Свяжитесь с нами: Telegram WhatsApp
info@garnet-lab.com
ENGLISH
+7 495 414 18 36

13.09.2023

3 минуты

Согласование договоров в смарт-процессах Битрикс24

Автор статьи

Глеб Антоненко

Процесс согласования договоров – очень ответственный сегмент работы в жизни многих компаний. В классическом бумажном виде, он всегда сопряжен с временными затратами на ознакомление и подписание согласующими лицами.

Битрикс24 позволяет реализовать гибкую логику согласований, которая подойдет именно вашей компании, с учетом вашей специфики.

Как этот процесс можно автоматизировать с помощью нового инструмента смарт-процессы, расскажем в данной статье.

Ключевые моменты

  1. Все договора будут храниться в виде отдельной базы (реестр договоров), к которой имеют доступ заранее определенные сотрудники. В этой базе организован удобный поиск элементов, с помощью стандартного интерфейса Битрикс24 (Можно сохранить готовые фильтры, для удобства поиска наиболее частых запросов).
  1. Элемент списка в реестре – это не только сам договор, это все поля, которые вы хотите хранить: приложения к договору, комментарии согласующих, сроки подписания, тип договора и др.
  1. Можно задать заранее предопределенный набор согласующих лиц, в зависимости от выбранных параметров, либо дать свободу выбора инициатору процесса, чтобы он сам решил, кто из сотрудников должен принять участие в согласовании. Часто имеет место смешанный тип согласования, когда по определенным параметрам система подключает обязательных согласующих лиц, а инициатор имеет возможность подключить дополнительно несколько человек вручную.
  1. Доступно согласование средствами Битрикс24 (в нем нет подписи, эта функция в разработке, документы после согласования подписываются на бумажных носителях), но его можно дополнить интеграцией с ЭЦП.

Схема согласования договоров в смарт-процессах

Элемент смарт-процесса похож по структуре на Сделки в CRM и имеет свои стадии.

Notion image

Сотрудник компании, ответственный за договора, играет ключевую роль в процессе согласования. Он ведет договор по стадиям начиная с создания заявки и до момента его подписания.

Сам процесс может быть индивидуальным для каждой компании. Давайте подробно разберем наиболее вариативный процесс и его этапы согласования.

Получение заявки на создание договора

Все начинается с момента, когда сотруднику компании необходимо создать новый договор (например договор подряда).

Для этого он выбирает заявку через специальный процесс в ленте Новостей.

Notion image
 

Инициатор указывает необходимую информацию и параметры договора. Заполненные поля влияют на автоматический выбор шаблона при последующем создании файла договора.

Notion image
 

После отправки заявки система автоматически создает элемент смарт-процесса «Договор подряда» и наполняет его данными из заявки.

Ответственный за договора сотрудник получает уведомление о новой заявке со ссылкой на созданный элемент.

Notion image
 

Генерация договора по заданным параметрам

После успешного создания заявки на договор, следующим важным этапом является оформление самого договора.

В прошлом, процесс оформления договоров мог подразумевать ручной выбор подходящего шаблона из множества различных шаблонов, загруженных на портал, что могло вызывать ошибки.

С внедрением бизнес-процесса по генерации договора данный этап стал более простым и структурированным. Как только договор переходит на стадию «Генерация договора», система автоматически создает соответствующий документ.

В данном примере, на портал были загружены 13 различных шаблонов документов, учитывающих разные условия. Эти условия могут варьироваться в зависимости от типа контрагента (ИП, ООО, ГПХ, СЗ), наличия НДС и других параметров.

Notion image
 
💡
Система автоматически выбирает подходящий шаблон на основе заполненных полей в карточке договора. Это значит, что каждый бизнес может определить свои критерии оформления бланка договора, что способствует индивидуализации процесса.
 

После успешной генерации договора, он сохраняется в специальном поле и готов к отправке на согласование. Этот шаг существенно сокращает время, которое затрачивалось на оформление договоров и минимизирует риск ошибок в документации, обеспечивает более эффективный и надежный процесс.

Notion image

Согласование договора

Рассмотрим сценарий процесса согласования смешанного типа. В таком сценарии есть заранее определенные согласующие, а ответственный за договора и директор имеют возможность выбрать до трех дополнительных согласующих лиц каждый, что обеспечивает гибкость и адаптивность процедуре согласования.

 

Ответственный сотрудник переводит элемент смарт-процесса «Договоры подряда» на стадию «Согласование». В этот момент запускается процесс согласования.

Notion image
 

Он получает задание, где предлагается указать дополнительных согласующих при необходимости.

Notion image
 

Если ответственный решает включить дополнительных согласующих, он заполняет специальную форму.

Notion image
 

Вся информация о процессе согласования договора фиксируется в карточке Договора. Здесь видно в каком статусе находится согласование, кто указан среди согласующих лиц, а вся история действий доступна в журнале.

Notion image
 

Каждый согласующий получает задание, которое содержит данные о компании, сумме договора, он может ознакомиться с файлом договора и оставить комментарий. Для полноты информации можно включить в задание любые поля из карточки Договора подряда.

Notion image
 

Договор отправляется на согласование инициатору (сотруднику, который изначально запросил создание договора), что также фиксируется в журнале.

Notion image
 

Инициатор получает аналогичное задание на согласование договора.

Notion image
 

После согласования инициатором, директор получает запрос на добавление дополнительных согласующих лиц. В этом задании для директора отображается список тех, кто уже согласовал договор.

Notion image
 

Директор выбирает дополнительных согласующих.

Notion image
 

Далее директор получает финальное задание с комментариями всех согласующих и всей информацией о договоре.

Notion image
 

После согласования директором, ответственный за договора получает дело «Подписать договор».

Notion image
 

Вся история согласования договора доступна в карточке, что обеспечивает прозрачность и контроль в каждом этапе.

Notion image

Плюсы автоматизации согласования договоров

Сценарий согласования смешанного типа обеспечивает более гибкий и контролируемый процесс согласования договоров, а также позволяет учесть мнение нескольких сторон перед окончательным принятием решения директором компании.

Этот тип согласования легко настроить и модифицировать под различные сценарии. Мы можем добавлять или убирать согласующих на разных этапах процесса, а также выводить всю необходимую информацию о договоре в задания для согласующих.

Особенно удобно вести договоры в карточках смарт-процесса, поскольку каждый договор представляет собой уникальную сущность, и вся история взаимодействий с ним фиксируется в одной карточке. С помощью статусов легко отслеживать, на какой стадии находится каждый договор, а уведомления помогают сотрудникам не упустить информацию об изменении статуса согласования.

Можно дополнить данный процесс автоматическим снятием задания согласования с сотрудника, если он не реагирует на задание в установленные сроки. Эти действия также будут зафиксированы в журнале, обеспечивая прозрачность и контроль над процессом согласования.

Дополнительно, согласованный договор можно отправить на подписание с использованием ЭЦП (Электронной цифровой подписи). Этот процесс требует дополнительных настроек.

Все вышеперечисленное делает согласование договоров в Битрикс24 эффективным и надежным процессом.

Кейсы реализации документооборота в компаниях

  1. Кейс Торговый Дом «Билдэкс» Классический метод согласования через процессы в Ленте. В нем реализованы 2 способа согласования (смешанный и свободный). На практике, согласование и подписание договора без внесения правок сократилось с 2х дней до 2х часов.
  1. Кейс «Русмясомолторг». Классический метод согласования через процессы в Ленте. В нем реализовано параллельное согласование договоров несколькими руководителями. В компании подписывается 100-120 договоров в месяц, согласование сократилось с 1 недели (иногда 1 месяца) до 1 дня.
 

Есть вопросы или нужно решение Вашей задачи?

Оставьте заявку, заполнив форму обратной связи. Наш специалист свяжется с Вами в самое ближайшее время