ИНФОРМАЦИЯ О КЛИЕНТЕ
Оптовая закупка из-за границы и поставка в розничные сети по России компьютерного оборудования Dell, Huawei и др.
![](/image/notion/aa75494679ad536ff8a9da975a238b9ae7d8387b2966ce1654c5f9e94b1ebe5710b2c5e5232867b59c2f6231e8767355530d32e9a6d20f001d368a2aa691284b.png)
ЗАДАЧИ, С КОТОРЫМИ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ
Компания работает с небольшим кругом клиентов, но от каждого клиента одновременно может поступать до 10 заказов на разную продукцию. При этом цикл сделки может достигать 1 месяца.
До внедрения Битрикс24 менеджеры обрабатывали заявки через эл.почту, а заказы и все данные фиксировали в Excel.
Было принято решение расширять и автоматизировать работу с помощью Битрикс24, компания обратилась к нам. Мы провели аналитику внутренних процессов и составили дорожную карту, по которой двигались в процессе внедрения:
- Построение логики ведения CRM-системы.
- Разработка воронок и стадий сделок.
- Добавление полей в сделках.
- Построить систему обработки разных заказов, которые поступают с одного e-mail. Распределять их по разным сделкам для удобства работы менеджера.
- Настроить работу отдела маркетинга для обеспечения e-mail рассылок по клиентской базе.
ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ, ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА
В начале работы мы добавили сотрудников на портал и настроили структуру компании, отдел продаж.
Далее организовали работу с лидами. Подключили через Wazzup 1 телефонный номер, на который пишут новые клиенты.
Через почту лиды не создаются, менеджеры заводят заказы сразу в виде сделок.
ЯНДЕКС 360
Настроили корпоративную почту, создали почтовые ящики для сотрудников. У некоторых сотрудников есть несколько мейлов для разных заказов.
Выполнили интеграцию Яндекс 360 с Outlook. Менеджеры используют приложение Outlook для переписок, так там удобно переключаться между почтовыми ящиками.
Написали инструкцию по созданию почты в Яндекс 360.
CRM
Настроили воронки сделок:
Основная воронка. В ней работают менеджеры по продажам. Здесь мы настроили разные стадии и поля.
В процессе ведения сделки создается ряд документов, которые нужно добавлять на разных стадиях. Для каждого документа мы предусмотрели отдельное поле и настройки.
![](/image/notion/60fcdab4e44df1568c3bccea84c1bbb5e1e81193263d90a6ad7849559402a078dc57ec67b1c932ab6f3d8e737879c104ff75fb8eae99643a7d5e5ce622a03f2f.png)
Менеджер не может перейти на другую стадию сделки, пока не будет загружен документ из предыдущей стадии, например КП, квитанции, счет, акт, накладная и др.
Документы по данной сделке сразу содержат счета и для Поставщиков и для Заказчика, что делает работу по заказу максимально удобной.
![](/image/notion/8c2f207f94121de94b205f13463ae8c583eac458114189ced914a5a56781625d92b184c7f0db23b1a0233c95a1de8afedcfa0733aa33034fd305dac6d6b2aa24.png)
В этой воронке есть стадия “Запрос на скидку”. Когда клиент запрашивает спец.условия, менеджер переводит сделку на эту стадию. Срабатывает автоматическое перенаправление сделки в другое направление (воронку) Нестандартный запрос.
В этой сделке автоматически становится ответственным Генеральный директор, который принимает решение о скидках и согласовывает условия.
![](/image/notion/56824302795b214a7d98186a00bf978e786af37379e25f35d91f53685d0201efe504d98673e16a346b7b70ebf86bd49846b7366c9935f34a5770616829611f36.png)
![](/image/notion/272eed7bd159998001ea42c45e686bb908562bfd7e31cd62746eb91e885fe054cb91933f28482e676a060449dbed7c902c50306e1504c5601d66d72d4dc778e3.png)
Третья воронка Отложенные сделки – если из Основной воронки сделка задержалась на какой-либо стадии больше 3х недель, она попадает в это направление и Руководитель проектов берет ее в работу.
![](/image/notion/27574d8f58e5691b6f8d33f13e01b48b4bbaf7f4f43b3a88301c301253f6326cc2c7aed85c91413831f3e1e8602a4682fe310fdfc70624b8fa818ccf36e7261a.png)
Настроили списочную форму отображения сделок с информативным интерфейсом привычным менеджерам.
![](/image/notion/9898aff18814ff4367a0f11a96c82fd8df26688207d77de3c6ad927c8b8f62c74519ad7bd1a1b15ea86bf541dc53cd0416c9ff2d0879db983ba37e41aa0876ca.png)
![](/image/notion/256b322570b577c645b4c0ffa1f1bd95c876b9b3cad8a7bd8680241b323fb059bf599d1e46d283d6a3262c8d73d9627ddbdfcd2d5c9944285a2b3dc20de81d2a.png)
РОБОТЫ
С помощью роботов мы настроили автоматическую смену Ответственных в сделках, а также добавили ряд уведомлений для работы с клиентами.
Настроили отображение карточек в канбане, чтобы было видно не только кто создатель, но и кто Ответственный по сделке.
РАЗРАБОТКА НУМЕРАТОРА ЗАКАЗОВ
Мы создали разработку на php – нумератор, который согласно определенной логике автоматически присваивает номер заказа в сделке, которую создал менеджер.
Этот же номер идет в документы (накладные, счета, закрывающие документы).
![](/image/notion/84ab755f0be304ae91faeb06101980c344f576296ea357df3fc89abd70e806766e6d4af93368d9014e0b9af85c5e126153a9cb73f53fd91707350c16535145f9.png)
С КАКИМИ ТЕХНИЧЕСКИМИ СЛОЖНОСТЯМИ ПРИШЛОСЬ СТОЛКНУТЬСЯ
Менеджеры общаются с клиентами и получают заказы через эл.почту. От одного клиента (с одного мейла) за один день может поступить несколько заказов на разное оборудование.
В Битрикс24 нельзя разделить цепочку входящих писем от 1 контакта на разные сделки, чтобы письмо с одной темой попадало в одну сделку, а с другой в другую. Вся переписка дублируется в первую активную сделку.
Так как сделки долгосрочные, мы отключили почту от генерации лидов и менеджер вручную заводит сделки, когда поступает заказ.
А разработанный нумератор позволяет вести каждый заказ отдельно, имея всю необходимую информацию.
ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА
Разделили базу клиентов на сегменты для дальнейших рекламных e-mail рассылок.
ОБУЧЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
Мы провели обучение для менеджеров и руководителей. Показали, как работать в CRM и обрабатывать заказы, а также следить за подвисшими сделками.
РАБОТА С РЕШЕНИЕМ. ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ
На данный момент, на портале работает 8 сотрудников: менеджеры отдела продаж, отдела маркетинга и руководители.
Они активно пользуются CRM. Видят на какой стадии находятся сделки и имеют удобный доступ к документам. Ставят себе напоминания на созвоны с клиентами.
![](/image/notion/51d2e942e96fd420e8ef2bbe9ab1e4e96d005c1ee289eb3129b6ac645ecb6580d24881df6020d794cd7c7ccb9b99c95d4de6e9b0513ea8e1452afb9c7d123898.png)
Автоматизация в случае нестандартных запросов и перенаправление сделки на руководителя для согласования скидки очень ускорила работу с заказами.
Маркетологи пользуясь шаблонами e-mail писем и сегментами клиентской базы выполняют рекламные рассылки с целью привлечения новых лидов.
ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ВНЕДРЕНИЯ
В компании появилась удобная и прозрачная система работы как с клиентами так и между менеджером и руководителем.
Все долгосрочные сделки ведутся в одной системе, что значительно увеличило скорость принятия решений.
Заказы не теряются, а руководители контролируют процесс.
Появилось удобство контроля статуса сделки с учетом сложности воронки (много этапов) и хранения документов в каждой сделке.
За время работы, решили перейти со Стандартного на Профессиональный тариф, что позволит провести еще больше автоматизаций и расширить возможности.