Свяжитесь с нами: Telegram WhatsApp
info@garnet-lab.com
ENGLISH
+7 495 414 18 36

3 минуты

От заказа до доставки. Полный цикл продажи и производства в Битрикс24

Автор статьи

Глеб Антоненко

В компаниях, деятельность которых связана производством и реализацией товаров, одной из ключевых задач для развития бизнеса является построение слаженной внутренней системы.

Необходимо организовать и объединить работу разных отделов, начиная с приемки заказа в отделе продаж, передачи заказа на производство, оплаты и организации доставки через разные логистические компании.

Поскольку данный процесс довольно объемный, необходимо подготовить рабочее пространство, которое будет учитывать все технические нюансы и координировать работу между отделами на каждом этапе.

Такая система поможет повысить уровень и качество обслуживания, снизить издержки и избежать ошибок на производстве.

Процесс работы с заказом

Создается воронка, в которой настраиваются этапы работы и подключаются все отделы и ответственные сотрудники.

💡
Воронка представляет собой пошаговый процесс со сменой стадий, начиная от оформления заказа клиентом, оплаты, производства и заканчивая его доставкой.

Работа ведется в режиме единого окна, что позволяет контролировать готовность заказа, а каждый сотрудник получает задачи и знает, что нужно делать. Рассмотрим детальнее участие каждого отдела:

Отдел продаж

Этап “Новый заказ”

🛠
Эта стадия нужна, чтобы распределять заказы между менеджерами и они оперативно связались с клиентами для уточнения деталей по заказу.

Когда клиент оформил новый заказ, менеджеру ставится задача “Взять в работу”.

В данной задаче автоматически устанавливается крайний срок выполнения.

Когда менеджер пообщался с клиентом, он завершает задачу и сделка переходит на следующую стадию.

Этап “Квалификация”

Система предлагает менеджеру проверить и дополнить информацию по заказу (если они не были указаны клиентом)

Товарные позиции:

 

Способ оплаты и данные по доставке менеджер уточняет в процессе общения с клиентом:

Оплата заказа

Варианты оплаты могут быть разными: полная предоплата, частичная оплата либо постоплата.

Если клиент выбирает вариант:

  • Полная предоплата или Частичная оплата, менеджер в поле Способ оплаты указывает нужную сумму и переводит сделку на этап “Предоплата”
  • Постоплата, менеджер указывает сумму предоплаты 0 и переносит сделку сразу на этап “Производство”. По готовности товаров, на этапе “Постоплата” будет выставлен счёт.
💡
Важный момент – необходимо учитывать стоимость доставки товара если вариант доставки отличается от самовывоза. Стоимость доставки обязательно должны быть заполнена в соответствующем поле, чтобы эта сумма обязательно учитывалась при выставлении счета.

Этап “Предоплата”

После перехода на эту стадию, автоматически из Товаров генерируется счет. Его можно отправить клиенту в виде файла либо ссылкой на оплату. Главное, что менеджеру не нужно создавать счет руками, система все сделает сама.

 
 

Факт оплаты счёта может проверяться разными способами:

  • вручную – менеджер меняет стадию состояния счёта на “Оплачен”
  • интеграция с платежными системами, например CloudPayments, стадия изменится автоматически
  • интеграция с 1С – стадия оплаты передаётся в Битрикс24

После оплаты счёта, заказ передается на производство и автоматически просчитывается задолженность по заказу.

Производство

Этап “Производство”

Здесь происходит параллельно несколько действий:

  1. Заказ формируется и передается непосредственно на изготовление
  1. Рассчитывается стоимость производства каждого товара
  1. Вычисляется маржинальность
 

Изготовление товаров

Ответственному сотруднику на производстве приходит задача, которая содержит ссылку на все детали заказа и крайний срок выполнения заказа.

 

После завершения задачи, статус заказа меняется, что позволяет менеджеру всегда видеть актуальную информацию, а производственному отделу концентрироваться на своей работе.

 

После изготовления товаров, статус меняется на “Успешный”

 

В основной сделке данная информация фиксируется в виде комментария, его можно отправить клиенту.

 

Система проверяет готовность всех товаров из заказа и в случае, когда все они завершены, происходит переход либо на стадию “Постоплата”, если заказ еще не полностью оплачен, либо на стадию “Внесение данных доставки”.

Этап “Постоплата”

Здесь система автоматически создается счёт с отправляется клиенту в виде файла либо ссылки на оплату.

 

После поступления оплаты, сделка переходит на следующую стадию

Логистика

Этап “Внесение данных по доставке”

Менеджер вносит информацию и нажимает “Сохранить”. Так же он может внести комментарий по доставке, который зафиксируется в сделке.

 

Этап “Доставка/Самовывоз”

Информация по доставке и дата отгрузки фиксируется в сделке и может быть отправлена клиенту любым удобным способом.

 

В отдел логистики поступает задача на доставку заказа со всеми подробностями заказа. В задаче указывается Ответственный и крайний срок выполнения.

 

После завершения данной задачи, сделка переходит на стадию “Успешная”

Плюсы данной системы

Чётко выстроенный процесс взаимодействия отделов сокращает затраты времени и избавляет от лишних действий. У каждого сотрудника своя роль и задачи.

Прозрачность и координация позволяют легко отслеживать каждый этап коммуникации с клиентом, производства и доставки.

Эффективное взаимодействие с клиентами позволяет своевременно обрабатывать заказы, что повышает уровень лояльности к компании и привлекает новых клиентов через рекомендации.

Появляется возможность автоматически уведомлять клиента о необходимости оплаты, завершении заказа на производстве, информировать о доставке.

Все заказы выполняются вовремя, а в случае форс-мажора, менеджер всегда будет в курсе и сможет заранее решить проблемную ситуацию.

Контролируется маржинальность сделок и стоимость производства, что станет полезным при оценке прибыльности товара.

 

Есть вопросы или нужно решение Вашей задачи?

Оставьте заявку, заполнив форму обратной связи. Наш специалист свяжется с Вами в самое ближайшее время