Информация о клиенте
Компания «Компасмебель» успешно работает на мебельном рынке более 20 лет. Она входит в число лидеров и предлагает более 100 000 наименований товаров производства крупнейших Российских и зарубежных мебельных фабрик.
Открыто 20 салонов в разных городах: Москва и область,Тверь, Ярославль.
Задачи, с которыми пришел клиент
На момент обращения к нам, сотрудники компании работали через Excel файлы, что было очень неудобно, не было качественной коммуникации ни с клиентами, ни между специалистами на всех этапах работ. А также не было контроля.
Цель внедрения Битрикс24 – ведение всей работы салонов в едином онлайн-пространстве.
Так как у нас уже есть большой опыт внедрений Битрикс24 «под ключ», на первой встрече мы показали все возможности Битрикс24, которые помогут качественно и эффективно выстроить работу в компании и определили первые шаги по внедрению:
1. Приобрести и развернуть Корпоративный портал Битрикс24.
2. Подключить телефонию Mango.
3. Изменить на сайте Jivo-чат на чат Битрикс24.
4. Подключить заявки с сайта.
5. Загрузить клиентскую базу.
6. Выстроить автоматизацию по открытию салонов.
Процесс внедрения, особенности проекта
Мы развернули тестовый портал и подключили боевой и тестовый порталы к системе контроля версий git.
Добавили пользователей и настроили структуру компании.
Подключили 2 номера телефонии Mango. Настроили входящие и исходящие звонки.
На сайте компании изменили Jivo-чат на чат Битрикс24 чтобы была единая система сбора заявок без дополнительных интеграций.
Настроили заявки с сайта. Когда клиент заполняет форму, данные из нее попадают в карточку Лида на портал Битрикс24.
Отдельно мы настроили вид карточки Лида и Сделок: розница и интернет-магазин, добавили нужные стадии, а также робота, который отправляет ответственному менеджеру напоминания по работе с Лидом.
В сделках помимо стандартных полей, добавили новые, такие как: сумма, тип комнаты, коллекция и другие.
Автоматизация процесса открытия салонов
Изначально процесс открытия салонов был таким: по шаблону ежедневно создавалась задача, в которой сотрудник, придя на работу, должен отметить, что салон открыт.
Мы добавили дополнительные настройки:
- руководитель отдела продаж получает статистику, какой салон открыт, когда и кем, а какой нет
- менеджер не может отметить открытие другого салона
- менеджер не может поставить отметку об открытии салона после завершения задачи (она закрывается автоматически в определенное время)
- менеджер не может сам закрыть задачу
- разделили шаблоны задачи в соответствие со временем открытия салонов (т.к. в будни и в выходные салоны открываются в разное время)
После закрытия задачи создается детальный отчет в Новостной ленте для руководителя отдела продаж.
Загрузка клиентской базы
В конце недели салоны мебели из разных городов загружают отчет по наработкам для руководителя отдела продаж. Это файл, в котором указана информация по посетителям салона за день, чем интересовались, что купили, контактные данные.
Мы перенесли старую клиентскую базу из файлов Excel в CRM, а также выполнили настройки, чтобы менеджеры фиксировали эти данные по новым клиентам сразу в Битрикс24, без дополнительных файлов.
Настройки и обучение
Провели обучение для менеджеров как работать в CRM с клиентами и вести сделку к успешному закрытию.
Настроили права доступа:
- к сделкам только для отдела продаж
- для салонов только к своим сделкам
Добавили фильтры сделок по салонам.
Настроили в сделке обязательную задачу “Указать причины провала” для аналитики и улучшения сервиса. С этой задачей работает руководитель отдела продаж.
Добавили уведомления в ленту Новостей об успешных сделках. Когда сделка переходит на стадию Успешна, автоматически в ленту отправляется сообщение с информацией о том, что сотрудник заключил сделку, данные по заказу и сумма.
Это поддерживает сплоченность коллектива, а также повышает мотивацию менеджеров.
Когда сделка успешна, на Диске создается соответствующая папка, куда менеджер загружает все документы и файлы по сделке.
В последний день месяца ставится задача на руководителя отдела продаж - заполнить план на месяц для каждого салона. На основании этих данных строится график, который показывает сверку с успешными сделками и плановыми заказами (наработками).
Работа с решением. Достигнутые результаты
Сейчас на портале работают 46 сотрудников:
- Отдел продаж
- Логистика
- Бухгалтерия
- Отдел сервиса
Активнее всего на портале ведется работа в CRM, фиксируются обращения и потребности клиентов, ставятся и выполняются задачи.
Также присутствует коммуникация через Новостную ленту, настроена прозрачная система работы, контроль процессов, открытие салонов, заключенных сделок.
Вся отчетность формируется в пару кликов в едином окне, что удобно для прогнозирования продаж и выявления причин отказа клиентов.
В целом видна общая картина жизни компании.
В процессе внедрения Битрикс24 были небольшие сложности с привлечением сотрудников на портал, так как они привыкли к старому порядку взаимодействия. Но поработав в Битрикс24 всего несколько дней, они оценили его преимущества и удобство.
Преимущества от внедрения
Благодаря внедрению Битрикс24, в компании значительно ускорилась обработка заказов, поступающих из салонов в отделы закупки и логистики.
Менеджеры ведут всю клиентскую базу и работают с заказами в CRM. У них есть быстрый доступ ко всем деталям сделки, а благодаря задачам, все заказы выполняются вовремя.
У руководителя всегда актуальная информация в режиме онлайн о текущих сделках. Он проводит аналитику и формирует план продаж. А также отслеживает открытие салонов.
Все сотрудники отмечают удобство работы в Битрикс24. Коллектив стал более дружным, в случае закрытия успешных сделок, менеджеры поддерживают и поздравляют друг друга.
