Автор статьи
Глеб Антоненко
Зачем нужна автоматизация документооборота
Одной из частых задач с которыми мы встречаемся является необходимость автоматизации делопроизводства. Она возникает, когда сотрудники вручную подписывают бумаги, носят их согласующим лицам, те в свою очередь вносят замечания. Это очень неудобно и на такой процесс затрачивается много времени.
Решение проблемы
В Битрикс24 есть бизнес-процессы, которые нивелируют ручные действия. На их основе мы настроили процесс для согласования и подписания документов в автоматическом режиме.
Во время создания процесса и работы с ним, заказчик вносил свои пожелания, что позволило отстроить его очень тонко и индивидуально. Мы создали гибкий список согласующих сотрудников под разные отделы со всеми видами и предметами договоров.
Как это выглядит
- Пользователь из ленты новостей запускает процесс «Согласование договора». Открывается форма, в которой есть обязательные и необязательные поля:
После того, как договор загружен и отправлен, он уходит на параллельное согласование указанным сотрудникам
- Создаётся задача, в которой можно обсуждать договор, с теми сотрудниками, которые имеют отношение к согласованию. Они назначаются, как соисполнители. Здесь можно свободно и неограниченно обсуждать данный документ + есть доступ к самому договору в прикрепленном файле.
- Согласующий получает доступ к бизнес-процессу. Договор можно согласовать/вернуть на доработку/делегировать другому сотруднику.
У него также есть доступ ко всей информации, указанной инициатором при создании, включая комментарии согласующих сотрудников. Он не может её менять, только просматривать.
Нажимая на кнопку «Согласовать» – процесс идет дальше параллельно остальным участникам согласования.
- Сам бизнес-процесс достаточно объёмный и имеют массу гибких настроек.
Настройки нумератора договора, который автоматически проставляет номер в документе, наборы соисполнителей для обсуждения в задачах, системные свойства, блоки согласования и различные сценарии куда договор будет направлен.
После согласования выполняется автоматическое формирование документа - «Лист согласования», приходят задачи инициатору на подписание. Далее идёт подписание сканов, заведение задачи в 1С. И процесс заканчивается загрузкой подписанных оригиналов контрагентом в базу Битрикс24.
Выгоды после внедрения документооборота
Каждый сотрудник ежедневно автоматически согласовывает до десятка договоров, что совокупно экономит минимум 2 часа в день. Сотрудников в компании около трёхсот. И если посчитать весь коллектив, то получится 17 000 сэкономленных рабочих дней в год.
Умножаем это на среднюю ставку часа стоимостью 250 рублей и компания по итогу перестает сливать 34 000 000 рублей на ручной труд.
Есть вопросы или нужно решение Вашей задачи?
Оставьте заявку, заполнив форму обратной связи. Наш специалист свяжется с Вами в самое ближайшее время
