Автор статьи

Глеб Антоненко

Поделиться статьей:

Проект доработки корпоративного портала на базе Битрикс24, который мы реализовали для клиента Группы компаний “Кухня без границ”.

В ходе проекта мы создали функциональность, которая помогла:

✅ заменить множественное согласование отпусков в нескольких программах на 1 клик в Битрикс24

✅ уйти от пересылки и подписания бумажных кадровых документов к электронной подписи

✅ сделать корпоративный портал единой точкой получения кадровых сервисов

✅ вовлечь в использование портала 99% сотрудников

✅ сэкономить порядка 600 000 рублей в год за счет отказа от распечатки и пересылки бумажных документов посредством курьерских служб

О клиенте

Заказчик проекта - Группа компаний «Кухня без границ», ТОП-3 среди производителей продуктов питания быстрого приготовления. В компании работает 1500+ сотрудников, в нашем проекте были задействованы сотрудники центрального офиса (125 человек), без производственных сотрудников.

Вызов №1 - единая платформа для общения

В 2020 году топ-менеджмент компании осознал - необходима единая корпоративная платформа для общения и объединения сотрудников. Платформа должна была объединять в себе бизнес-процессы компании, базу знаний и историю взаимодействия по проектам между сотрудниками. Учитывая, что порядка 60% сотрудников компании работают удаленно, подобный портал был жизненно необходим.

Летом 2020 года в Группе компаний HR-департамент под руководством HR Director начал внедрять корпоративный портал на базе Битрикс24 для совместной удаленной работы сотрудников.

Важно было быстро запустить и наладить систему учета рабочего времени и контроля поставленных задач. Из-за ограничений в сроках не было времени на качественную коммуникацию с сотрудниками, проводилось минимальное обучение по базовым операциям Битрикс24. Как следствие, в компании получили сопротивление сотрудников использованию системы – оно отчасти объяснялось тем, что работники воспринимали систему просто как дополнительный софт для контроля рабочего времени, а не как средство коммуникации.

Вызов №2 - бумажные кадровые документы

Помимо задачи вовлеченности в компании были и другие HR-вызовы - цифровая трансформация кадрового документооборота с помощью IT-продуктов. При этом трансформация должна соответствовать нововведениями ТК РФ.

К идее трансформации компанию подтолкнули следующие сложности:

Неудобство текущего процесса оформления кадровых отсутствий для сотрудников

В старом процессе для оформления кадровых отсутствий или отпуска сотруднику было необходимо:

обратиться к руководителю за согласованием отпуска

обратиться к сотруднику HR за уточнением возможных дней отпуска

написать заявление или дождаться уведомления о предстоящем отпуске в соответствии с графиком отпусков

подписать и отправить заявление на отпуск курьером либо по электронной почте

получить подписанный приказ и т.д.

Эта последовательность была неудобна для всех участников процесса:

для сотрудника было неясно, сколько на текущий момент есть доступных дней отпуска

для HR не было визуализации графику отпусков. Непонятно было, по графику отпуск или вне графика, положен или не положен отпуск сотруднику. Визуально график отпусков выглядел как pdf или Excel таблица.

Рутинный труд для HR

Со стороны HR-департамента процесс тоже был неэффективен.

Нужно было:

отправить уведомление об отпуске сотрудникам

проконтролировать, что сотрудник уходит в отпуск согласно графику, внести соответствующие отметки в график отпусков

внести приказ на отпуск в 1С

получить документы на отпуск от сотрудника, передать их на подпись Генеральному директору

Этот процесс мог занимать до 2 недель, что могло потенциально привести к нарушению ТК РФ.

Помимо прочего, для правильного расчета денежных выплат сотрудник HR должен был корректно внести данные по отсутствию в 1С:ЗУП. В противном случае бухгалтерия должна была произвести перерасчеты данных и опять же тратить время.

Из-за такого количества действий сотрудники HR “закапывались” в рутине - в горячий сезон до половины их рабочего дня уходило на подготовку бумажных документов и отслеживание графика отпусков. Естественно, это снижало мотивацию и отнимало рабочее время.

Затраты на пересылку и хранение кадровых документов

По примерным подсчетам, только для документов по отпускам происходило порядка 100 отправок в месяц. На это тратилось примерно 50 000 рублей ежемесячно, 600 000 рублей ежегодно (причем в этой сумме не учтены расходы на пересылку прочих кадровых заявлений).

Помимо этого, необходимо было вести бумажный архив всех кадровых приказов на отпуска на протяжении 5 лет. Подобное хранение документов и последующий их поиск - отдельная головная боль, от которой хотелось избавиться.

Чтобы решить эти проблемы, специалисты компании составили техническое задание на автоматизацию процесса. При написании ТЗ пришли к 2 основным требованиям:

Максимальное упрощение процесса оформления отсутствий для сотрудников

Возможность синхронизации данных 1С:ЗУП и Битрикс24 для автоматической передачи черновиков приказов в 1С.

Поиском IT-решения и компании-интегратора решения занялся IT-департамент.

Выбор подрядчика

Так как своего штата разработчиков Битрикс24 в компании нет, стали искать подрядчика на доработку корпоративного портала.

Параллельно размышляли над использованием уже готовых продуктов по автоматизации кадрового ЭДО, но отказались от них по двум причинам:

Хотели подстраивать софт под свои бизнес-процессы, а не наоборот

Хотелось сделать портал центральной и единственной точкой взаимодействия сотрудников с корпоративными сервисами - идея отдельного сервиса под каждую HR-задачу была сложна для восприятия

Начали поиск разработчиков в ноябре 2021 - обратились к рейтингу интеграторов на сайте Битрикс24, подобрали несколько подходящих исполнителей и стали их собеседовать.

ТЗ, которое обсуждали с подрядчиками, выглядело так:

Для сотрудников HR:

отказаться от заполнения бумажных документов

автоматически отражать все операции в 1С:ЗУП, чтобы не вносить их вручную

улучшить качество предоставления HR сервисов для сотрудников

Для сотрудников всей компании:

получить возможность самостоятельно запрашивать информацию по возможным дням для отсутствия через портал

оперативно получить информацию о местонахождении любого сотрудника компании (отпуск, отгул, командировка, работа на удаленке и т.д.)

Для ген.директора:

иметь возможность подписывать документы через портал с помощью ЭЦП

Иван Волков, IT-директор:

Среди прочих мы изучили проекты компании GARNET. Уже после первого созвона для формирования ТЗ они дали нам оценку стоимости проекта. Предложенные цены показались разумными, поэтому после коротких обсуждений внутри выбрали их как подрядчика.
В GARNET нам понравилось следующее:
их экспертиза в Битрикс24, которую мы ощутили уже в ходе первого созвона. Мы дали волю фантазии и рассказали все свои “хотелки” - нас внимательно выслушали, а после созвона мы получили формализованное и четкое ТЗ.

большое количество реализованных доработок Битрикс24 (порядка 300 проектов). Особенно заинтересовал опыт по настройке интеграций между Битрикс24 и 1С (напомню, в этом проекте подразумевалось в том числе взаимодействие портала и 1С)

готовность работы с средним по размеру работ проектом. Некоторые из интеграторов готовы были взяться за проекты только с бюджетом в 10 раз больше нашего, с GARNET не возникло сложностей при согласовании бюджета.

Олег Самойленко, руководитель GARNET:

Мы внимательно относимся к методологии разработки, так как это непосредственно влияет на опыт конечных пользователей.
Во-первых, мы придерживаемся Agile-методологии, в которой мы показываем первые результаты разработки (так называемый MVP или минимально жизнеспособный продукт) уже спустя первые 2-3 недели работы. После первых демонстраций мы слушаем обратную связь от пользователей и адаптируем разработанный сервис под их пожелания.
Во-вторых, мы используем трехконтурную модель разработки (Dev - Test - Prod). Проще говоря, всю разработку мы сначала ведем в отдельной копии сервиса, далее с помощью выделенных сотрудников тестируем полученный функционал, правим ошибки в коде и только после этого делаем обновление работающего приложения.
Это значительно упрощает жизнь конечных пользователей сервисов - им не приходится сталкиваться с багами нового разработанного функционала.
👨🏻‍💻

Расскажу небольшой антикейс того, как делать не надо - разработчик из другой компании-конкурента прямо на рабочем портале одного из наших заказчиков изменили конфигурационный файл init.php. Итог - корпоративный портал целый рабочий день был недоступен.
Когда заказчик в панике прибежал к нам с этой проблемой, мы пошли навстречу и самостоятельно расследовали эту историю по логам, нашли ошибку и исправили ее. Далее по этим же логам мы определили разработчика, допустившего ошибку и популярно объяснили ему, что так делать не стоит 🙂
В-третьих, мы внимательно изучаем правовую сторону вопроса автоматизации. Например, в этом проекте мы глубоко погрузились в различия между видами электронных подписей в законодательстве и теперь можем уверенно ответить, в каких случаях достаточно иметь ПЭП, а когда не обойтись без УКЭП и как эти типы подписей соотносятся с ТК РФ.

Цифры и результаты проекта

В итоге, спустя примерно 4 месяца и 240 часов разработки мы реализовали требуемую функциональность. В проекте было задействовано порядка 6 сотрудников GARNET (разработчики и администраторы портала), а также команда разработчиков 1С со стороны Группы компаний “Кухня без границ”.

Вот каких результатов нам удалось достичь

Увеличили количество сотрудников, посещающих портал. До начала проекта портал посещали порядка 15-20% сотрудников, после внедрения порталом стали пользоваться 99% работников (1% - те, кто в принципе не пользуется компьютером на рабочем месте). Теперь портал ожил - на нем сотрудники ставят задачи, переписываются друг с другом во встроенном мессенджере и ведут базу знаний.

Оптимизировали бизнес-процесс запроса и согласования отсутствий для сотрудников и линейных руководителей. Раньше процесс запроса и согласования занимал 1-2 недели, с внедренной автоматизацией процесс занимает в среднем несколько минут, в исключительных случаях - 1 рабочий день. Сотрудник видит статус согласования отпуска на портале в режиме онлайн, а генеральный директор может массово подписать документы для нескольких сотрудников. Портал также может присылать уведомления/напоминания для сотрудников, у которых запланирован отпуск или накопилось большое количество отпускных дней.

Отказались от пересылки бумажных документов - сэкономили порядка 600 000 рублей в год на услугах курьеров и бумаге.

Упростили работу HR - за счет перевода документооборота в цифру освободилось примерно 30% их рабочего времени на обработку рутинных задач. Теперь кадровикам не приходится составлять и пересылать кадровые документы, вводить данные для расчета отпусков в 1С и следить за соответствием план/факт графика отпусков. Благодаря автоматизации HR-департамент может решать большее количество задач с помощью меньшего количества сотрудников и не нанимать новых кадровиков для рутинной работы.

А вот видео демонстрация того, как выглядит процесс оформления отпусков через корп.портал

Итоги

Проект для нас и для заказчика был сложным, интересным и дал неплохой опыт, которым хотелось бы поделиться. Вот что мы поняли после внедрения:

Урок 1

Кадровый ЭДО экономит в первую очередь время сотрудников, и только потом деньги. Неправильно рассматривать автоматизацию только как способ экономии денег на отправке документов. Гораздо важнее оптимизировать бизнес-процессы - это позволит не раздувать штат и увеличить производительность каждого работника. А это приведет к гораздо большей экономии на ФОТ.

Урок 2

Удобный сервис для взаимодействия сотрудника и HR увеличивает привлекательность компании для сотрудника.

Урок 3

Битрикс24 - не только инструмент сбора отчетности для владельцев бизнеса. Это в первую очередь удобная платформа для общения сотрудников (в том числе и удаленных).