От малых предприятий до крупных корпораций, независимо от направления деятельности – от производства до розничной торговли, все, кто имеет дело закупкой и сбытом товаров могут извлечь выгоду из автоматизации этого процесса, так как его можно адаптировать под ваши потребности в Битрикс24.

Преимущества очевидны – это минимизация ручных операций, повышение точности данных и уменьшение временных затрат. Уведомления и прозрачный механизм контроля делают процесс понятным и управляемым.

Благодаря доступности данных, сотрудники могут оперативно реагировать на изменения в рыночных условиях и потребностях клиентов, предоставлять более точную и актуальную информацию о наличии товаров, сроках доставки с статусах заказов, тем самым укрепляя партнерство с клиентами.

Рассмотрим, один из способов, как можно изменить подход к закупкам и сбыту не только через инструменты, но и как стратегическое преимущество.

Обработка входящей заявки

Все каналы продаж (заявки с сайта, звонки, почта, мессенджеры и др.) аккумулируются в Битрикс24 и создают новые Лиды.

Руководитель отдела продаж получает задачу – передать поступившее обращение менеджеру. Он переходит в задачу, указывает ответственного или же может сразу закрыть Лида как нецелевого.

Ответственный менеджер, получает задачу по квалификации заявки, заполняет данные и товарные позиции в соответствии с запросом клиента и завершает задание.

На основании этого система автоматически создает нужные сущности в CRM (в нашем примере Сделку, Контакт, Компанию клиента), а Лид завершится как “Успешный”.

Далее вся работа будет вестись в созданной Сделке

Работа со сделкой

Поиск товара, анализ рынка

Система создает записи в Реестре, где будут указаны наименования товаров, стоимость закупки и продажи.

Сначала Директор по продажам принимает решение о судьбе товарной позиции, которую запросил клиент – она может быть включена в Реестр для дальнейшего анализа или отклонена.

Если решение положительное, процесс идет дальше. Если же Директор отклоняет позицию, то работа с ней больше не ведется и в карточке фиксируется причина отклонения.

Продолжаем работу с анализом рынка. Маркетинговый аналитик через задание указывает закупочную стоимость товара.

В ходе анализа он может обнаружить, что предложений нет, в соответствии с этим он так же может отклонить дальнейшую обработку этого товара.

Если предложение найдено, закупочная цена фиксируется в карточке и процесс идет дальше

Директор по продажам вносит стоимость продажи данного товара. После чего работа с данной позицией Реестра завершается.

После обработки всех позиций Реестра, сделка переходит на следующую стадию.

Отправляем КП клиенту

Менеджер получает задание сформировать коммерческое предложение для клиента и прикрепить его к карточке Сделки.

Менеджер согласовывает КП с клиентом и в соответствующей задаче указывает решение.

Если решение положительное, процесс пойдет дальше. Если же отрицательное – сделка закроется как некачественная с комментарием, который напишет менеджер.

Согласование договора

Менеджер формирует договор для клиента и указывает необходимые данные

Договор может быть либо Согласован либо Отклонён.

Если решение положительное система попросит менеджера прикрепить файл подписанного договора и сделка перейдет на стадию “Счет/оплата”.

Если отрицательное – процесс формирования и отправки договора повторяется до тех пор, пока клиент не согласует договор.

Оплата счёта

По аналогии с предыдущими шагами, менеджер указывает данные по оплате, прикрепляет счёт к сделке

Далее система подключает согласование счёта с Директором по продажам

Он может вернуть счёт на доработку, указав комментарий, тогда процесс перезапустится. Либо же согласовать счёт и менеджер отправит его клиенту.

Для контроля оплаты у менеджера есть своя задача, в ней указан крайний срок исходя из даты указанной непосредственно в счёте.

После фиксации оплаты система переведет сделку на этап “Закупка товаров”.

Закупка товаров

Для закупки товаров создается отдельный Реестр. В него попадают только те товары, которые были согласованы с клиентом на этапе подписания договора.

Данный Реестр ведет и контролирует Специалист о закупкам.

Он указывает контрольные даты, после чего система будет в автоматическом режиме ставить ему задачи, чтобы он не пропустил каждую точку контроля.

Когда процесс переходит на финальную стадию, а именно, товар уже приехал на склад, Специалист по закупкам его оприходует.

После оприходования всех пришедших товарных позиций, в сделке ставится единое задание на всю закупку – прикрепить документы поставки.

А в Реестре складского учёта создаются соответствующие записи.

Доставка и финальная оплата

Когда все товары на складе, специалисту приходит задание внести данные для доставки клиенту

Если предоплата была не 100%, менеджер получит задание указать крайнюю дату оплаты оставшейся суммы для контроля.

Заказ отправляется клиенту, а статус товара в Реестре складского учета меняется на “Товар отгружен”

Ответственный сотрудник контролирует получение товаров клиентом и закрывает задачу контроля доставки. А Менеджер прикрепляет закрывающие документы к сделке.

Система меняет стадию на “Товар получен, ожидаем финальную оплату”, если предоплата была не 100%, в ином случае сразу на “Завершение сделки”.

Завершение сделки

Менеджер фиксирует финальную оплату, при необходимости проверяет все документы по сделке и она закрывается как “Успешная”.

Таким образом весь процесс ведения сделки максимально прозрачный и удобный. Специалисты в разных отделах компании всегда знают, что нужно делать и полностью сконцентрированы на своих задачах.

Возможность быстро предоставлять клиентам актуальную информацию о товарах, их наличии и стоимости, статусе заказов, прогнозов поставок даёт клиентам уверенность в надёжности и профессионализме компании.

Автоматизация процесса закупок и сбыта товаров становится основой для долгосрочных партнерских отношений.