Свяжитесь с нами: Telegram WhatsApp
info@garnet-lab.com
ENGLISH
+7 495 414 18 36

3 минуты

Как сэкономить миллионы на ЭДО в Битрикс24

Автор статьи

Глеб Антоненко

Зачем нужна автоматизация документооборота

 

Одной из частых задач с которыми мы встречаемся является необходимость автоматизации делопроизводства. Она возникает, когда сотрудники вручную подписывают бумаги, носят их согласующим лицам, те в свою очередь вносят замечания. Это очень неудобно и на такой процесс затрачивается много времени.

Решение проблемы

В Битрикс24 есть бизнес-процессы, которые нивелируют ручные действия. На их основе мы настроили процесс для согласования и подписания документов в автоматическом режиме.

Во время создания процесса и работы с ним, заказчик вносил свои пожелания, что позволило отстроить его очень тонко и индивидуально. Мы создали гибкий список согласующих сотрудников под разные отделы со всеми видами и предметами договоров.

 
На основе PHP-кода создали формирование документа – «Лист согласования» в формате docx по шаблону, которым ранее пользовались в компании. Сейчас в эту таблицу автоматически вносятся все замечания от согласующих лиц, которые сотрудники делают в самом процессе Битрикс24.

Как это выглядит

  1. Пользователь из ленты новостей запускает процесс «Согласование договора». Открывается форма, в которой есть обязательные и необязательные поля:
    1. После того, как договор загружен и отправлен, он уходит на параллельное согласование указанным сотрудникам

  1. Создаётся задача, в которой можно обсуждать договор, с теми сотрудниками, которые имеют отношение к согласованию. Они назначаются, как соисполнители. Здесь можно свободно и неограниченно обсуждать данный документ + есть доступ к самому договору в прикрепленном файле.
  1. Согласующий получает доступ к бизнес-процессу. Договор можно согласовать/вернуть на доработку/делегировать другому сотруднику.
    1. У него также есть доступ ко всей информации, указанной инициатором при создании, включая комментарии согласующих сотрудников. Он не может её менять, только просматривать.

      Нажимая на кнопку «Согласовать» – процесс идет дальше параллельно остальным участникам согласования.

  1. Сам бизнес-процесс достаточно объёмный и имеют массу гибких настроек.
 

Настройки нумератора договора, который автоматически проставляет номер в документе, наборы соисполнителей для обсуждения в задачах, системные свойства, блоки согласования и различные сценарии куда договор будет направлен.

После согласования выполняется автоматическое формирование документа - «Лист согласования», приходят задачи инициатору на подписание. Далее идёт подписание сканов, заведение задачи в 1С. И процесс заканчивается загрузкой подписанных оригиналов контрагентом в базу Битрикс24.

Выгоды после внедрения документооборота

Каждый сотрудник ежедневно автоматически согласовывает до десятка договоров, что совокупно экономит минимум 2 часа в день. Сотрудников в компании около трёхсот. И если посчитать весь коллектив, то получится 17 000 сэкономленных рабочих дней в год.

Умножаем это на среднюю ставку часа стоимостью 250 рублей и компания по итогу перестает сливать 34 000 000 рублей на ручной труд.

 
 

Есть вопросы или нужно решение Вашей задачи?

Оставьте заявку, заполнив форму обратной связи. Наш специалист свяжется с Вами в самое ближайшее время