Автор статьи
Глеб Антоненко
В компаниях, деятельность которых связана производством и реализацией товаров, одной из ключевых задач для развития бизнеса является построение слаженной внутренней системы.
Необходимо организовать и объединить работу разных отделов, начиная с приемки заказа в отделе продаж, передачи заказа на производство, оплаты и организации доставки через разные логистические компании.
Поскольку данный процесс довольно объемный, необходимо подготовить рабочее пространство, которое будет учитывать все технические нюансы и координировать работу между отделами на каждом этапе.
Такая система поможет повысить уровень и качество обслуживания, снизить издержки и избежать ошибок на производстве.
Процесс работы с заказом
Создается воронка, в которой настраиваются этапы работы и подключаются все отделы и ответственные сотрудники.
Работа ведется в режиме единого окна, что позволяет контролировать готовность заказа, а каждый сотрудник получает задачи и знает, что нужно делать. Рассмотрим детальнее участие каждого отдела:
Отдел продаж
Этап “Новый заказ”
Когда клиент оформил новый заказ, менеджеру ставится задача “Взять в работу”.
В данной задаче автоматически устанавливается крайний срок выполнения.
Когда менеджер пообщался с клиентом, он завершает задачу и сделка переходит на следующую стадию.
Этап “Квалификация”
Система предлагает менеджеру проверить и дополнить информацию по заказу (если они не были указаны клиентом)
Товарные позиции:
Способ оплаты и данные по доставке менеджер уточняет в процессе общения с клиентом:
Оплата заказа
Варианты оплаты могут быть разными: полная предоплата, частичная оплата либо постоплата.
Если клиент выбирает вариант:
- Полная предоплата или Частичная оплата, менеджер в поле Способ оплаты указывает нужную сумму и переводит сделку на этап “Предоплата”
- Постоплата, менеджер указывает сумму предоплаты 0 и переносит сделку сразу на этап “Производство”. По готовности товаров, на этапе “Постоплата” будет выставлен счёт.
Этап “Предоплата”
После перехода на эту стадию, автоматически из Товаров генерируется счет. Его можно отправить клиенту в виде файла либо ссылкой на оплату. Главное, что менеджеру не нужно создавать счет руками, система все сделает сама.
Факт оплаты счёта может проверяться разными способами:
- вручную – менеджер меняет стадию состояния счёта на “Оплачен”
- интеграция с платежными системами, например CloudPayments, стадия изменится автоматически
- интеграция с 1С – стадия оплаты передаётся в Битрикс24
После оплаты счёта, заказ передается на производство и автоматически просчитывается задолженность по заказу.
Производство
Этап “Производство”
Здесь происходит параллельно несколько действий:
- Заказ формируется и передается непосредственно на изготовление
- Рассчитывается стоимость производства каждого товара
- Вычисляется маржинальность
Изготовление товаров
Ответственному сотруднику на производстве приходит задача, которая содержит ссылку на все детали заказа и крайний срок выполнения заказа.
После завершения задачи, статус заказа меняется, что позволяет менеджеру всегда видеть актуальную информацию, а производственному отделу концентрироваться на своей работе.
После изготовления товаров, статус меняется на “Успешный”
В основной сделке данная информация фиксируется в виде комментария, его можно отправить клиенту.
Система проверяет готовность всех товаров из заказа и в случае, когда все они завершены, происходит переход либо на стадию “Постоплата”, если заказ еще не полностью оплачен, либо на стадию “Внесение данных доставки”.
Этап “Постоплата”
Здесь система автоматически создается счёт с отправляется клиенту в виде файла либо ссылки на оплату.
После поступления оплаты, сделка переходит на следующую стадию
Логистика
Этап “Внесение данных по доставке”
Менеджер вносит информацию и нажимает “Сохранить”. Так же он может внести комментарий по доставке, который зафиксируется в сделке.
Этап “Доставка/Самовывоз”
Информация по доставке и дата отгрузки фиксируется в сделке и может быть отправлена клиенту любым удобным способом.
В отдел логистики поступает задача на доставку заказа со всеми подробностями заказа. В задаче указывается Ответственный и крайний срок выполнения.
После завершения данной задачи, сделка переходит на стадию “Успешная”
Плюсы данной системы
Чётко выстроенный процесс взаимодействия отделов сокращает затраты времени и избавляет от лишних действий. У каждого сотрудника своя роль и задачи.
Прозрачность и координация позволяют легко отслеживать каждый этап коммуникации с клиентом, производства и доставки.
Эффективное взаимодействие с клиентами позволяет своевременно обрабатывать заказы, что повышает уровень лояльности к компании и привлекает новых клиентов через рекомендации.
Появляется возможность автоматически уведомлять клиента о необходимости оплаты, завершении заказа на производстве, информировать о доставке.
Все заказы выполняются вовремя, а в случае форс-мажора, менеджер всегда будет в курсе и сможет заранее решить проблемную ситуацию.
Контролируется маржинальность сделок и стоимость производства, что станет полезным при оценке прибыльности товара.
Есть вопросы или нужно решение Вашей задачи?
Оставьте заявку, заполнив форму обратной связи. Наш специалист свяжется с Вами в самое ближайшее время
