No-Stress.IT

Оптовая закупка из-за границы и поставка в розничные сети по России компьютерного оборудования Dell, Huawei и др.

Компания работает с небольшим кругом клиентов, но от каждого клиента одновременно может поступать до 10 заказов на разную продукцию. При этом цикл сделки может достигать 1 месяца.

До внедрения Битрикс24 менеджеры обрабатывали заявки через эл.почту, а заказы и все данные фиксировали в Excel.

Было принято решение расширять и автоматизировать работу с помощью Битрикс24, компания обратилась к нам. Мы провели аналитику внутренних процессов и составили дорожную карту, по которой двигались в процессе внедрения:

1. Построение логики ведения CRM-системы.

2. Разработка воронок и стадий сделок.

3. Добавление полей в сделках.

4. Построить систему обработки разных заказов, которые поступают с одного e-mail. Распределять их по разным сделкам для удобства работы менеджера.

5. Настроить работу отдела маркетинга для обеспечения e-mail рассылок по клиентской базе.

В начале работы мы добавили сотрудников на портал и настроили структуру компании, отдел продаж.

Далее организовали работу с лидами. Подключили через Wazzup 1 телефонный номер, на который пишут новые клиенты.

Через почту лиды не создаются, менеджеры заводят заказы сразу в виде сделок.

Яндекс 360

Настроили корпоративную почту, создали почтовые ящики для сотрудников. У некоторых сотрудников есть несколько мейлов для разных заказов.

Выполнили интеграцию Яндекс 360 с Outlook. Менеджеры используют приложение Outlook для переписок, так там удобно переключаться между почтовыми ящиками.

Написали инструкцию по созданию почты в Яндекс 360.

CRM

Настроили воронки сделок:

Основная воронка. В ней работают менеджеры по продажам. Здесь мы настроили разные стадии и поля.

В процессе ведения сделки создается ряд документов, которые нужно добавлять на разных стадиях. Для каждого документа мы предусмотрели отдельное поле и настройки.

Менеджер не может перейти на другую стадию сделки, пока не будет загружен документ из предыдущей стадии, например КП, квитанции, счет, акт, накладная и др.

Документы по данной сделке сразу содержат счета и для Поставщиков и для Заказчика, что делает работу по заказу максимально удобной.

В этой воронке есть стадия “Запрос на скидку”. Когда клиент запрашивает спец.условия, менеджер переводит сделку на эту стадию. Срабатывает автоматическое перенаправление сделки в другое направление (воронку) Нестандартный запрос.

В этой сделке автоматически становится ответственным Генеральный директор, который принимает решение о скидках и согласовывает условия.

Третья воронка Отложенные сделки – если из Основной воронки сделка задержалась на какой-либо стадии больше 3х недель, она попадает в это направление и Руководитель проектов берет ее в работу.

Настроили списочную форму отображения сделок с информативным интерфейсом привычным менеджерам.

Роботы

С помощью роботов мы настроили автоматическую смену Ответственных в сделках, а также добавили ряд уведомлений для работы с клиентами.

Настроили отображение карточек в канбане, чтобы было видно не только кто создатель, но и кто Ответственный по сделке.

Разработка нумератора заказов

Мы создали разработку на php – нумератор, который согласно определенной логике автоматически присваивает номер заказа в сделке, которую создал менеджер.

Этот же номер идет в документы (накладные, счета, закрывающие документы).

С какими техническими сложностями пришлось столкнуться

Менеджеры общаются с клиентами и получают заказы через эл.почту. От одного клиента (с одного мейла) за один день может поступить несколько заказов на разное оборудование.

В Битрикс24 нельзя разделить цепочку входящих писем от 1 контакта на разные сделки, чтобы письмо с одной темой попадало в одну сделку, а с другой в другую. Вся переписка дублируется в первую активную сделку.

Так как сделки долгосрочные, мы отключили почту от генерации лидов и менеджер вручную заводит сделки, когда поступает заказ.

А разработанный нумератор позволяет вести каждый заказ отдельно, имея всю необходимую информацию.

Отдел маркетинга

Разделили базу клиентов на сегменты для дальнейших рекламных e-mail рассылок.

Обучение пользователей

Мы провели обучение для менеджеров и руководителей. Показали, как работать в CRM и обрабатывать заказы, а также следить за подвисшими сделками.

На данный момент, на портале работает 8 сотрудников: менеджеры отдела продаж, отдела маркетинга и руководители.

Они активно пользуются CRM. Видят на какой стадии находятся сделки и имеют удобный доступ к документам. Ставят себе напоминания на созвоны с клиентами.

Автоматизация в случае нестандартных запросов и перенаправление сделки на руководителя для согласования скидки очень ускорила работу с заказами.

Маркетологи пользуясь шаблонами e-mail писем и сегментами клиентской базы выполняют рекламные рассылки с целью привлечения новых лидов.

В компании появилась удобная и прозрачная система работы как с клиентами так и между менеджером и руководителем.

Все долгосрочные сделки ведутся в одной системе, что значительно увеличило скорость принятия решений.

Заказы не теряются, а руководители контролируют процесс.

Появилось удобство контроля статуса сделки с учетом сложности воронки (много этапов) и хранения документов в каждой сделке.

За время работы, решили перейти со Стандартного на Профессиональный тариф, что позволит провести еще больше автоматизаций и расширить возможности.