Чем удобна цифровая подпись на портале

К нам обратился заказчик, сотрудники которого работают удаленно из разных регионов. Для подписания документов внутри компании они пользовались услугами разных сервисов доставки, иногда отправляли документы почтой.

Это доставляло много неудобств, особенно много времени уходило на пересылку и ожидания.

А так как в наличии есть гибкий инструмент Битрикс24, было принято решение автоматизировать этот процесс.

Теперь подписание документов требует минимального количества времени и действий со стороны сотрудников.

Как это работает

Расскажем детально на примере подачи заявления на отпуск, так как тут учтен ряд условий.

Сотрудник запускает процесс на портале и заполняет необходимые поля:

дата начала и окончания отпуска;

вид отпуска: оплачиваемый или за свой счет (эта информация передается в 1С);

комментарий и замещающий (заполняются при необходимости, например, если руководитель временно отсутствует и есть сотрудник, который его замещает, то нужно выбрать его).

После нажатия на кнопку Отправить, процесс переходит на руководителя отдела, который должен утвердить отпуск или отклонить.

Финальный этап – подписание заявления Генеральным директором.

Документ (pdf) с заявлением из 1С автоматически передается на портал. Директору ставится задача на подпись вместе с файлом.

⚙

В настройке сертификата и загрузке его в реестр системы есть своя особенность. В зависимости от необходимого, сертификат или ЭЦП загружается в КриптоПро CSP где проверяется его наличие и достоверность в соответствии стандартам.

После подписания заявления, файл можно сохранить в любую папку на Диске.Битрикс24, а также давать или скрывать доступ на просмотр этой папки.

Сотрудник отмечает, что ознакомился с заявлением и подписывает его со своей стороны.

Получает уведомление, что отпуск оформлен

Фишки

В ходе процесса согласования заявления, все участники получают на портале соответствующие уведомления и статусы

Синхронизация данных с 1С. Дата начала и окончания отпуска, вид отпуска и другие необходимые поля передаются для фиксации статуса. В случае возникновения любых ошибок при синхронизации (отсутствие связи, Интернета, проведения технических работ и др.), на email ответственного сотрудника отправляется информационное сообщение, на каком этапе произошла ошибка.