![](/_nuxt/image/34ae17.webp)
Автор статьи
Глеб Антоненко
Процесс согласования договоров – очень ответственный сегмент работы в жизни многих компаний. В классическом бумажном виде, он всегда сопряжен с временными затратами на ознакомление и подписание согласующими лицами.
Битрикс24 позволяет реализовать гибкую логику согласований, которая подойдет именно вашей компании, с учетом вашей специфики.
Как этот процесс можно автоматизировать с помощью нового инструмента смарт-процессы, расскажем в данной статье.
Ключевые моменты
- Все договора будут храниться в виде отдельной базы (реестр договоров), к которой имеют доступ заранее определенные сотрудники. В этой базе организован удобный поиск элементов, с помощью стандартного интерфейса Битрикс24 (Можно сохранить готовые фильтры, для удобства поиска наиболее частых запросов).
- Элемент списка в реестре – это не только сам договор, это все поля, которые вы хотите хранить: приложения к договору, комментарии согласующих, сроки подписания, тип договора и др.
- Можно задать заранее предопределенный набор согласующих лиц, в зависимости от выбранных параметров, либо дать свободу выбора инициатору процесса, чтобы он сам решил, кто из сотрудников должен принять участие в согласовании. Часто имеет место смешанный тип согласования, когда по определенным параметрам система подключает обязательных согласующих лиц, а инициатор имеет возможность подключить дополнительно несколько человек вручную.
- Доступно согласование средствами Битрикс24 (в нем нет подписи, эта функция в разработке, документы после согласования подписываются на бумажных носителях), но его можно дополнить интеграцией с ЭЦП.
Схема согласования договоров в смарт-процессах
Элемент смарт-процесса похож по структуре на Сделки в CRM и имеет свои стадии.
![](/image/notion/545d01a5a4652b9260bdd388420ff795edc324073b1073a7fde619533bbb7d064feb017c59ded3c2c320a9ef16351a1f2313db9b90c3cfd3f165a37c3e09eea6.png)
Сотрудник компании, ответственный за договора, играет ключевую роль в процессе согласования. Он ведет договор по стадиям начиная с создания заявки и до момента его подписания.
Сам процесс может быть индивидуальным для каждой компании. Давайте подробно разберем наиболее вариативный процесс и его этапы согласования.
Получение заявки на создание договора
Все начинается с момента, когда сотруднику компании необходимо создать новый договор (например договор подряда).
Для этого он выбирает заявку через специальный процесс в ленте Новостей.
![](/image/notion/65f88b7f29a9715450f9ef1dcf4f9e4d90025e0d7f46047682ed51f5cec0a813ca4d415e472ff32a438485e383539319e0893ab56be753231d251fad62be98a9.png)
Инициатор указывает необходимую информацию и параметры договора. Заполненные поля влияют на автоматический выбор шаблона при последующем создании файла договора.
![](/image/notion/3d2ff737ce3f3b0535c08c447de05aabb72ea54fd1d60ea043484843a0e332dcbcb87b06d24edbc9145b3e49bf1be21e5f1f876489f3d2626da5fff72e20d9fe.png)
После отправки заявки система автоматически создает элемент смарт-процесса «Договор подряда» и наполняет его данными из заявки.
Ответственный за договора сотрудник получает уведомление о новой заявке со ссылкой на созданный элемент.
![](/image/notion/6141e42a04d4a70030f7599263e25f04dfdeaa5ad31edd5b688e2f581921d988e6e18db534599b8c38de78ed58e65ab7984522f9a75f2a9bcf2d0c05937c90e8.png)
Генерация договора по заданным параметрам
После успешного создания заявки на договор, следующим важным этапом является оформление самого договора.
В прошлом, процесс оформления договоров мог подразумевать ручной выбор подходящего шаблона из множества различных шаблонов, загруженных на портал, что могло вызывать ошибки.
С внедрением бизнес-процесса по генерации договора данный этап стал более простым и структурированным. Как только договор переходит на стадию «Генерация договора», система автоматически создает соответствующий документ.
В данном примере, на портал были загружены 13 различных шаблонов документов, учитывающих разные условия. Эти условия могут варьироваться в зависимости от типа контрагента (ИП, ООО, ГПХ, СЗ), наличия НДС и других параметров.
![](/image/notion/6090b35c52a3735773409138c7c08c6eaa8bf51942a371f717f4b1f8748457ce6ee56bf9b33f423492052d76a4c98115cd407d6b7db6fe143cbcde1e71c232d8.png)
После успешной генерации договора, он сохраняется в специальном поле и готов к отправке на согласование. Этот шаг существенно сокращает время, которое затрачивалось на оформление договоров и минимизирует риск ошибок в документации, обеспечивает более эффективный и надежный процесс.
![](/image/notion/d48d1e3174ad573dfe21aab8c1eed19256ac0957e8c1002e7ba074323cfac5a2978917350cdb182f8a3eab4add6787f84af88c04f467fd20f4f8440fd7d26c1d.png)
Согласование договора
Рассмотрим сценарий процесса согласования смешанного типа. В таком сценарии есть заранее определенные согласующие, а ответственный за договора и директор имеют возможность выбрать до трех дополнительных согласующих лиц каждый, что обеспечивает гибкость и адаптивность процедуре согласования.
Ответственный сотрудник переводит элемент смарт-процесса «Договоры подряда» на стадию «Согласование». В этот момент запускается процесс согласования.
![](/image/notion/3b58be49d1879b7dc6b4fe1df15388f50fc2dbcc2d60bdcff49ef6b6c4e238477349b16e10ca732dae28a4a9c5d5ec6262a18c7ecea471a3101b2dfde1177846.png)
Он получает задание, где предлагается указать дополнительных согласующих при необходимости.
![](/image/notion/8fe99b24883eb07ce368a4fce7cc5a6c8c964315ec2fd844e549cd906e517afb2a6cc1f81bd90746f8d6bc936ec54ee5a04a7de3469987fa6a78612ff8d6c035.png)
Если ответственный решает включить дополнительных согласующих, он заполняет специальную форму.
![](/image/notion/1e214290caf37068864af3fca4efebce65e2ad1d290dfde0cd3c1e5254bc03db7667e82f1e99cda54e5ba23bdcb22b01f6a17a5137a2d3b6608bb23c32fa6fd8.png)
Вся информация о процессе согласования договора фиксируется в карточке Договора. Здесь видно в каком статусе находится согласование, кто указан среди согласующих лиц, а вся история действий доступна в журнале.
![](/image/notion/89ac1538a10f04156309ff683f0d32055aa54dae1df7c24abb5e9f0a3535c4baab650caf15f4005fdfee6289961395ce966a7d6b3296603e891dbd4b4f2a4984.png)
Каждый согласующий получает задание, которое содержит данные о компании, сумме договора, он может ознакомиться с файлом договора и оставить комментарий. Для полноты информации можно включить в задание любые поля из карточки Договора подряда.
![](/image/notion/ece6552cce6464d5a973adc01077a16128e963fcb07394d524b5e4a9d794465cbf72782a8e299994ef7e8d0817737086a2c8120c729db6ecd3493fabba9e713f.png)
Договор отправляется на согласование инициатору (сотруднику, который изначально запросил создание договора), что также фиксируется в журнале.
![](/image/notion/6be345cb4a9dcd5c1eaac2da1883e57e8856ee04ef3ead2af3d4a21705040db2851f0cba969f18bab7d8dcf89e341f18d1efb748d08757b22663e858ffcd011f.png)
Инициатор получает аналогичное задание на согласование договора.
![](/image/notion/f09392c2a8a0aac58517337cd422d07999ebf1fc03d630e651b9811fbe2258a5b1988a1dfd14549576eaffcd9de9a69c52894e3a84cca0b7ae74debdd3aa4e14.png)
После согласования инициатором, директор получает запрос на добавление дополнительных согласующих лиц. В этом задании для директора отображается список тех, кто уже согласовал договор.
![](/image/notion/7e4867f3efedcc25869fdb64bf2fced5de40f1eef454d219e9b5ca83626474981fc61d93fa182625ba8a8c75495f74792d322d7e5697bcbec220b497984fd376.png)
Директор выбирает дополнительных согласующих.
![](/image/notion/68bc0d27fc0f78f1661d17db3f432e414cb34e03da578bff6d300f2613b45ae01f103d59d70dabbaab0f35fd1a34f673641072843a52e2c2cb31a6655c4e2686.png)
Далее директор получает финальное задание с комментариями всех согласующих и всей информацией о договоре.
![](/image/notion/25ea0037be2d541dadbf2007fda1297d872c31ca09e4183de70cff8a0312f6ec2ef99c9592f671a6dae582b6a64de0f52e869f9e6170181ddb428c005ea6f922.png)
После согласования директором, ответственный за договора получает дело «Подписать договор».
![](/image/notion/46576b375b134067a00c59f61b21e04fe41787fb68c66158d0abc94d83b4a422a285c8b3c81bcf7de1d4c26e3c8f1c6feb99f759b516e70913e9171e32adabff.png)
Вся история согласования договора доступна в карточке, что обеспечивает прозрачность и контроль в каждом этапе.
![](/image/notion/eeb13d60db31f7a7ff6a56f06321be006c829850a0c5b86d07521c45ba2a718cacb29b99eb229606f5c9271375dbd76ef3ebfbeab7fbe8201d195bba98961791.png)
Плюсы автоматизации согласования договоров
Сценарий согласования смешанного типа обеспечивает более гибкий и контролируемый процесс согласования договоров, а также позволяет учесть мнение нескольких сторон перед окончательным принятием решения директором компании.
Этот тип согласования легко настроить и модифицировать под различные сценарии. Мы можем добавлять или убирать согласующих на разных этапах процесса, а также выводить всю необходимую информацию о договоре в задания для согласующих.
Особенно удобно вести договоры в карточках смарт-процесса, поскольку каждый договор представляет собой уникальную сущность, и вся история взаимодействий с ним фиксируется в одной карточке. С помощью статусов легко отслеживать, на какой стадии находится каждый договор, а уведомления помогают сотрудникам не упустить информацию об изменении статуса согласования.
Можно дополнить данный процесс автоматическим снятием задания согласования с сотрудника, если он не реагирует на задание в установленные сроки. Эти действия также будут зафиксированы в журнале, обеспечивая прозрачность и контроль над процессом согласования.
Дополнительно, согласованный договор можно отправить на подписание с использованием ЭЦП (Электронной цифровой подписи). Этот процесс требует дополнительных настроек.
Все вышеперечисленное делает согласование договоров в Битрикс24 эффективным и надежным процессом.
Кейсы реализации документооборота в компаниях
- Кейс Торговый Дом «Билдэкс» Классический метод согласования через процессы в Ленте. В нем реализованы 2 способа согласования (смешанный и свободный). На практике, согласование и подписание договора без внесения правок сократилось с 2х дней до 2х часов.
- Кейс «Русмясомолторг». Классический метод согласования через процессы в Ленте. В нем реализовано параллельное согласование договоров несколькими руководителями. В компании подписывается 100-120 договоров в месяц, согласование сократилось с 1 недели (иногда 1 месяца) до 1 дня.
Есть вопросы или нужно решение Вашей задачи?
Оставьте заявку, заполнив форму обратной связи. Наш специалист свяжется с Вами в самое ближайшее время