Сложные административные процессы в компании оказывают существенное влияние на эффективность и оперативность работы команды. Одним из таких процессов является согласование и учёт больничных, что в целом является рутинной процедурой, в процессе которой могут допускаться ошибки.

Как можно упростить процесс оформления больничного? В этом контексте поможет Битрикс24.

Cогласование больничного

Способы запуска процесса

Есть два способа запуска согласования больничных:

1. Из ленты новостей



 

2. Из сделок, перемещением карточки сотрудника на соответствующую стадию. (Этот метод более специфичен, имеет смысл при ведении дел сотрудников в виде отдельной воронки в CRM, с большим количеством различных автоматизаций).

Алгоритм согласования

После запуска процесса мы реализуем ту логику, которая подходит конкретно вашему предприятию. Приведем наиболее частый пример такого алгоритма:

1. Когда сотрудник хочет подать заявление на оформление больничного, он в два клика запускает процесс на портале Битрикс24 и вводит в стартовую форму следующие данные:
• Дата начала больничного
• Дата окончания больничного (планируемая)
• Скан заявления на больничный (опционально)
• Комментарий (по желанию)

 

При этом можно дать возможность в процессе указать другого сотрудника, для которого оформляется больничный (например, руководитель отдела может оформить больничный для подчиненного).



 

2. Заявка поступает непосредственно руководителю отдела и он согласовывает либо отклоняет больничный.
🛠
Здесь можно добавить обязательное поле Комментарий, которое нужно заполнить при отказе или согласовании



 

3. Если больничный согласован, руководитель отдела указывает сотрудника, который будет заменять выбывшего коллегу на время больничного



Система информирует выбранного сотрудника в виде задачи.



 

4. Далее процесс согласования переходит на финальное утверждение генеральному директору



 

5. Когда Директор утвердил больничный, создается задача в специальной группе Отдел кадров с названием «Больничный лист по сотруднику ФИО».

Постановщиком задачи автоматически указывается бухгалтер. Ответственный за выполнение задачи – сотрудник, который запросил больничный.

🛠
Эта задача необходима для дальнейшего учета больничного по бухгалтерии. Сотрудник в день выхода из больничного закрывает эту задачу, а в системе фиксируется дата завершения.



 

6. Бухгалтер проверяет сроки больничного в ФСС и вносит их в систему. На основании фактического количества дней больничного, делается перерасчет заработной платы.

Список больничных по всем сотрудникам

В списке больничных доступна вся информация, по каждому больничному. Данный список можно настраивать удобным образом, через стандартный функционал Битрикс24, выводить нужные поля, упорядочивать, фильтровать.

Есть специальное поле Статус, в котором можно увидеть текущие точки согласования:

• на согласовании у непосредственного руководителя

• на согласовании у генерального директора

• согласован/отклонен

• завершен

Список этих статусов может корректироваться для вашего сценария.

Также Битрикс24 рассчитывает количество календарных дней больничного, и суммирует их в поле «Количество дней на больничном за календарный год».

Плюсы данной автоматизации

Для сотрудников – оформление больничного становится удобным и прозрачным процессом. Можно быстро подать заявление, отследить его статус согласования и главное, снизить стресс на всем этапе согласования.

Для руководителей – доступен полный контроль над больничными, что облегчает планирование рабочего процесса и минимизирует простой и задержку выполнения задач.

Для бухгалтерии – автоматический расчет больничных устраняет риски ошибок в расчете заработной платы и позволяет упростить бухгалтерский учёт.

Для всей компании – данная система повышает общую эффективность и продуктивность работы