Товарно-материальные ценности представляют собой не только физические продукты, но и материалы, необходимые для производства или предоставления услуг. В компаниях с множеством объектов, где ТМЦ поступают, перемещаются и используются в различных точках, систематизация и автоматизация учета очень важна.

С помощью инструментов Битрикс24 можно реализовать реестр для хранения любых ТМЦ.

Почему это удобно

1. Можно организовать необходимую иерархию папок, в которых хранятся объекты.

2. Настроить любую цепочку согласования добавления объектов в реестр (например, инициатор → руководитель отдела → бухгалтер и т.д.).

3. Реестр можно связать с другими процессами в компании, например создавать ТМЦ из процесса “Заявок на оплату”, сразу после оплаты необходимого товара.

4. Поиск и фильтрация объектов в реестре позволяют быстро найти всю информацию по интересующему ТМЦ.

Пример реализации реестра ТМЦ

1. Когда необходимо внести в реестр какой-то материал, сотрудник запускает процесс из ленты



Или из самого реестра ТМЦ



 

2. В стартовой форме заполняет необходимую информацию. В шапке формы есть подсказки по оформлению и ссылка на видео-инструкцию



 

3. Указывает Подноменклатуру. Здесь настроена четкая иерархия папок, корневые не кликабельны, чтобы там не размещались объекты. Подноменклатура выбирается из вложенных папок.



💡
Если появился некий объект ТМЦ, который не укладывается в существующую иерархию, то создание новых номенклатур/подноменклатур осуществляется через отдельный короткий процесс. Он описан в конце статьи.
 

4. Поля, которые необходимо заполнить, определяются на этапе составления технического задания индивидуально для компании. В данном случае клиент хотел иметь возможность добавлять множественные фотографии элемента ТМЦ, его документов, привязывать к сделкам, и тд.



 

5. После заполнения всех полей, процесс уходит на согласование руководителю (такая логика реализована в конкретном случае).



 

6. Руководитель получает запрос с полной информацией, а также инструкцией о дальнейших действиях

На свое усмотрение он может добавить согласующих, которые должны рассмотреть и утвердить добавление данного элемента. Может вернуть на доработку инициатору с замечаниями, может отклонить (завершить весь процесс), или может утвердить создание объекта в реестре ТМЦ.



 

7. После успешного согласования, видим что элемент уже создан в реестре ТМЦ.



 

8. Когда реестр наполнится объектами, в нем можно легко найти необходимый объект по любому из существующих полей, а также отсортировать по папкам (номенклатурам и подноменклатурам).

Согласование новой Номенклатуры и Подноменклатуры

Если появляется потребность создать новую номенклатуру или подноменклатуру, для этого запускается отдельный процесс

Пользователь вводит название и выбирает тип: Номенклатура или Подноменклатура

В случае выбора типа «Номенклатура» - это корневая папка. Она сразу уходит на согласование главному бухгалтеру, который решает – добавить номенклатуру, или отклонить. При этом, он может внести корректировки в процессе и утвердить Номенклатуру. После согласования, процесс переходит коммерческому директору и финально генеральному директору (здесь можно настроить любую логику согласования)

Если же нужно добавить Подноменклатуру, инициатор выбирает, куда подключить новую вложенную папку. Ее можно подтянуть как к Номенклатурам, так и к Подноменклатурам, формируя любую необходимую иерархию.

Аналогично с Номенклатурой далее проходит процесс согласования ответственными сотрудниками.

Инициатор получает уведомление, что Номенклатура/Подноменклатура была утверждена и она появляется в реестре

Внедрение системы учета ТМЦ позволяет легко отслеживать наличие необходимых ресурсов на каждом объекте, контролировать их движение и избежать ситуаций, когда какие-то объекты сталкиваются с нехваткой или избытком материалов. Это способствует более эффективному распределению ресурсов и, как следствие, повышению общей операционной эффективности.

Учет ТМЦ также позволяет контролировать затраты на материальные ресурсы и расходы на их обслуживание.