Необходимость автоматизации согласования документов

В крупных и средних компаниях процесс визирования договоров, счетов и иных документов часто занимает много времени и отвлекает работников от исполнения их прямых обязанностей. Необходимо подготовить документ, физически обойти всех работников и руководителей, которые участвуют в его согласовании, дать время на изучение текста, организовать процесс внесения и согласования правок.

С помощью платформы Битрикс24 процесс согласования можно автоматизировать, упростить и ускорить. Для этого в Живой ленте можно создать отдельный процесс «Визирование документов». Рассмотрим подробнее, как он работает и как его можно использовать у себя в компании.

Процесс согласования

Процедура выглядит следующим образом:

Зайдите в Живую ленту, выберите меню «Процессы» и выберите «Согласование документов». Откроется окно, в котором нужно заполнить нужные поля.

Документ – множественное поле, в котором нужно прикрепить файлы для согласования;

Обоснование – поле, в котором можно прикрепить документ, где описано обоснование для заключения договора;

Согласование по данному документу – в нем можно указать связь договора, который согласуется, с соглашениями, которые ранее уже проходили эту процедуру;

Сценарий согласования – в этой графе нужно выбрать один из заранее созданных сценариев согласования с конкретными сотрудниками или службами компании.

Также можно указать свой сценарий, если документ нужно согласовывать по особой схеме.

На подпись – выбираем сотрудника, у которого будет храниться оригинал документа с подписью.

Контрагент – компания, с которой будет заключаться договор;

Тип согласования – это способ согласования.

Возможен вариант «Параллельное», когда документ одновременно согласовывается со всеми участниками, или «Последовательное», когда следующий сотрудник согласовывает договор после завершения предыдущего этапа;

Согласующие – этот раздел становится активным, если выбран свой сценарий согласования. В этом поле нужно выбрать сотрудников, которые должны согласовать документ.

После заполнения всех полей для начала процесса нажмите кнопку «Отправить».

Таблица документов

Отдельно в Битрикс24 формируется таблица, в которой находится сводная информация обо всех согласуемых документах, стадиях и результатах.

При выборе элемента таблицы можно перейти в элемент, где хранится согласованный документ. Он выглядит следующим образом:

В нем имеется вся информация, которую инициатор процесса заполнял при его запуске, а также дополнительные данные:

• Согласованная версия документа

• Комментарии;

• Дополнительные документы, связанные с контрагентом.

Согласование счетов и служебных записок

Для согласования этих документов нужно зайти в Живую ленту и выбрать раздел «Согласование служебок/счетов».  Открывается такое окно:

Необходимо указать:

• Тип документа, который нужно согласовать;

• Контрагент, к которому он относится. Этот раздел не является обязательным;

• Список лиц, которые участвуют в согласовании;

• Лицо, которое подписывает оригинал документа;

• Ссылку на документ;

• Взаимосвязь с другими документами, которые были согласованы ранее.

После запуска процесса в Живой ленте появляется информация о том, кто является инициатором процесса и как проходит процесс согласования.

Сотрудник, который должен согласовать служебную записку или счет, получает об этом уведомление. Он может просмотреть документ, оставить свои комментарии, выбрать «Утвердить» или «Отклонить». Также есть возможность делегирования права согласования другому сотруднику.

В Битрикс24 формируется сводная таблица, в которую включены все согласуемые документы. На каждый элемент можно кликнуть и открыть его карточку. Если с карточки загрузить согласованный документ и открыть его в текстовом редакторе, то в конце будет присутствовать должность работника, его имя и фамилия, дата согласования и личная подпись.