделку в Excel заводилась отдельная строка, там менеджер заполнял данные клиента, указывал товары, в другой таблице смотрел скидку, которая может быть применена на комплект товаров и вручную фиксировал эту скидку для клиента.

Также менеджер сам фиксировал свой бонус по той или иной сделке и отмечал остатки на складе в другой таблице после продажи.

Старший продавец магазина собирал информацию по бонусам менеджеров в отдельной таблице и передавал её в бухгалтерию.

Контролировать это все было очень сложно, можно было упустить важные детали.

Учитывая всю специфику работы, мы выделили несколько основных задач, которые необходимо было реализовать:

• оцифровать продажи отдельных запчастей и комплектов с учетом скидок

• фиксировать оплаты для менеджеров (зп/бонусы/штрафы/возвраты)

• вести реестры (каталог товаров, комплекты, начисления менеджерам, операции по оплатам)

• вести складской учёт для контроля остатков на 7 складах

ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ, ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

Клиент обратился к нам с уже установленным Битрикс24, облачный тариф Профессиональный. Мы провели предпроектную аналитику и приступили к настройкам.

CRM

В первую очередь мы сделали воронку продаж, выделив основные этапы

Далее настроили карточку сделки и добавили новые блоки и поля:

• Доставка

• Финансы

РЕЕСТРЫ

Добавили реестры, в которых будет фиксироваться следующая информация:

Комплекты товаров

В каталог добавляются отдельные товары, указывается их стоимость. Из разных групп товаров формируются комплекты со скидкой

Реестр комплектов и скидок на них выглядит так:

Реестр денежных средств и операций

Настроен для отслеживания текущего баланса касс каждого из магазинов, терминала и рабочих карт менеджеров (ранее клиенты могли оплачивать заказы на карту старшим продавцам в магазинах)

Система автоматически добавляет запись в реестр в зависимости от типа операции и варианта зачисления добавляет или отнимает сумму в реестре денежных средств.

Так же добавлен процесс инкассации, чтобы зафиксировать факт перевода средств с карты/кассы/терминала

Начисление/списание средств и бонусов

При закрытии сделки в автоматическом режиме система формирует начисление/списание бонуса и вносит информацию по сумме в соответствующий реестр.

% начисляемого бонуса берется из товарной позиции и зависит от стоимости товаров, а на определенной группе товаров он является фиксированным.

Дополнительно реализован процесс фиксации выдачи зп/начисления премии/штрафа

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ

Далее мы настроили процессы для ведения сделки отделом продаж:

• Подтянуть товары комплекта

• Добавить оплату/сдачу/возврат

• Аннулирование начисления

• Доставка

• Начисление вознаграждения менеджеру

• Проверка вознаграждения на изменение (чтобы менеджер не мог изменить сумму вознаграждения вручную)

• Удалить все товары из сделки - одним нажатием убирает все товарные позиции из сделки и экономит массу времени!

С КАКИМИ ТЕХНИЧЕСКИМИ СЛОЖНОСТЯМИ ПРИШЛОСЬ СТОЛКНУТЬСЯ

В Битрикс24 невозможно учитывать комплекты товаров стандартными методами. Поэтому мы сделали данную настройку через смарт-процессы.

Также недоступна была возможность учитывать скидку с абсолютным (числовым) значением, стандартно скидку можно указывать только в %. Мы нашли решение и реализовали его удобным способом для клиента.

На облачном тарифе есть ограничение по количеству запущенных веб-хуков в секунду, например, когда нам необходимо удалять много товаров одновременно, система не отрабатывала должны образом. Эту проблему мы также решили.

РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ

При поступлении заказа, менеджер создает сделку в CRM, после чего переводит ее на стадию Подбор запчастей. Здесь на менеджера автоматически ставится задача, чтобы он добавил товарные позиции в сделку.

Менеджер может добавить как отдельные товары так и комплекты.

Если был выбран комплект товаров, система сама заменит товарные позиции на составляющие

Сделка меняет стадию, а менеджер контролирует поступление оплаты от клиента.

Для фиксации оплаты он запускает процесс Добавить оплату/сдачу/возврат и выбирает нужные параметры.

По внесенным данным фиксируется вся информация (сдача, оплата, сумма, вариант оплаты и др.)

Оплаченная сумма отображается в поле сделки

Далее менеджер вносит информацию по доставке, а сделка меняет стадию

В соответствии с выбранным вариантом доставки, после осуществления передачи товара клиенту, сделка может перейти либо в стадию Успешно завершена, если вариант доставки был Доставка ТТК/Самовывоз, либо переход на стадию Ожидание денег от курьера/Авито

Менеджер контролирует и фиксирует получение оплаты, закрывает задачу и сделка закрывается как Успешная.

В этот момент создаются записи о вознаграждении менеджера в соответствующих реестрах

ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ

Благодаря внедрению Битрикс24, в компании появилась прозрачность ведения всех процессов. Задействованы 30 сотрудников, включая Руководителя компании, менеджеров по продажам и сотрудников склада.

Главное, что стоит отметить, это настроена удобная работа с большим количеством товаров, некоторые из которых сформированы в комплекты со скидкой.

Все товары занесены в базу, ведется их учёт на нескольких складах.

Воронка продаж полностью оцифрована, видны все текущие сделки, этапы. Теперь менеджер может нажатием 1-ой кнопки добавлять в сделку комплекты не задумываясь о том, какая скидка должна быть и какие товары входят в этот комплект, что значительно ускорило работу.

Менеджеры всегда знают, что необходимо сделать по каждой сделке: оформить заказ, принять оплату либо проконтролировать доставку.

Построена удобная система бонусов по успешным сделкам.

Руководитель полностью контролирует оборот средств, поступления оплат, выплаты сотрудникам, штрафы, инкассацию.

Мы продолжаем работать с порталом клиента и улучшать процессы работы.