Процесс согласования договоров – очень ответственный сегмент работы в жизни многих компаний. В классическом бумажном виде, он всегда сопряжен с временными затратами на ознакомление и подписание согласующими лицами.

Битрикс24 позволяет реализовать гибкую логику согласований, которая подойдет именно вашей компании, с учетом вашей специфики.

Как этот процесс можно автоматизировать с помощью нового инструмента смарт-процессы, расскажем в данной статье.

Ключевые моменты

1. Все договора будут храниться в виде отдельной базы (реестр договоров), к которой имеют доступ заранее определенные сотрудники. В этой базе организован удобный поиск элементов, с помощью стандартного интерфейса Битрикс24 (Можно сохранить готовые фильтры, для удобства поиска наиболее частых запросов).

2. Элемент списка в реестре – это не только сам договор, это все поля, которые вы хотите хранить: приложения к договору, комментарии согласующих, сроки подписания, тип договора и др.

3. Можно задать заранее предопределенный набор согласующих лиц, в зависимости от выбранных параметров, либо дать свободу выбора инициатору процесса, чтобы он сам решил, кто из сотрудников должен принять участие в согласовании. Часто имеет место смешанный тип согласования, когда по определенным параметрам система подключает обязательных согласующих лиц, а инициатор имеет возможность подключить дополнительно несколько человек вручную.

4. Доступно согласование средствами Битрикс24 (в нем нет подписи, эта функция в разработке, документы после согласования подписываются на бумажных носителях), но его можно дополнить интеграцией с ЭЦП.

Схема согласования договоров в смарт-процессах

Элемент смарт-процесса похож по структуре на Сделки в CRM и имеет свои стадии.

Сотрудник компании, ответственный за договора, играет ключевую роль в процессе согласования. Он ведет договор по стадиям начиная с создания заявки и до момента его подписания.

Сам процесс может быть индивидуальным для каждой компании. Давайте подробно разберем наиболее вариативный процесс и его этапы согласования.

Получение заявки на создание договора

Все начинается с момента, когда сотруднику компании необходимо создать новый договор (например договор подряда).

Для этого он выбирает заявку через специальный процесс в ленте Новостей.

Инициатор указывает необходимую информацию и параметры договора. Заполненные поля влияют на автоматический выбор шаблона при последующем создании файла договора.

После отправки заявки система автоматически создает элемент смарт-процесса «Договор подряда» и наполняет его данными из заявки.

Ответственный за договора сотрудник получает уведомление о новой заявке со ссылкой на созданный элемент.

Генерация договора по заданным параметрам

После успешного создания заявки на договор, следующим важным этапом является оформление самого договора.

В прошлом, процесс оформления договоров мог подразумевать ручной выбор подходящего шаблона из множества различных шаблонов, загруженных на портал, что могло вызывать ошибки.

С внедрением бизнес-процесса по генерации договора данный этап стал более простым и структурированным. Как только договор переходит на стадию «Генерация договора», система автоматически создает соответствующий документ.

В данном примере, на портал были загружены 13 различных шаблонов документов, учитывающих разные условия. Эти условия могут варьироваться в зависимости от типа контрагента (ИП, ООО, ГПХ, СЗ), наличия НДС и других параметров.

После успешной генерации договора, он сохраняется в специальном поле и готов к отправке на согласование. Этот шаг существенно сокращает время, которое затрачивалось на оформление договоров и минимизирует риск ошибок в документации, обеспечивает более эффективный и надежный процесс.

Согласование договора

Рассмотрим сценарий процесса согласования смешанного типа. В таком сценарии есть заранее определенные согласующие, а ответственный за договора и директор имеют возможность выбрать до трех дополнительных согласующих лиц каждый, что обеспечивает гибкость и адаптивность процедуре согласования.

Ответственный сотрудник переводит элемент смарт-процесса «Договоры подряда» на стадию «Согласование». В этот момент запускается процесс согласования.

Он получает задание, где предлагается указать дополнительных согласующих при необходимости.

Если ответственный решает включить дополнительных согласующих, он заполняет специальную форму.

Вся информация о процессе согласования договора фиксируется в карточке Договора. Здесь видно в каком статусе находится согласование, кто указан среди согласующих лиц, а вся история действий доступна в журнале.

Каждый согласующий получает задание, которое содержит данные о компании, сумме договора, он может ознакомиться с файлом договора и оставить комментарий. Для полноты информации можно включить в задание любые поля из карточки Договора подряда.

Договор отправляется на согласование инициатору (сотруднику, который изначально запросил создание договора), что также фиксируется в журнале.

Инициатор получает аналогичное задание на согласование договора.

После согласования инициатором, директор получает запрос на добавление дополнительных согласующих лиц. В этом задании для директора отображается список тех, кто уже согласовал договор.

Директор выбирает дополнительных согласующих.

Далее директор получает финальное задание с комментариями всех согласующих и всей информацией о договоре.

После согласования директором, ответственный за договора получает дело «Подписать договор».

Вся история согласования договора доступна в карточке, что обеспечивает прозрачность и контроль в каждом этапе.

Плюсы автоматизации согласования договоров

Сценарий согласования смешанного типа обеспечивает более гибкий и контролируемый процесс согласования договоров, а также позволяет учесть мнение нескольких сторон перед окончательным принятием решения директором компании.

Этот тип согласования легко настроить и модифицировать под различные сценарии. Мы можем добавлять или убирать согласующих на разных этапах процесса, а также выводить всю необходимую информацию о договоре в задания для согласующих.

Особенно удобно вести договоры в карточках смарт-процесса, поскольку каждый договор представляет собой уникальную сущность, и вся история взаимодействий с ним фиксируется в одной карточке. С помощью статусов легко отслеживать, на какой стадии находится каждый договор, а уведомления помогают сотрудникам не упустить информацию об изменении статуса согласования.

Можно дополнить данный процесс автоматическим снятием задания согласования с сотрудника, если он не реагирует на задание в установленные сроки. Эти действия также будут зафиксированы в журнале, обеспечивая прозрачность и контроль над процессом согласования.

Дополнительно, согласованный договор можно отправить на подписание с использованием ЭЦП (Электронной цифровой подписи). Этот процесс требует дополнительных настроек.

Все вышеперечисленное делает согласование договоров в Битрикс24 эффективным и надежным процессом.

Кейсы реализации документооборота в компаниях

1. Кейс Торговый Дом «Билдэкс» Классический метод согласования через процессы в Ленте. В нем реализованы 2 способа согласования (смешанный и свободный). На практике, согласование и подписание договора без внесения правок сократилось с 2х дней до 2х часов.

2. Кейс «Русмясомолторг». Классический метод согласования через процессы в Ленте. В нем реализовано параллельное согласование договоров несколькими руководителями. В компании подписывается 100-120 договоров в месяц, согласование сократилось с 1 недели (иногда 1 месяца) до 1 дня.